Под выставкои ̆ документов понимают художественно оформленную под¬борку документов, предназначенную для их публичнои ̆ демонстрации. Архи¬вные документы требуют тщательно продуманнои ̆ экспозиции для того, чтобы мир рукописеи ̆ раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося роднои ̆ историеи ̆. Архив также может предостав¬лять свои документы на выставки, организуемые музеями или другими учреж¬дениями.
Выставки бывают постоянно действующие, временные, стационарные, пере¬ движные, межархивные, межрегиональные, всероссийские, международные. В идеале каждыи ̆ государственныи ̆ или муниципальныи ̆ архив должен иметь постоянно действующии ̆ выставочныи ̆ зал.
Архивы организаций, как правило, готовят выставки временные, посвящен¬ные юбилею учреждения, ведомства, историческому событию и др.
Для организации выставок составляется календарный план, где перечисляются все виды работ по созданию выставок с указанием бюджета, рабочего времени и сроков исполнения. Кроме того выставка может быть подготовлена по заказу заинтересованных учреждений.
1 этап: составление библиографии и изучение материалов по теме. Подготовка выставочных документов требует глубокого знакомства с темой, правильной трактовки документов и их значения.
2 этап: составление тематического плана выставки с приложением списка фондов. В тематическом плане указывается цель выставки, определяется предварительный перечень документов или фондов, изданий и периодики, по которой будет проводиться выставка. На основании тематического плана проводится выявление и отбор материалов.
3 этап: выявление документов и материалов к выставке. Это наиболее сложный этап. Он начинается с изучения НСА. Производится осмотр, выявление архивных документов. Начинается просмотр фондов. По выявленным документам составляются тематические карточки, куда вносятся – вид документа, автор, содержание, хронологические рамки, внешние данные и характер использования.
От состава, содержания и выразительности документов зависит восприятие выставки. Вслед за выявлением документов происходит выявление фотодокументов. Отбор подобных документов сопровождается составлением к ним текстовых комментарий или аннотаций.
4 этап: составление тематико-экспозиционного плана. Включает аннотированный перечень, отобранных документов для экспонирования, с указанием их размеров, порядка размещения на стендах или витринах, указывается порядок иллюстраций и других материалов, в соответствии с разделами. Перечисляются все экспонаты и тексты в соответствии с разделами выставки, а внутри в соответствии с присвоенными номеров каждого экспоната.
5 этап: на этом этапе могут разрабатываться дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект – графическое изображение выставки, размещение стендов, экспонатов. Эскизный проект – определяется конкретные формы аудиторного оформления.
6 этап: монтаж художественного оформления выставки и подготовка информационных документов.
При отборе документов к выставке следует исходить из внешнего вида, наглядности, яркости и физического состояния. В вставке могут участвовать как подлинники, так и копии документов. Главным является значимость, яркость, познавательность и ценность..необходимо чтобы в выставке были документы обобщенного характера и документы, раскрывающие детали.
При отборе документов необходимо учитывать разнообразие внешнего вида, наличие иллюстраций. К экспонатам обязательно должны быть составлены аннотации. Обязательным условием является указание в аннотации поисковых данных. В случае плохого физического состояния документа и важности его для выставки, готовится художественно оформленная копия.
На выставке могут быть приставлены печатные издания, брошюры, листовки, плакаты. Все они выставляются только в оригиналах
На стационарных выставках, с целью популяризации рекомендуется на отдельном стенде размещать информацию о составе и содержании всех фондов, их хронологических рамок и краткую характеристику.
По итогам выставок составляется перечень выставляемых документов и материалов. Перечень постоянно храниться в составе фонда архивного учреждения
