Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
-вести учет дел, заведенных в течение года в фирме и в ее структурных подразделениях; -формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела); -вести индексацию дел; -составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; -вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные Приказом Росархива N 24 от 02.03.2020 4
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. 5
6
- типовая номенклатура дел; -примерная номенклатура дел; -индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
-уставом или положением об организации, -положениями о структурных подразделениях, -штатным расписанием, -номенклатурой дел организации за прошлый год, -описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, -регистрационными формами, -ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года; формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)"); дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения. 10
в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.); 11
в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов; 12
в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года; 13
в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение ; 14
в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 15
16
17
18
Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). 19
20
21
22
23
Близится конец года и в этот период секретари часто сталкиваются с проблемой незакрытых дел в делопроизводстве. так называемыми переходящими делами. Особенно, при составлении номенклатуры дел многие неверно индексируют переходящие дела, относят не те документы к переходящим и пр. Все это вызывает путаницу в документообороте и после отыскать нужный документ довольно сложно. Чтобы избежать хаоса в документах, стоит понимать, что такое переходящие дела. К переходящим делам относят: личные дела сотрудников и трудовые книжки дела клиентов и юридические дела, незаконченные переписки с партнерами, устав, незаконченные судебные дела, кредитные данные, досье по проектам и пр. 24
Смысл переходящих дел в том, что они не закрываются в конце года, а переносятся на следующий под тем же номером (индексом). Ни в коем случае нельзя присваивать переходящим делам новый номер при составлении номенклатуры дел. Как оформить обложку переходящего дела: Поставьте отметку «ПЕРЕХОДЯЩЕЕ» на следующей строке после заголовка дела и даты начала, слегка сдвинув отметку вправо. В тех случаях, когда дело переходит на следующий год, в графе «Примечание» указывается: «Переходящее на ….год » Как хранить закрытые переходящие дела Срок хранения закрытого переходящего дела считается по последнему подшитому документу, после которого дело закрыли и начинается со следующего года после этого. То есть, последний документ был помещен в переходящее дело в 2018 году и дело закрыли, значит срок хранения всего дела начинается с 2019 25
26
27
28
Номинальный Авторский Корреспондентсткий Предметно-вопросный Хронологический Географический 29
30
31
32
Можно ли завести в организации дела «Общие приказы», «Производственные приказы», «Организационные приказы»? 33
34
35
36
37
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные Приказом Росархива N 24 от 02.03.2020 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Е.Н. Кожанова Номенклатура дел от А до Я «Секретарь-референт» №12 2016 Кошелева Е.А. «Новый год – новая номенклатура дел» журнал «Секретарь-референт» № 12 2011 Задорина Ю.С. «Регламентация архивного хранения документов кредитных организаций» журнал «Секретарь-референт» № 12 2011 Альбрехт Б.В. «Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности» журнал «Секретарское дело» № 4 2004 Альбрехт Б.В. «Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица» журнал «Секретарское дело» № 10 2004 Ермолаева А.В. «Технология разработки сводной номенклатуры дел (на примере управления «Саратовмелиоводхоз») журнал «Делопроизводство» № 2 2014 Пензина Н.В. «Из опыта составления сводной номенклатуры дел предприятия» журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» № 11 2011 Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? http://www.delo-press.ru/questions.php?n=14322 38
