Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Приказное делопроизводство (начало 17 века).Документы имели форму приказа- свитка. Формирование приказа прошло 4 стадии: приказа как разового поручения; приказа как постоянного поручения; приказа «избы» как специального помещения; приказа как центрального госучреждения. Ответственным за работу с документами возлагалась на дьяка. В приказах зародилась книжная форма делопроизводства.
Коллежское делопроизводство (законодательными актами закреплялись факты создания учреждений, их функции, штатный состав, должностные обязанности, организация делопроизводства. Появление новой формы документа – протокола, журнальной формы регистрации документов ).
Министерское делопроизводство ( 19 век – начало 20 века. Коллегии заменены министерствами. Организация работы с документами включала 5 составных стадий: порядок вступления дел; движение дел; отправление дел; ревизию; отчеты. Стремление к сокращению объема документооборота. Появление пишущих машин ускорило изготовление документов.)
Исполнительное делопроизводство (1917 – 1930 гг.Создание новых органов власти и управления потребовало новых правил документирования. Были изданы правовые акты, регламентирующие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу законов, оформление официальных документов, порядок пользования печатей. бланки служебных документов, механизация конторского труда)
Годы советской власти (1930 – 1991гг.) Делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством (единый порядок документирования, внедрение стандартных требований к форме и структуре документов, введение Единой государственной системы делопроизводства, целью которой явилось усовершенствование на единой основе организации делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами )
В настоящее время государственная система документационного обеспечения управления (система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства).Существующая нормативно- правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня.
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); Организация работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Материальный объект с закрепленной в ней информацией для передачи ее во времени и пространстве. Предмет труда управленческого работника и его результат.
Это процесс создания и оформления документов.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Прохождение документов должно быть оперативным; Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Документопотоки: Входящие: документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма. и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения. Документы подведомственных организаций; Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий. Жалобы и заявления граждан.
Исходящие документы, проходящие ряд инстанций: составление проекта исходящего документа; Согласование проекта документа; Оформление документа; Подписание документа руководителем; Регистрация документа; Обработки документа для отправки.
Внутренние документы, проходящие стадии: Подготовка проекта документа; Перепечатка; Согласование; Визирование; Подписание; Передача адресату.
Является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления. Цель: содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.
Постановка документа на контроль; Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; Снятие их с контроля; Направление исполненного документа в дело; Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
Информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Установлены законодательными и нормативными актами. Исчисляются в календарных днях: поступивших от других организаций – с момента поступления, отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.
Информационная (фиксация фактов, событий, явлений практической деятельности); Организационная (воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечение внешних связей с предприятиями, организациями); Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений); Воспитательная (дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки).
Это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.
Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов; Контроль исполнения документов; Информационно-справочная работа; Исполнение документов;
Отправка документов; Систематизация (формирование дел); Текущее хранение документов;
По видам деятельности; По наименованию; По способу фиксации информации; По месту составления; По степени сложности; По степени гласности; По срокам исполнения; По юридической силе;
По стадиям создания; По происхождению; По срокам хранения; По степени обязательности; По степени унификации; По характеру содержания.
Организационно-распорядительные; Учебно-методические; Нормативные; Плановые; Финансово-расчетные; Отчетно-статистические; По социальному обеспечению; По личному составу и др.
Отчеты; Схемы; Графики; Приказы; Распоряжения; Акты; Протоколы; Договоры;
Уставы; Инструкции; Справки; Докладные; Объяснительные записки; Служебные письма; Анкеты; Стандарты; Доверенности; Авторские свидетельства и др.
Письменные; Графические; Фотодокументы; Фонодокументы.
Документы, используемые для решения внешних вопросов (входящие и исходящие документы); Документы, используемые для решения внутренних вопросов
Простые; Сложные.
Документы открытые (несекретные); Документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, документы с грифом «конфиденциально»).
Подлинные (действительные, недействительные); Подложные (истечение срока действия, отменен другим документом).
Срочные; Несрочные.
Черновики; Подлинники (оригиналы).
Служебные; Личные.
Документы постоянного хранения; Документы временного хранения.
Информационные; Директивные.
Индивидуальные; Типовые; Трафаретные; Примерные; Унифицированные.
Первичные ; Вторичные.
Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказ оформляется на общих бланках.
В состав реквизитов входят: реквизиты бланка с указанием названия вида документа, даты выхода и номера приказа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизиты согласования и визирования, отметки об исполнении документа, отметки автоматического поиска документа.
В выписке уточняется название документа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем.
Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов аналогичен составу в приказе.
Указание –организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указания имеют руководители.
Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению указания.
Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти. Постановление оформляется на общем бланке.
Служебное письмо : текст должен включать 3 структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Акт: оформляется на чистом листе бумаги формата А4. Состав реквизитов аналогичен письму. Текст акта состоит из 2 частей –вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при этом. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены членами комиссии, подписывающими документ.
Протокол : в состав реквизитов входят: название документа, дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения,, заголовок, текст, подписи, председатель, секретарь. Текст протокола состоит из вводной и основной части. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.
Докладная записка : текст состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнения автора.
Служебная записка : в тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решения которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.
Объяснительная записка : документ, объясняющий причины невыполнения какого либо поручения, нарушения трудовой дисциплины. Может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты подобны реквизитам докладной записки.
Устав – учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, необходимый согласно закону для его государственной регистрации. - сложный и объемный документ. Реквизиты: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации, текст.
Разделы текста устава: общие положения (цели и задачи организации); организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи). регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями). Отчетная и ревизионная деятельность. Порядок ликвидации предприятия.
Положение –документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений. Документ включает в себя следующие разделы: общие положения, порядок найма и высвобождения работников, обязанности персонала, обязанности администрации, рабочее время и его использование; поощрение за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. В соответствии с КЗОТ РФ штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно.
Договор – это документально оформленное соглашение двух или более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договор включает 3 группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.
Реквизиты углового штампа включают название вида документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту. Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части. В которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих документ, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т.п.
Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации.
Группировка документов в дела; Организация номенклатуры дел; Определение сроков хранения дел; Формирование дел; Хранение дел.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранений, оформленный в установленном порядке.
Используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия.
Используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности в организации; Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; Конкретная и четкая формулировка заголовка дела; Систематизация дел внутри разделов номенклатуры.
Типовая; Примерная; Конкретная (индивидуальная).
Определение круга документов для включения в номенклатуру; Составление заголовков дел; Разработка классификационной схемы номенклатуры; Определение сроков хранения дел; Определение системы индексации и установление индексов дел; Оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность социальной службы. Общее планирование деятельности социальной службы. Договора и соглашения, регулирующие деятельность специалиста социальной работы и клиента социальной службы.
Журналы регистрации обращений клиентов в службу. Банк данных клиентов, обратившихся за помощью в социальную службу. Документы посреднической деятельности с учреждениями. Отчеты специалиста социальной работы за определенный период времени. Отчеты отделов, отделений, службы.
Накопление достоверной информации о клиенте, его проблемах, способах и методах работы с ним; Фиксация процесса оказания помощи, направленная на повышение его эффективности; Укрепление междисциплинарного сотрудничества, координации усилий разных специалистов, ведомств, институтов.
Передача информации о состоянии проблем клиента на все уровни управления и исполнения; Обобщение методов, норм, способов воздействия с использованием схем, графиков, компьютерных программ, схематического перспективного планирования;
Систематизация информации о формах и видах помощи, обеспечивающая доступ к ней каждому нуждающемуся; Типизация категорий клиентов и условий их обслуживания для банков данных информационных служб.
Клиническая: «излечение»,преодоление и решение проблем, которые заявлены и которым поставлен соответствующий диагноз. Это своеобразная «история болезни», в которой есть все, начиная от жалоб и симптомов до хода «лечения» и перечисления тех средств и методов, которые при этом использовались.
Профессиональная: определение средств и источников помощи, налаживание взаимоотношений с другими участниками взаимодействия, служит средством повышения профессионализма и квалификации специалиста социальной работы.
Организационная: отражение процесса организации помощи, стимулирование специалиста на определенную систему организационных мер.
Административная: обеспечение необходимой информацией о клиентах, их проблемах, полноте, адекватности, всесторонности оказываемой помощи, служит элементом контроля и управления социальной работой.
Научно-исследовательская: обобщение опыта социальной работы, прогнозирование ее развития.
Части документов могут быть представлены различным образом: В виде повествовательного изложения проблемы клиента со слов клиента, других участников взаимодействия; В виде повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов. Сделанных в связ с оценками обслуживания, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация).
В виде результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация); В виде планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация); В виде отчетной продукции ( о проделанной работе, о получении денежных сумм и проч.), выводов комиссий, актов обследования и проч. (фиксирующая результаты информация).
Является своеобразной «памяткой», «напоминанием», о клиенте, его проблемах, тех целях, которые специалист социальной работы вместе с клиентом поставил для их разрешения. Фиксирует определенные результаты, изменения, вносимые в планы действий, задачи обслуживания, выступает в роли отчетного документа.
Становится доказательством компетентности и добросовестного отношения к делу специалиста социальной работы. Способствует повышению квалификации специалиста социальной работы, выражает степень сформированности его индивидуального профессионального опыта.
Выступает как единение общения и обобщения, коммуникативных и интеллектуально-предметных, идеальных и практических форм деятельности. В процессе письменной фиксации специалист социальной работы заново анализирует и переживает состояние клиента, моменты непосредственного общения с ним, появляются новые соображения, позволяющие совершенствовать приемы и подходы, укрепляется критический стиль мышления.
Одна из основных форм организации деятельности специалиста социальной работы, способ анализа состояния клиента и его проблем, процесса обслуживания.
Должен уметь самостоятельно, в соответствии с устными и письменными указаниями руководителя, составлять основные служебные документы и оформлять их. Владеть машинописью и компьютером, стенографической записью документа. Уметь пользоваться диктофоном, магнитофоном, видеокамерой.
Знать основные способы и средства копирования и размножения документов, которые должны быть юридически грамотно удостоверены. Знать порядок обработки документов, уметь вести работу с письмами, жалобами и заявлениями клиентов. Уметь регистрировать документы, вести регистрационные журналы и картотеки.
Уметь создавать номенклатуру дел, классификаторы, пользоваться ими. Уметь оформлять все типы документов и информационно-справочную документацию. Уметь организовать формирование и хранение документов учреждения. Уметь подготовить документы для архивного хранения, организовать архив,
Уметь пользоваться специальными справочниками, уметь соотносить документы к установленным для них сроками хранения. Уметь анализировать, определять качество составленного документа. Уметь оформлять протоколы консультаций, собраний, совещаний. Знать формуляры, реквизиты документа. Уметь оформлять протокол, договор, соглашение, контракт.
Фиксирование словесных образов, кодирование высказываний, «историй» - становится средством овладения собственным поведением, способом регуляции поведения клиентов. благодаря документированию возникает сознательная организация индивидуальной деятельности, с одной стороны, ограждающая специалиста от полного поглощения рутиной администрирования, с другой – намечающая автономные сферы собственных возможностей и вслед за ними – возможностей социальной среды и самого клиента.
Противопоставляется стихии неупорядоченных действий, проявлению спонтанности и некомпетентности в работе. Ведение документации на клиента – одна из основных форм организации деятельности социального работника, способ анализа состояния клиента и его проблем, процесса обслуживания.
