СОЛОНИНИНА АННА ВЛАДИМИРОВНА зав. кафедрой управления и экономики фармации, доктор фарм. наук, профессор
Денежные средства любой организации являются обязательным объектом учета. Денежные средства необходимы для проведения расчетов в процессе хозяйственной деятельности: с покупателями (за проданные товары (услуги)) с поставщиками товаров, работ, услуг с сотрудникам (по заработной плате, подотчетные суммы и т.п.) с бюджетом (налоги) по претензиям Денежный оборот в аптеке образуют: наличные денежные средства (в кассе) безналичные денежные средства (на банковских счетах) Руководитель организации обязан создать надлежащие условия для обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке 2
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» Согласно «Порядку ведения кассовых операций» руководитель фармацевтической организации обязан: оборудовать кассу –изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств Требования к помещению кассы организация (ИП) вправе разработать сама, оценивая их необходимость и учитывая свои финансовые возможности. принять на работу кассира, либо определить работника для ведения кассовых операций с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми работник должен ознакомиться под роспись издать приказ о назначении кассира на должность, оформить должностную инструкцию заключить договор о материальной ответственности ознакомить кассира под роспись с порядком ведения кассовых операций Кассир несет ответственность за сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций. 3
4 В аптечных организациях кассовые операции осуществляют кассы двух видов
5 Операционная касса Все организации и ИП при осуществлении денежных расчетов с населением должны применять КОНТРОЛЬНО-КАССОВУЮ ТЕХНИКУ (за исключением случаев, установленных законом) Расчеты - прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги… Закон РФ от 22.05.03 №« О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»
6 Закон РФ от 22.05.03 № 54-ФЗ«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» С 1 февраля 2017 года изменились требования к ККТ, т.к. действует новый порядок применения ККТ : контрольно-кассовая техника должна отправлять электронные версии чеков оператору фискальных данных, а ОФД – налоговой инспекции
7 КОНТРОЛЬНО-КАССОВАЯ ТЕХНИКА – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы:
При осуществлении расчета пользователь (организация или ИП, применяющие ККТ при осуществлении расчетов) обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты) Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности. Пользователи обязаны обеспечить передачу в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы через оператора фискальных данных
Чек формируется в контрольно-кассовой машине, записывается на фискальный накопитель. Фискальный накопитель подписывает чек индивидуальным фискальным признаком. Подписанный чек отправляется Оператору фискальных данных (ОФД). ОФД передает ККТ сигнал о том, что чек принят. ОФД хранит этот чек и по необходимости передает Федеральной налоговой службе. Вся информация о расчетах хранится в электронном виде и доступна в ФНС и у Оператора фискальных данны х. 9
10 Оплата покупки Проверка уникальности номера чека Проверка уникальности номера чека -отчет -анализ - On-line доступ Сообщеие о регистрации чека Чек, подписанный ФН Чек, подписанный ФН Чек Фискальный накопитель подписывает чек индивидуальным фискальным признаком Чек формируется в ККТ, записывается на фискальный накопитель Подписанный чек отправляется ОФД. ОФД передает ККТ сигнал о том, что чек принят.
Применять ККТ с установленным внутри корпуса фискальным накопителем Регистрировать и перерегистрировать ККТ в налоговой инспекции Выдавать или направлять покупателю чеки Заключить договор с ОФД Передавать чеки ФНС через ОФД Заменять ФН и расходные материалы 11
12
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине организации может вестись «Журнал кассира-операциониста » (форма № КМ-4) Записи в журнале ведутся в хронологической последовательности без помарок и подчисток; исправления заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ представлены в Альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. 13
Книга кассира - операциониста или журнал кассира - операциониста, е сли вы перешли на онлайн-ККТ, теперь необязательна. Это подтверждает и Минфин (письмо от 23.08.2017 № 03-01-15/54156) Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки. 14
Номер формы Наименование формы Формат КМ-1 Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно - кассовой машины А4 КМ-2 Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно - кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию А4 КМ-3 Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам А4 КМ-4 Журнал кассира - операциониста 2А4 L КМ-5 Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно - кассовых машин, работающих без кассира - операциониста 2А4 L КМ-6 Справка - отчет кассира - операциониста А4 КМ-7 Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации А4 L КМ-8 Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ 2А4 L КМ-9 Акт о проверке наличных денежных средств кассы А4 15
При осуществлении расчетов с применением ККТ формируются : отчет об открытии смены (перед началом работы) отчет о закрытии смены (по окончании работы). По окончании рабочего дня кассир-операционист оформляет кассовые документы : печатает Z- отчет ( итоговый чек, в котором указаны показания суммирующих счетчиков ККМ на начало и конец рабочего дня и сумма выручки, которая определяется по разности показаний счетчиков на конец и начало дня. Z- отчет вклеивается в специальный журнал произвольной формы, а его показатели записываются в «Журнал кассира- операциониста » (если он ведется в аптеке) составляет «Справку–отчет кассира- операциониста » (ф.№КМ-6) (если ведется в аптеке). Выручка со справкой сдается в главную кассу, где оформляется приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки кассиру и служит основанием для подтверждения сдачи выручки и составления расходной части товарного отчета В случае ошибки кассира при вводе суммы или возврата использованного чека и возврата денег кассир совместно с администрацией составляет «Акт о возврате денежной суммы покупателю по неиспользованным кассовым чекам» (ф. № КМ-3), чеки подклеиваются к акту и хранятся вместе с другими кассовыми документами за этот день. 16
При установке ККТ на рабочем месте провизора (фармацевта) на них распространяются обязанности и ответственность кассира-операциониста : обеспечивать тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин называть покупателю общую сумму покупки получать от покупателей деньги за продаваемые товары согласно цене обозначенной на ценнике соответствующих товаров в следующем порядке: четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента) напечатать чек - при расчетах наличными ден. средствами либо с исп. платежных карт назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно). При возникновении неисправностей кассир-операционист обязан: выключить кассовую машину оформить окончание работы на данной ККТ так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира - операциониста " на данную кассовую машину время и причину окончания работы вызывать технического специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ 17
18 Ответственность работников при осуществлении наличных денежных расчетов с применением ККТ Кассир-операционист несет полную индивидуальную материальную ответственность за недостачу денежных средств о чем необходимо заключить договор о данном виде ответственности. В соответствии со ст. 7 Закона РФ от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов…» контроль за соблюдением правил использования ККТ и полнотой учета выручки денежных средств в организациях осуществляют налоговые органы. КоАП РФ ст. 14.5 за продажу товаров без ККТ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей.
Штраф могут наложить за следующие правонарушения: неприменение ККТ; применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения; непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков); ненаправление (невыдача) покупателю (клиенту) кассового чека. Назначение административного наказания не освобождает от исполнения обязанности, за неисполнение которой оно было назначено ( ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ). 19
Статья 60.2 Трудового кодекса РФ называет совмещением выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Условия: Должность должна присутствовать в штатном расписании ; должность должна быть вакантной. Д.б. согласие работника (пишется заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности) Дополнительное соглашение к трудовому договору (совмещаемая должность, срок выполнения дополнительной работы, содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции). Приказ по личному составу
Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания). Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения). Срок выполнения дополнительной работы. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу. Особые условия — это новая ответственность ( материальная ответственность за денежные средства и соблюдение порядка кассовых операций) 21
Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем из числа своих работников (кассир) Кассовые операции могут проводиться руководителем. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций ( лимит остатка наличных денег) Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается. Денежные средства сверх установленных лимитов хранятся на банковских счетах Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами (далее - кассовые документы). 22
Все кассовые операции можно разделить на два вида: Приходные кассовые операции, т.е. поступление наличных денег в кассу поступление в кассу выручки от реализации товаров за наличный расчет аптекой и прикрепленной к ней МРС возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет поступление денег из банка погашение недостач, выявленных по результатам инвентаризации прочие поступления Расходные кассовые операции, т.е. расходование наличных денег, находящихся в кассе сдача выручки в банк выплата заработной платы выдача денег под отчет оплата поставщикам в установленных пределах расчетов наличными другие виды расхода 23
24 Номер Наим. формы Примечание КО-1 Приходный кассовый ордер Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Выпис. в 1 экземпляре, подписывается гл. бухг. или уполн. лицом. Квитанция к ПКО подпис. гл.бухг. или уполном.лицом и кассиром, заверяется печатью кассира и регистр. в журнале КО-3 и выдается на руки сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе КО-2 Расходный кассовый ордер Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выпис. в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале КО-3 КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов КО-4 Кассовая книга Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Д.б. пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), в кассе организации.
25 Все приходные и расходные кассовые операции оформляются: Приходным кассовым ордером (ПКО форма № КО-1) состоит из двух частей ордера и квитанции к ПКО (заверяется подписью главного бухгалтера, печатью организации и выдается на руки сдавшему деньги Расходным кассовым ордером (РКО форма № КО-2) Для составления кассового ордера обязательно должно быть юридическое обоснование, т.е. первичный документ Заполняется КО в 1 экземпляре без помарок и подчисток, исправления не допускается КО подписываются: ПКО главным бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. РКО руководителем, бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром, а также получателем денег КО должны иметь номер (нумерация ведется сначала года отдельно) КО при составлении регистрируются в Журнале регистрации ПКО и РКО КО действительны только в день их составления После принятия или выдачи денег соответствующие документы регистрируются в «Кассовой книге»
Содержание кассовой операции Документ-основание для составления ордера Приходные кассовые операции Выручка Z- отчет и ( справка кассира- операциониста ) Возврат подотчетных сумм Авансовый отчет Поступление денег из банка Выписка банка Погашение недостач при инвентаризации Акт результатов инвентаризации Расходные кассовые операции Выдача денег под отчет Заявление о выдаче наличных денег Выдача заработной платы Расчетно-платежная ведомость Сдача выручки в банк в кассу банка через предприятия связи через инкассатора Квитанция к объявлению на взнос наличными квитанция отделения связи квитанция к сумке Оплата наличными поставщику Договор поставки 26
Для учета поступающих в кассу наличных денег, и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу (форма № КО-4). Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись. Кассовые документы и кассовая книга могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель). Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем. 27
Денежная выручка материально ответственным лицом сдается в кассу организации на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1), оформляемого бухгалтерией. О приеме денег материально ответственному лицу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная печатью за подписями главного бухгалтера и кассира. Сдача выручки в банк возможна: в кассу банка Предприятиям Минкомсвязи России /ФГУП Почта России для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Документом, подтверждающим совершение данной операции – сдачи выручки является квитанция отделения связи ; на договорных условиях через инкассаторские службы 28
Для передачи денег инкассатору кассир должен: рассортировать их по купюрам тщательно пересчитать уложить в специальную сумку оформить Препроводительную ведомость к сумке -комплект из трех документов: ведомость к сумке (вкладывается в сумку с наличными деньгами); квитанция к сумке (с подписью инкассаторского работника и штампом в получении опломбированной сумки остается в АО и является для материально ответственного лица документом, подтверждающим прием сумки (сдачу выручки); накладная к сумке (вручается инкассаторскому работнику в момент приема опломбированной сумки с наличными деньгами) опломбировать сумку проверить у инкассатора наличие удостоверения личности передать инкассатору сумку и накладную к сумке под роспись в квитанции к сумке взять у инкассатора свободную сумку (для следующей инкассации) 29
Это полный полистный пересчет денежной наличности. Установленный фактический остаток сверяется с данными учета в кассовой книге. Проводится комиссией, назначенной руководителем: периодически по усмотрению руководителя обязательно при смене кассиров Учредителями организации, собственниками имущества, аудиторскими фирмами в соответствии с заключенными договорами По результатам внезапной проверки составляется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» (ф.-КМ 9 ) при инвентаризации «А КТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ», НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА "__" ___________ Г излишки приходуются, с последующей передачей в доход организации недостачи взыскиваются с кассира 30
возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров КоАП РФ статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций Нарушение порядка работы с денежной наличностью порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 31
32
