– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау ; – ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу; – ЭҚ– ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру; – ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін; – ЭҚ – дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау ; – ЭҚ – дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру ; – Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру. Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:
– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады ; – ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт; – ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт; – ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы ; – Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт; – Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт. Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді :
Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық. Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді : титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы ); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі ; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі ; шифрлардың ауыспалы кестелері ( тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін ); көрсеткіштер ; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері ( аннотациялар ) берілген анықтамалық т.б. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады, сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.
Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.
– электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін ) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ– дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру ; – қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау ; – ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру ; – ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау; – ЭҚ– ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу; – ЭҚ– ды жаңа (технологиялық тұрғыдан ) электрондық негізге көшу; – ЭҚ– ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу ; – Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар ; – ЭҚ– ды залалды компьютерлік бағадарламалардан (« вирустардан » және т.б.) қорғау; – ЭҚ– ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау; ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс :
ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін : – Сервелерге ; – RAID– массивтерге ; – Компьютерлердің қатқыл дискілеріне (« винчестерлерге »); – Оптикалық дискілерге ( CD–RW, CD–R, DVD– RW); – Магнитті оптикалық дискілерге. ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін: – резервтік сервелерге ; – резервтік RAID– массивтерге ; – компьютерлердің қатқыл дискілеріне ; – стримерлік ( магниттік ) ленталарға; – оптикалық дискілерге ; – магнитті оптикалық дискілерге ; – сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.
