Р егистрация и контроль за исполнением документов ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ единый порядок составления и оформления документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); умелое сочетание документного управления с без документным. 2 Основные принципы работы с документами
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ За это отвечает документооборот. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На следующем слайде рассмотрим схему движения документов. 3 Принцип движения документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ 4 Схема движения документов Составление проекта исходящего документа Проверка правильности оформления проекта документа Согласование проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка исходящего номера на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копия) в дело
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Т.е. регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. 5 Регистрация документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Существует три вида регистрационных форм : журнальная, карточная, автоматизированная электронная (СЭД). 6 Виды регистрационных форм документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 7 Журнальная форма регистрации документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ 8 Журнальная форма регистрации документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. 9 Карточная форма регистрации документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 10 Карточная форма регистрации документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ 11 Карточная форма регистрации документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Она ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть ). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. 12 Автоматизированная электронная форма
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки). 13 Автоматизированная электронная форма
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ 14 Автоматизированная электронная форма
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Различают: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. 15 Контроль исполнения документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. 16 Контроль исполнения документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ В ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: " Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 17 Контроль исполнения документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение хода и результатов исполнения документов. 18 Контроль исполнения документов
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. 19 Контроль исполнения документов
Спасибо за внимание! ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ 20
