ТЕМА: Документирование. Унификация и стандартизация.
Основные понятие и терминология Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база Вопросы темы
ВОПРОС № 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ (от лат. documentum — доказательство) ВОПРОС № 1 запись информации на различных носителях по установленным правилам. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.
ВОПРОС № 1 ДОКУМЕНТООБОРОТ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. ИНФОРМАЦИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) ВОПРОС № 1
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА ВОПРОС № 1
Реквизиты документа ВОПРОС № 1 это элементы, составляющие каждый документ : наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа
это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые опре деляются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Официальные документы ВОПРОС № 1
юридическая сила ДОКУМЕНТА ВОПРОС № 1 — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим Законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. К наиболее юридически значимым реквизитам относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. ВОПРОС № 1 Система документации ОРД – организационно-распорядительная документация
ВОПРОС № 2 информация
ВОПРОС № 2 Основными направлениями совершенствования документации являются УНИФИКАЦИЯ и СТАНДАРТИЗАЦИЯ УНИФИКАЦИЯ – приведение чего-либо к единой системе СТАНДАРТИЗАЦИЯ - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов
установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов. ВОПРОС № 2
— это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. ВОПРОС № 2
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ВОПРОС № 2
СТАНДАРТ представляет собой нормативно- технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. ВОПРОС № 2 Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993, стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
ВОПРОС № 2
КЛАССИФИКАЦИЯ Документов ВОПРОС № 3
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993№ 5341-1; Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997); Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ; Федеральный закон «Об электронной и цифровой Подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. ВОПРОС № 4
Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. ВОПРОС № 4
состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации. ВОПРОС № 4
ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»; ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»; ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»; ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.). ВОПРОС № 4
ВОПРОС № 4
ВОПРОС № 4
ВОПРОС № 4
