ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. Белгород»
Руководство проектом Рабочая группа проекта Команда проекта 2 ФОТО (КОПИЯ ПРИКАЗА О КОМАНДЕ ПРОЕКТА ) Кекух О.Н. гл. врач ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. Белгород» Заказчик проекта и руководитель Мишуков И.В. кладовщик Перемышленникова Л.В бухгалтер Полищук С.В. дезинструктор Алексеев В.А. врач-дезинфектолог
Ежегодно ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. Белгород» производит профилактическую дератизацию/дезинсекцию на 55 субъектах 264 объектах Министерства здравоохранения. На основании запрошенных технических заданий формируется сводный план обрабатываемых площадей и производится расчет необходимых дезинсекционных, дератизационных препаратов и дальнейшая закупка на торговых площадках. Сокращение времени протекания процесса Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания Обоснование выбора процесса Цели проекта Границы процесса: от «Врач рассылает на официальную почту мед. организаций шаблон тех. задания с целью сбора данных объема услуг на год» до «Получение препаратов на склад согласно графика в контракте» Дата начала проекта : 15.08.2024 г. Дата окончания проекта : 22.12.2024 г. Эффекты проекта 1. Для организации удовлетворенность участников процесса до 89%, стандартизация процесса. 3 № Наименование цели, ед.изм. Текущий показатель Целевой показатель 1. Сокращение времени протекания процесса ВПП min = 36 ч 30 мин ВПП max = 51 ч 45 мин В течении 32-73 раб. дней ВПП min = 23 ч. 5 мин. ВПП max =36 ч. 7 мин. В течении 15-30 раб. дней. 2. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 35% 5-7%
Общие данные: Заказчик: (руководитель организации/ заместитель руководителя/ руководитель структурного подразделения/ представитель курирующего органа власти). Процесс: (наименование проблемного процесса, который необходимо улучшить). Границы процесса : Начало:…….. Окончание: …… Руководитель проекта (ФИО, должность ). Команда проекта : (ФИО всех участников проекта). Обоснование: (необходимо указать причины возникновения потребности в улучшении процесса, например масштаб процесса (количество задействованных сотрудников, структурных подразделений), наличие жалоб граждан (необходимо показать анализ жалоб и т.д.), удовлетворенность населения (анализ анкетирования), удовлетворенность участников процесса, удовлетворенность пользователей результата и т.п. ( Обоснование выбора процесса должно быть оцифровано) Цель: Дополнительные эффекты: Для населения: Удовлетворенность населения Для организации: Удовлетворенность участников процесса Экономические: Экономия или финансовая прибыль Сроки реализации мероприятий проекта: 1. Формирование паспорта проекта (дата) 2. Анализ текущей ситуации (дата начала – дата окончания): - разработка текущей карты процесса (дата начала - дата окончания); - поиск и выявление проблем (дата начала - дата окончания); - разработка целевой карты процесса (дата начала - дата окончания ); - разработка идеальной карты процесса (дата начала- дата окончания) - разработка плана мероприятий реализации проекта (дата начала - дата окончания). 3. Защита проекта на уровне руководителя МО (дата) 4. Защита проекта на уровне РЦ ПМСП (дата) 5. Внедрение улучшений (дата начала - дата окончания); 6. Закрытие проекта (дата) ФОТО (КОПИЯ УТВЕРЖДЕННОЙ КАРТОЧКИ ПРОЕКТА ) УТВЕРЖДЕНО ПРОВЕРЕНО СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Гл.врач «наименование организации» Руководитель проектного офиса Ответственный по бережливому производству Руководитель РЦ ПМСП ____________ФИО ________________ФИО ___________________ФИО ________________ФИО 4 № Наименование цели, ед.изм. Текущий показатель Целевой показатель 1. Сокращение времени протекания процесса …-… ….-…. 2. Цель по качеству …-… …-… 3. Сокращение количества ошибок (возвратов на доработку) …-… …-…
5
6 Карта текущего состояния процесса « закупки дератизационных, Дезинсекционнных препаратов в ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. белгород » от 04.08.2024. Врач рассылает на официальную почту мед. организаций шаблон тех. задания с целью сбора данных объема услуг на год 10-15 мин Врач обобщает информацию и формирует план-задание на год с общим объемом работ и потребностью в препаратах 16-20 ч Ответственное лицо мед. Учреждения высылает заполненные данные тех. задания на год 2-5 ч Согласовано: Руководитель проектного офиса Алексеев Виктор Анатольевич врач- дезинфектолог 04.08.2024г. На основании потребности субъектов мин. Здрава составляется соглашение на оказание услуг и подписывается сторонами 2-6 ч Отдел закупок запрашивает коммерческие предложения для закупки препаратов и составляет аукционную документацию 16-20 ч Получение препаратов на склад согласно графика в контракте 20-30 мин 4 ВПП min = 36 ч 30 мин ВПП max = 51 ч 45 мин КП = 15 ч 15 мин В течении 32-73 раб. дней 1 2 3 5 1. Несовпадение электронных адресов 2. Длительный сбор заявок от субьектов мед. организаций 3. Ошибки при составлении тех заданий в м/о 4. Не учтены остатки препаратов при формировании план-задания на год 5. Д лительное подписание соглашений на оказание услуг 6. Закупка проводится не в полном объеме 6
7 Федеральный уровень Региональный уровень Уровень организации 5 4 3 2 1 1. Не совпадение электронных адресов 2. Длительный сбор заявок от субъектов мед. организаций 3. Ошибки при составлении тех заданий в м/о 4. Не учтены остатки препаратов при формировании план-задания на год 5. Д лительное подписание соглашений на оказание услуг 6. Закупка проводится не в полном объеме 6
анализ причин проблем 8 № п/п Название выявленных проблем Причины выявленных проблем Коренная причина Решения Вклад в цель (время) 1. Не совпадение электронных адресов Удаленность субъектов мед. организаций Несоответствие адресов электронной почты на которые отправлены тех. задания Отсутствует ответственный сотрудник, отвечающий за актуализацию перечня электронных адресов МО Назначить ответственного сотрудника, вменить в обязанности актуализацию перечня электронных адресов МО 6 часов 2. Длительный сбор заявок от субъектов мед. организаций МО не вовремя присылают заполненное тех. задание Отсутствует актуальный перечень МО с телефонами ответственных лиц Разработать актуальный перечень ответственных лиц в МО с указанием контактных номеров телефонов. 6 часов 3. Ошибки при составлении тех заданий в м/о Формирование потребности по фактической площади, без учета специфики обработок При составлении тех. задания не учитываются данные указанные в тех. задании за прошлый год Отсутствие понимания заказчика специфики получаемых услуг Использование наработанных потребностей за предыдущие года, использование пролонгированных заявок. 36 часов 4. Не учтены остатки препаратов при формировании план-задания на год При составлении плана не учитываются остатки на складе Сотрудник не знает фактических остаток на складе Отсутствует график контроля остатков препаратов на складе Разработать полугодовой график контроля остатков препаратов на складе. 120 часов 5. Д лительное подписание соглашений на оказание услуг Удаленность субъектов мед. организаций Отсутствие электронного документооборота Внедрение в работу ЭДО 1-3 часа 6. Закупка проводится не в полном объеме При описании объекта закупки возникают сложности с описанием препарата У предложенных товаров отсутствуют сертификаты соответствия Препараты поставляются без требуемых аналогов Разработать и внедрить в работу Алгоритм проведения закупок на разных торговых площадках (Аукцион, маркет ) 7 часов
9
10 Карта целевого состояния процесса « закупки дератизационных, Дезинсекционнных препаратов в ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. белгород » от 21.08.2024. Врач рассылает на официальную почту мед. организаций шаблон тех. задания с целью сбора данных объема услуг на год при помощи ЭДО Врач обобщает информацию и формирует план-задание на год с общим объемом работ и потребностью в препаратах 7-15 ч Ответственное лицо мед. информирует о пролонгации тех.задания и соглашения, в случае изменения объема направляет новые данные 1-2 ч Согласовано: Руководитель проектного офиса Алексеев Виктор Анатольевич врач- дезинфектолог 21.08.2024г. 5-7 мин На основании потребности субъектов мин. Здрава составляется соглашение на оказание услуг и подписывается сторонами с помощью ЭДО 1-3 ч Отдел закупок запрашивает коммерческие предложения с в для закупки препаратов и составляет аукционную документацию 14-16 ч Получение препаратов на склад согласно графика в контракте ВПП min = 23 ч. 5 мин. ВПП max =36 ч. 7 мин. КП = 13 ч. 2 мин В течении 15-30 раб. дней.
11
12 Врач проверяет внесенные данные, отправляет в отдел закупок 7-15 ч. Согласовано: Руководитель проектного офиса Алексеев Виктор Анатольевич врач- дезинфектолог 26.08.2024г. Врач открывает доступ для МО в программу ЭДО 5-7 мин. Ответственные сотрудники МО вносят данные 1-2 ч. Сотрудники отдела закупок проводят торги по закупке препаратов 16-20 ч. Получение препаратов на склад согласно графика в контракте ВПП min = 23 ч. 5 мин. ВПП max = 36 ч. 7 мин. КП = 13 ч. 2 мин. В течении 7-12 раб. дней Карта идеального состояния процесса « закупки дератизационных, Дезинсекционнных препаратов в ОГБУЗ «Дезинфекционная станция в г. белгород » от 21.08.2024.
Дата проведения Ответственный, ФИО Процесс / операция процесса (цели в паспорте ) Время протекания процесса Расхождение План Факт 25.11.24 Алекеев В.А Сокращение времени протекания процесса 23ч.05мин -36ч.07мин 36 нет 02.12.24 Алекеев В.А Сокращение времени протекания процесса 23ч.05мин -36ч.07мин 32 нет 09.12.24 Алекеев В.А Сокращение времени протекания процесса 23ч.05мин -36ч.07мин 27 нет 16.12.24 Алекеев В.А Сокращение времени протекания процесса 23ч.05мин -36ч.07мин 25 нет 20.12.24 Алекеев В.А Сокращение времени протекания процесса 23ч.05мин -36ч.07мин 25 нет ДИАГРАММА ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ 13
Дата проведения Ответственный, ФИО Процесс / операция процесса Время протекания процесса Расхождение План Факт 25.11.24 Полищук С.В. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 5-7% 7% нет 02.12.24 Полищук С.В. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 5-7% 7% нет 09.12.24 Полищук С.В. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 5-7% 6% нет 16.12.24 Полищук С.В. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 5-7% 6% нет 20.12.24 Полищук С.В. Сокращение доли ошибок при составлении тех. задания 5-7% 7% нет ДИАГРАММА ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ 14
15 Было: Не совпадение электронных адресов Стало: Назначен ответственный сотрудник по актуализации перечня электронных адресов МО
16 Достигнутые результаты Было: Длительный сбор заявок от субъектов мед. организаций Стало: В карту объекта внесен пункт «ответственных лиц в МО с указанием контактных номеров телефонов»
17 Достигнутые результаты Было: Ошибки при составлении тех заданий в МО Стало: Использование наработанных потребностей за предыдущие года, использование пролонгированных заявок.
18 Достигнутые результаты Было: Д лительное подписание соглашений на оказание услуг Стало: Внедрение в работу ЭДО
19 Достигнутые результаты Было: Не учтены остатки препаратов при формировании план-задания на год Стало: Разработан ежемесячный график контроля остатков препаратов на складе.
20 Достигнутые результаты Было: Закупка проводится не в полном объеме Стало: Разработан и внедрить в работу Алгоритм проведения закупок на разных торговых площадках (Аукцион, маркет ) Обобщается с «тех. задания МО» информация и формирует план-задание на год с общим объемом работ и потребностью в препаратах На основании потребности препаратов запрашиваются коммерческие предложения от производителя/продавца На основании коммерческих предложений формируется спецификация для участия в аукционах закупки По итогу аукциона формируется график поставки препаратов на основание графика обработок объектов. С целью увеличения разновидностей препаратов до закупки с одинаковой формой выпуска процедура запроса КП, закупки и дополнение графика поставок производится от 3-х раз и более.
Для организации удовлетворенность участников процесса до 89%, стандартизация процесса. * Данный проект размещен на VK 21
22
Ответственный за размещение информации Дюмина Надежда Александровна Информационные условия Данный проект размещен в социальной сети VK 23 Скрин или фото проекта с сайта ВК, ссылку активную добавить, ФИО ответственного.
