ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции» Специальность: 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение » ДИПЛОМНАЯ РАБОТА На тему: «Организация комплектования архива на примере Архивного отдела Администрации МО «Киришский район» Выполнил: Студент группы 9Д-31 ФИО Комиссаров Степан Алексеевич Руководитель: ФИО Василенок Н. А.
Актуальность Цель Изучить особенности и недостатки в системе комплектования на примере Архивного отдела Администрации МО «Киришский район» И государственные архивы и архивы организаций на современном этапе постоянно сталкиваются с проблемами недостатка мест для хранения дел. Для решения этой проблемы призвана продуманная система комплектования архивов.
Задачи Изучить литературу и Интернет-источники по данной теме. Изучить законодательные основы и рекомендации по данной теме. Рассмотреть примеры, рекомендации и методики комплектования архивов современности. Изучить особенности внутреннего распорядка, кадрового состава и историю рассматриваемого архива. Рассмотреть на практике особенности комплектования в рассматриваемом архиве. Проанализировать недостатки в методике комплектования в рассматриваемом архиве и предложить пути решения.
Комплектование архивов – система пополнения архивов теми делами, которые связаны с его профилем с целью систематизированного и организованного хранения. Комплектование архивов складывается из: Установление профиля архива; Определение источников комплектования; Определение состава документов для хранения; Отбор документов; Прием и регистрация документов в архиве; Определение сроков хранения документов.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - главный и основополагающий документ в архивном деле и делопроизводстве Российской Федерации. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ» вносит определенные правила и советы для грамотного осуществления, поддержания и контроля более эффективной работы архивов. Законодательные акты о комплектовании
Экспертиза ценности – этап деятельности архивов, в ходе которого специально обученными экспертами производится специализированный процесс по изучению ценности документов, с выявлением как их значимости и актуальности, так и их состояния, их сроков хранения, а также возможностей их передачи, воссоздания и копирования. Сроки хранения документов: Документы по личному составу (до 2003 г.) – 75 лет; Документы по личному составу (после 2003 г.) – 50 лет; Документы государственных органов власти – 10 лет; Документы органов местного самоуправления – 5 лет; Номенклатуры дел, штатные расписания, положения о структурных подразделениях – постоянно.
Администрация муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области. Расположение здания Администрации: 187110, обл. Ленинградская, р-н Киришский, г. Кириши, ул. Советская, д. 20. Дата основания: 11 декабря 1996 г. Вид деятельности: Деятельность органов местного самоуправления по управлению вопросами общего характера (код по ОКВЭД 84.11.3).
Архивный отдел администрации Киришского муниципального района Расположение архива: 187112, обл. Ленинградская, р-н Киришский, г. Кириши, ул. Декабристов Бестужевых, д. 9. Состав кадров: 4 человека. Состав хранилищ: 47196 фондов (75 фондов управленческой документации за 1981-2014 гг., 253 фонда документов по личному составу за 1939-2015 гг., 1 фонд фотодокументов). Вид деятельности: Деятельность органов местного самоуправления по управлению вопросами общего характера (код по ОКВЭД 84.11.3); Предоставление социальных услуг (код по ОКВЭД 88.10); Деятельность по предоставлению услуг по размещению информации (код по ОКВЭД 63.11.9).
Состав фондов архива
Сильные стороны Достаточно места для хранения Обученный и образованный персонал Своевременные и бесплатные услуги посетителям Хорошие условия хранения дел Слабые стороны Нехватка рабочих рук Неравное распределение видов деятельности между работниками Невозможность расширить штат сотрудников Устаревание техники,
Заключение Проведя анализ специфики и особенностей рабочей деятельности и, в частности, комплектования Архивного отдела администрации Киришского муниципального района, было выявлено, что система комплектования архивов в нашей стране на современном этапе сталкивается с рядом определенных нерешенных проблем. Современные архивы часто сталкиваются с проблемами нехватки кадров и устаревания технических средств. В ходе анализа и исследования выявлено, что Государство на современном этапе играет огромную роль в области развития и совершенствования государственных архивов. Только с привлечением Государства можно добиться решения вышеперечисленных проблем.
Спасибо за внимание!
