Выполнила: Хлебникова А.А. Студентка группы 22Ф3 специальности Фармация Руководитель: Сафонов А.Г. ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ПЕНЗЕНСКИЙ БАЗОВЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ» МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Пенза, 2024
Актуальность темы обусловлена важностью делопроизводства в работе организаций, особенно в аптеках, где соблюдение нормативов и стандартов качества критично для безопасности пациентов. Делопроизводство включает управление документами, учет лекарств, отчетность и взаимодействие с контролирующими органами. Его эффективность зависит от структурированного документооборота, распределения обязанностей и автоматизации.
В этой связи к аптечным организациям предъявляются требования к соблюдению действующего порядка хранения и отпуска лекарственных препаратов (ЛП), ценообразования на ЛП перечня жизненно необходимых важных лекарственных препаратов (ЖНВЛП), допуска специалистов к осуществлению фармацевтической деятельности, обеспечения наличия минимального ассортимента ЛП, санитарно-эпидемиологического режима.
Цель исследования: Изучить организацию делопроизводства в аптечной организации. Задачи исследования: изучить определение документа и его функции, рассмотреть организацию документооборота в аптеке, проанализировать делопроизводство для решения проблемы информационной нагрузки Метод исследования: теоретический (описание, анализ литературы)
Документ - это информация, которая сохранена на материальных носителях и имеет реквизиты, позволяющие провести её идентификацию и обеспечить юридическую силу. Документирование - процесс, в ходе которого создаются документы. Документооборот - работа с готовыми документами, которая включает регистрацию, систематизацию и хранение, контроль их исполнения.
В аптеках применяются разнообразные документы для регулирования учёта, хранения, транспортировки и отпуска лекарств. К ним относятся рецепты, накладные, акты приёмки и списания, партионные карты и другие. Эти документы обеспечивают контроль над оборотом медикаментов и соблюдение нормативных требований.
Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном формате, и они должны соответствовать определённым стандартам и требованиям законодательства Российской Федерации, регламентирующим оборот лекарственных средств.
Для эффективной работы аптечной организации важно грамотно организовать документооборот. Документы выполняют несколько ключевых функций: 1. Информационную – содержат данные о наличии, движении и использовании лекарств. 2. Коммуникативную – обеспечивают связь между отделами и внешними контрагентами. 3. Управленческую – регламентируют работу сотрудников, устанавливая правила и ответственность. 4. Контрольную – отслеживают движение лекарств и предотвращают злоупотребления. 5. Правовую – имеют юридическое значение и обязательны для выполнения. 6. Финансово-экономическую – фиксируют финансовые операции, важные для бухучета и отчетности. Эти функции делают документооборот важным инструментом управления и контроля в аптечных учреждениях.
Документы в аптечных организациях играют важную роль в обеспечении безопасности пациентов и персонала, минимизируя потенциальные угрозы здоровью и окружающей среде. Историко-архивная функция позволяет хранить документы для последующего анализа и восстановления событий, что важно при возникновении споров или претензий : Рецепты, служащие основанием для выдачи лекарств пациентам. Требования-накладные для заказа медикаментов у поставщиков. Приходные ордера для фиксации количества и качества полученных препаратов. Акты о приемке материалов для выявления несоответствий и предъявления претензий поставщикам. Карточки складского учета для регистрации операций с лекарствами на складе. Накладные на отпуск материалов для передачи лекарств из склада в торговый зал лекарств.
Документооборот в аптеке включает создание, обработку, хранение и использование документов, связанных с оборотом лекарств, финансами, качеством продукции и взаимодействием с поставщиками и клиентами. Основные группы документов: 1. Регулирование деятельности аптеки: Лицензия, устав, договоры аренды, санитарные заключения, сертификаты оборудования и лекарств. 2. Закупка и хранение лекарств: Договоры с поставщиками, счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки и списания, журналы учета. 3. Отпуск лекарств: Рецептурные бланки, журналы учета рецептов, отпускные цены, отчеты о движении лекарств, кассовые чеки. 4. Персонал: Трудовые договоры, кадровые приказы, личные карточки, журналы инструктажей по охране труда. 5. Финансы: Кассовые отчеты, банковские выписки, налоговые декларации, отчеты о прибыли и убытки, бухгалтерский баланс.
Принципы организации документооборота: 1. Соблюдение законодательства: Соответствие всем законодательным актам РФ. 2. Порядок и систематизация: Четкое регулирование регистрации, хранения и уничтожения документов. 3. Ответственность: Назначение ответственных лиц за конкретные виды документов. 4. Контроль: Постоянный надзор за соблюдением правил документооборота и своевременностью оформления. 5. Безопасность: Обеспечение сохранности документов и защиты от несанкционированного доступа. 6. Современные технологии: Использование программных решений для автоматизации документооборота.
Этапы организации документооборота: 1. Разработка регламента: Создание правил работы с документами, включающих перечень обязательных документов, порядок их создания, согласования, утверждения, сроки хранения и ответственных лиц. 2. Создание и обработка документов: Соблюдение установленных стандартов и требований к оформлению, применение электронных систем документооборота для снижения вероятности ошибок. 3. Хранение документов: Организация хранения оперативных и архивных документов согласно правилам и требованиям законодательства. 4. Контроль и аудит: Регулярный контроль и аудит для выявления ошибок и недостатков в работе с документами, оценка эффективности использования электронных систем. Организация документооборота способствует снижению рисков нарушений законодательства, повышает прозрачность и безопасность работы.
Экономия ресурсов: электронный формат сокращает затраты на бумагу, материалы и хранение. Доступность информации: электронные документы доступны в любое время и из любого места, облегчая работу удалённо. Пример внедрения: программы типа «1С: Предприятие» автоматизируют документооборот. Нормативные требования: документооборот в аптеке подчиняется установленным законодательством правилам. Хранение документов осуществляется по установленным срокам и правилам, с обеспечением специальных условий для долгосрочного хранения. Уничтожение документов проводится в соответствии с требованиями защиты информации.
Делопроизводство в аптеке решает проблему информационной нагрузки благодаря: - Стандартизации и унификации документов. Единые формы и шаблоны ускоряют работу и уменьшают ошибки. - Оптимизации процессов документооборота. Автоматизация рутинных задач и централизованное хранение документов улучшают доступ и поиск информации. Также важно: - Минимизировать отвлекающие факторы. Устранить шум и лишние разговоры для повышения концентрации. - Использовать методику «глубокой работы». Погружаться в задачи без отвлечений для качественного выполнения работы. - Делать регулярные перерывы. Отдых восстанавливает силы и поддерживает концентрацию. Эти меры повышают эффективность работы и снижают нагрузку на сотрудников.
Психологические аспекты: - Прокрастинация : Техника "правило двух минут" помогает вовремя выполнять задачи. - Эмоциональный интеллект: Важно сохранять спокойствие и профессионализм в стрессовых ситуациях. - Ментальное здоровье: Поддерживающая рабочая среда, физическая активность и здоровое питание снижают стресс. Организационные аспекты: - Четкие инструкции: Подробные руководства помогают быстро осваивать задачи и избегать ошибок. - Управление версиями: Системы контроля версий исключают путаницу и поддерживают актуальность документов. - Обучение: Курсы и тренинги развивают навыки работы с документацией и технологиями. - Анализ информационных потоков: Мониторинг и анализ выявляют слабые места и оптимизируют процессы. Эти меры помогают справиться с информационной нагрузкой и улучшить эффективность работы.
Эффективное управление делопроизводством необходимо для обеспечения безопасности и качества лекарственной помощи. Постоянный мониторинг и совершенствование системы делопроизводства помогут аптекам соответствовать высоким стандартам и удовлетворять потребности клиентов. Правильное оформление документации, учет и контроль всех процессов являются ключевыми факторами успеха аптеки. Улучшение системы делопроизводства ведет к повышению эффективности работы, снижению рисков и улучшению качества услуг. Внедрение современных информационных систем упрощает управление документацией и повышает точность учета. Повышение квалификации сотрудников через регулярные тренинги поддерживает высокий стандарт качества услуг и минимизирует риски.
Спасибо за внимание!
