База данных (БД) – это хранилище данных о некоторой предметной области, организованное в виде специальной структуры. Базы данных Основные задачи: Обеспечение хранения в БД всей необходимой информации. Обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам. Сокращение избыточности и дублирования данных. Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании данных, исключение их потери и т.д.
создавать базы данных поиск информации в БД выполнение несложных расчетов вывод отчетов на печать редактирование БД Информационная система = БД + СУБД! ! Функции СУБД
Типы баз данных табличные БД данные в виде одной таблицы сетевые БД набор узлов, в котором каждый может быть связан с каждым. иерархические БД в виде многоуровневой структуры реляционные БД (99,9%) набор взаимосвязанных таблиц
Табличные БД Фамилия Имя Адрес Телефон Петров Вася Суворовский пр., д. 32, кв. 11 275-75-75 Иванов Дима Кирочная ул., д.25, кв.12 276-76-76 Модель – картотека Примеры: записная книжка каталог в библиотеке Петров Вася Суворовский пр., д. 32, кв. 11 275-75-75 записи самая простая структура во многих случаях – дублирование данных: поля А.С. Пушкин Сказка о царе Салтане 20 стр. А.С. Пушкин Сказка о золотом петушке 12 стр.
Сетевые БД Сетевая БД – это набор узлов, в которых каждый может быть связан с каждым (схема дорог). Б Г А В лучше всего отражает структуру некоторых задач ( сетевое планирование в экономике) сложно хранить информацию о всех связях запутанность структуры Старые Васюки Новые Васюки Средние Васюки Васюки
Иерархические БД Иерархическая БД – это набор данных в виде многоуровневой структуры (дерева). Мои документы Мой компьютер Сетевое окружение Мои рисунки Моя музыка Мои видеозаписи С : A: D: Учебники Задания Рабочий стол Рисунки
Иерархические БД Прайс-лист: Продавец (уровень 1) Товар (уровень 2) Модель (уровень 4) Цена (уровень 5) Изготовитель (уровень 3) $ 3 06 $ 312 S93 X93B Sony Phillips Samsung Мониторы Принтеры Иван
Иерархические БД Приведение к табличной форме: Продавец Товар Изготовитель Модель Цена Иван Монитор Sony S93 $ 306 Иван Монитор Sony X93B $ 312 Иван Монитор Phillips 190 B5 CG $318 Иван Монитор Samsung SyncMaster 193P $452 … дублирование данных при изменении значения поля (например, адреса фирмы) надо менять его во всех строках нет защиты от ошибок ввода оператора ( Phillips - Philips ) - лучше было бы выбирать из списка
Реляционные БД Реляционная база данных – это набор простых таблиц, разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых находятся данные, между которыми установлены связи ( отношения ) с помощью числовых кодов. Студенты Фамилия Год рожд Группа Алферова 1990 103 Маркелов 1991 103 Сафина 1989 103 Преподаватели Фамилия Предмет Данчул Математика Павлов Информатика Сафонова Математика Сводная ведомость Дисциплина Студент Оценка Дата сдачи Информатика 1 зачет 24.12.2009 Математика 2 Отл. 16.12.2009 Математика 3 зачет 29.06.2010 Информатика 4 Хор. 2.07.2010
Запись – строка таблицы, описывает один экземпляр из множества объектов. Поле – столбец таблицы, содержит свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой, дата, и др.) и значение. Сотрудники Отдел Комната Телефон Иванов С.М. Маркетинг 21 45-43 Кузнецова Л.И. Доставка 13 21-56 Васин Г.Н. Бухгалтерия 43 37-33 Яковлева Н.К. Бухгалтерия 42 37-48 Иванов П.В. Маркетинг 21 45-47 Суханова О.А. Канцелярия 10 01-12 Аристова Т.Е. Бухгалтерия 43 37-33 Поля (столбцы). В полях хранятся различные типы данных Записи (строки)
Главный (первичный) ключ В каждой таблице выделяется ключевое поле. Главный (первичный) ключ – это поле (или комбинация полей), которое однозначно определяет запись. Очень часто в качестве ключа берут просто порядковый номер. В таблице не может быть двух записей с одинаковым значением ключа. Могут ли эти данные быть ключом? фамилия имя номер паспорта номер дома регистрационный номер автомобиля город проживания дата выполнения работы
Связи между таблицами Один к одному («1-1») – одной записи в первой таблице соответствует ровно одна запись во второй. Применение: выделение часто используемых данных. Код Фамилия Имя 1 Иванов Кузьма 2 Петров Василий … Код Год рожд. Адрес 1 1992 Суворовский, д.20, кв. 6 2 1993 Кирочная, д. 30, кв 18 … 1 1
Связи между таблицами Один ко многим («1- ») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй. Код товара Название 1 Монитор 2 Винчестер … Код Код товара Цена 123 1 10 999 345 1 11 999 … 1 товары прайс-лист
Связи между таблицами Многие ко многим (« - ») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй, и наоборот. Код Фамилия 1 Иванов 2 Петров … Код Название 1 История 2 География 3 Биология … Реализация – через третью таблицу и две связи «1- ». Код Фамилия 1 Иванов 2 Петров … Код Название 1 История 2 География 3 Биология … Код Код учителя Код предмета Класс 1 1 1 9-А 2 1 2 8-Б 3 2 3 7-В … расписание учителя предметы 1 1
Связи между таблицами Связь таблиц выполняется через общие поля. При этом одна таблица называется главной (та, что на стороне 1), а вторая подчиненной (та, что на стороне ). Код товара Название 1 Монитор 2 Винчестер … Код Код товара Цена 123 1 10 999 345 1 11 999 … 1 Вторичный ключ Главная Подчиненная Код связи в подчиненной таблице называется вторичным ключом.
Реляционные БД нет дублирования информации; Изменения вносятся только в одну таблицу (при изменении адреса фирмы достаточно изменить его только в таблице Продавцы) ; защита от неправильного ввода (можно выбрать только фирму, которая есть в таблице Продавцы) ; сложность структуры (не более 40-50 таблиц); при поиске надо обращаться к нескольким таблицам; нужно поддерживать целостность ( при удалении фирмы - продавца надо автоматически удалять все связанные записи - каскадное удаление ).
MS Access – это система управления реляционными базами данных MS Access работает со следующими объектами: Таблицами; Формами; Запросами; Отчетами; Макросами; Модулями. Все объекты содержатся в одном файле с расширением *. accdb
Область навигации – список объектов Вкладки для выбора режима работы Панель инструментов при работе с вкладкой «Работа с таблицами» Поле для просмотра, редактирования и создания объекта Строка в таблице - кортеж Вкладки для работы с различными объектами
Отчеты Макросы Страницы Запросы Модули Формы Таблицы Таблицы Таблицы ОТЧЕТЫ - это объект БД, предназначенный для форматирования, вычисления, печати и обобщения выбранных данных. Отчет можно просматривать на экране ФОРМА. Этот объект предназначен для ввода и вывода данных, а также для управления работой приложения. Внешний вид данных, извлекаемых из таблиц или запросов, определяется формами. С помощью форм можно запускать макросы или процедуры Visual Basic. МАКРОС. Этот объект представляет собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые необходимо выполнить в качестве реакции на определенные события. МОДУЛЬ. Это объект, содержащий пользовательские процедуры, написанные на языке Visual Basic. Модули обеспечивают выполнение функций из любого места приложения, или могут быть связаны с конкретной формой. ЗАПРОС. Это объект, обеспечивающий настраиваемый вывод данных из одной или нескольких таблиц. Имеется возможность создавать запросы на выборку, обновление, вставку и удаление данных. СТРАНИЦЫ. Объекты БД, которые позволяют публиковать данные на веб-страницах в корпоративной сети организации.
Таблицы в MS Access Таблица является базовым объектом. Вся информация находится именно в таблицах. Все остальные объекты – производные, и являются правилами, по которым преобразуется информация из таблиц. Любая таблица может быть представлена в двух видах: В режиме конструктора. В этом режиме для каждого поля указывается название, тип и выбирается ключевое поле. В оперативном режиме. В этом режиме выполняется ввод, редактирование и просмотр записей таблицы.
ТАБЛИЦА - это объект, используемый для непосредственного хранения данных. Каждая таблица содержит сведения об определенном предмете. Сотрудники Отдел Комната Телефон Иванов С.М. Маркетинг 21 45-43 Кузнецова Л.И. Доставка 13 21-56 Васин Г.Н. Бухгалтерия 43 37-33 Яковлева Н.К. Бухгалтерия 42 37-48 Иванов П.В. Маркетинг 21 45-47 Суханова О.А. Канцелярия 10 01-12 Аристова Т.Е. Бухгалтерия 43 37-33 Поля (столбцы). В полях хранятся различные типы данных Записи (строки)
В таблицах отображаются сущности – множества абстрактных или реальных объектов, обладающих общими характеристиками ( атрибутами и связями ). В записях отображаются экземпляры сущности. В полях отображаются атрибуты сущности. В ячейках – значения атрибутов экземпляров сущности.
Режим - Таблица Режим Конструктор
Составив список полей для всех таблиц, необходимо выбрать тип данных для каждого поля. Тип данных — это свойство, определяющее, что можно ввести в поле, а что — нет. Тип данных Использование Размер Текстовый (Text) Алфавитно-цифровые данные До 255 байт Поле МЕМО ( Memo) Абзацы, тексты, предложения, таблицы кодировок с символами Не более 65535 символов Числовой ( Number) Определяет вид числа целое или с десятичной точкой после запятой 8 /16 байт Дата/время ( Date/time) Используется для хранения календарных дат или значений времени 8 байт Счетчик (AutoNumber) Специально предназначен для автоматической генерации первичного ключа 4 байта Поле объекта OLE (Ole Object) Позволяет хранить такие сложные данные, как рисунки, звуковые файлы, диаграммы До 2 Гбайт Логический ( Boolean) Используется для хранения значений вида «истина/ложь» 1 бит
Маска ввода В Access существует возможность ввода данных в определённом формате. Для этого соответствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Существует перечень специальных символов для определения маски ввода, применение которых, во многом упрощает работу пользователя при вводе информации в таблицы или при создании запросов на поиск необходимых сведений в базе данных. Символ маски Описание 0 В данную позицию должна быть введена цифра. Знаки плюс (+) и минус (-) не допускаются 9 В данную позицию должна быть введена цифра или пробел. Знаки плюс (+) и минус (-) не допускаются # В данную позицию должна быть введена цифра, пробел, знаки плюс (+) или минус (-) L В данную позицию должна быть введена буква ? В данную позицию может быть введена буква или пробел A В данную позицию должна быть введена буква или цифра a В данную позицию должна быть введена буква, цифра или пробел & В данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел
МАСКА ВВОДА ВВОД ЗНАЧЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЯ (000) 000-0000 (206) 555-0199 Пользователи должны вводить код города (999) 000-0000 (206) 555-0199 ( ) 555-0199 Междугородные коды необязательны #999 -20 2000 Число, включающее не более четырех знаков и не имеющее разделителей >L<?????????????? Мария Вадим Имя или фамилия, первая буква которой автоматически вводится заглавной Примеры.
Планирование первичных ключей Первичные ключи используются для: идентификации записей в базе данных, создания связей между таблицами. Правило: каждая таблица в базе данных должна содержать первичный ключ. Простейший способ создания ключа - использование в каждой из таблиц поля «Код» с типом данных « Счетчик ». При каждом добавлении в таблицу новой записи значение в этом поле увеличивается на единицу.
Внешние ключи Внешний ключ — это обычный первичный ключ, который используется в другой таблице. Например, первичные ключи из таблиц «Поставщики» и «Поддержка» стали полями в таблице «Активы». Эти дублирующиеся поля в таблице «Активы» являются внешними ключами.
