Таблица -- основной объект БД, предназначена для хранения информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа Запрос – средство, предназначенное для выборки данных из одной или нескольких таблиц, а также из других запросов в соответствии с критерием отбора. Данные представляются в виде промежуточной, виртуальной таблицы, доступной для дальнейшей обработки Форма – специального вида диалоговое окно, предназначенное в основном для ввода данных и отображения их на экране Отчет - средство, позволяющее получать данные из одной или нескольких таблиц и запросов для вывода на печать Основные объекты Инструмент разработчика
Таблица -- основной объект БД, предназначена для хранения информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа Любая таблица базы данных состоит из строк (называемых записями ) и столбцов (называемых полями ) Каждое поле имеет уникальное имя и содержит одну характеристику объекта Запись в таблице - строка, содержащая в полный набор данных об описываемом объекте
Данные в таблицах должны удовлетворять следующим принципам: Каждое значение поля должно быть атомарным (не подлежащим разбиению на несколько значений) Значения данных в одном и том же поле (колонке) должны принадлежать к одному типу Каждая запись в таблице уникальна, в таблице не существует двух записей с полностью совпадающим набором значений ее полей Каждое поле имеет уникальное имя Последовательность полей в таблице любая, исключение – ключевые поля д.б. первыми Последовательность записей любая
Каждое поле имеет имя и тип данных Имя не более 64 символов, исключая \ ? ; * < > |, / т.п. Тип данных определяет: Размер (количество байтов) Диапазон возможных значений Множество операций и функций От типа и размера поля зависит скорость доступа к БД и объем файла Ключевое поле - поле, значение которого служит для однозначного определения (идентификации) записи в таблице Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами
Текстовый -символьная строка длиной 1.. 255 символов (предназначено для хранения текста). Независимо от длины поля данные хранятся в записи переменной длины, т.е. MS Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля Поле МЕМО - символьная строка длиной до 6 5535 символов, отображаемых форме или таблице, максимальная длина 2Гб. Может быть использовано для атрибута типа Характеристика сотрудника или иной описательной информации. Не может быть ключевым или индексированным Числовой -используется в математических вычислениях. Числовое поле может иметь следующую длину: Байт - целые числа от 0 до 256 Целое - целые числа от -32768 до 32767 (2 байта) Длинное целое - от -2147483648 до 2147483647 (4 байта) С плавающей точкой - от -3.402823 E 38 до 3.402823Е38 (4 байта) С плавающей точкой (8 байт)
Счетчик – числовой тип данных, имеет размер длинное целое (4 байта). Значения поля формируются автоматически возрастающей последовательностью или случайно. В таблице не может быть более одного такого поля. Обычно используется в качестве первичного ключа. Изменить значение поля типа счётчик нельзя Денежный - данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой (8 байт) Дата/Время - длина поля 8 байт (100..9999 год, дата-целая часть, время-дробная) Логический - логические данные (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл, значение истина= [ -1 ], ложь= [ 0 ] ). Поле логического типа не может быть ключевым Объект OLE - длинные тексты, картинки, диаграммы, звуки и т.д. не может быть ключевым
Определяет способ отображения содержимого поля на экране и при печати Для текстовых, числовых, даты и времени, логических данных существуют встроенные форматы
Числовые данные – 4 секции Положительные;отрицательные;нулевые;пустые Специальные символы 0 заменяется цифрой или 0 # цифра или пусто $ выводится $ % выводится % Пробел выводится пробел "символы в кавычках" выводится без изменения ! выравнивание чисел по левому краю * заполняет доступное пустое пространство следующим символом [ цвет ] \ выводит следующий символ как константу Формат # ##0"p.",00" к. отображается 34p.,67 к. # ##0"р.";-# ##0"р." отображается 34р.
Текстовые данные и MEMO 1 или 2 секции Отображение текста;отображение строк нулевой длины Специальные символы: @ обязательный текстовый символ или пробел & необязательный текстовый символ < преобразует все символы в строчные > преобразует все символы в прописные Примеры ( @@@)@@@-@@-@@ При вводе 1234567 отображается ( )123-45-67 > При вводе мария отображается МАРИЯ
Логические данные – 3 секции ;для ИСТИНА;для ЛОЖЬ 1-ая секция не влияет на формат, но точка с запятой [ ; ] обязательна Во второй и третей секции указываются строки символов, заключённые в кавычки, которые будут отображаться в случае ИСТИНА или ЛОЖЬ Пример ;"Счет выписан" [ Красный ] ;"Счёт не выписан" [ Синий ]
Маск а ввода использу е тся в полях (в таблицах и з апросах), в текстовых полях и в полях со списком (в формах) для форматирования данных и управления вводимыми значениями Значение свойства Маска ввода состоит из текстовых знаков (таких как пробелы, точки, тире, скобки) и специальных символов, определяющих тип значений, которые могут быть введены в данную позицию Описание маски ввода может состоять из 3-х разделов 1- сама маска 2 – указывает следует ли сохранять текстовые символы. 0 – сохранять, 1 или ПУСТО – сохранять только введённые символы 3 – символ, отображаемый на месте пустых символов. Для отображения пробела указывается " ", иначе символ подчёркивания _
0 Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-] не допускаются) 9 Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус не допускаются) # Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются в пробелы, допускаются знаки плюс и минус) L Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен) ? Буква (от A до Z или от А до Я, ввод необязателен) A Буква или цифра (ввод обязателен) а Буква или цифра (ввод необязателен) & Любой знак или пробел (ввод обязателен) C Любой знак или пробел (ввод необязателен) ., : ; - / Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и времени. (Отображаемый знак зависит от настроек языка и стандартов на панели управления Microsoft Windows.) < Указывает перевод всех следующих знаков на нижний регистр > Указывает перевод всех следующих знаков на верхний регистр ! У казывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию \ Указывает ввод любого следующего знака в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице знаков как текстовых констант (например, \A выводится как знак «A») Пароль Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask), создает поле для ввода пароля. Любой знак, введенный в поле, сохраняется как знак, но отображается как звездочка (*).
Примеры маски ввода \(000") "000\-0000 отображается (123) 456-5788 при вводе(___) 778-1265 отображается сообщение об ошибке \(###\)#99\-99\-99 отображается (812)123-45-67 (231) 23-56-41 \(###\)###\-#99!\-99!\-99! отображается -123-65-48 (+7 )921-456-87-95 >L<??????????;1;" ";; как в предложении осипенков отображается Осипенков
Если для поля определены как ФОРМАТ отображения, так и МАСКА ВВОДА, то при добавлении и редактировании данных используется М аска ввода параметр ФОРМАТ поля (Format) определяет отображение данных после сохранения записи
Подпись – текст отображаемый в заголовке столбца таблицы, подпись присоединённого элемента надпись в формах и отчётах Максимальное количество символов 2048 Если подпись не задана, то отображается имя поля
Значение по умолчанию – значение автоматически подставляемое в поле для каждой записи. Может быть изменено пользователем Для поля внешнего ключа значение по умолчанию должно соответствовать одному из значений ключевого поля главной таблицы Свойства поля
Условие на значение – ограничение, накладываемое на вводимые в поле данные Несоответствие вводимых данных условию на значение вызывает вывод сообщения об ошибке Сообщение об ошибке – текст, выводимый при не соблюдении условия на значения
Обязательное поле – допустимые значения: ДА / НЕТ ДА – MS Access не позволяет перейти к другой записи не заполнив данными поле НЕТ – данные можно не вводить. Пустому полю присваивается значение NULL Индексированное поле – допустимые значения: ДА (совпадения допускаются) ДА (совпадения не допускаются) НЕТ Индекс – упорядоченный список значений со ссылками на записи в которых хранятся значения Индексы ускоряют поиск и сортировку данных Максимальное количество индексов в таблице32
Сжатие Юникод - значение по умолчанию Да для полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» Все знаки, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке Режим IME ( Input Method Editor) – обеспечивает ввод текста на восточных языках путём преобразования нажатий клавиш в сложные знаки этих языков. IME рассматривается как дополнительный вид раскладки клавиатуры
Применяется с текстовым, числовым и логическим полям Тип элемента управления - ПОЛЕ СО СПИСКОМ Тип источника строк - СПИСОК ЗНАЧЕНИЙ - СПИСОК ПОЛЕЙ - ТАБЛИЦА/ЗАПРОС Источник строк – определяет источник данных элемента управления Если тип источника строк – список значений, то источник строк – список значений, разделённых точкой с запятой [;]
Тип источника строк – список полей, то Источник строк - имя таблицы - имя запроса - инструкция SQL Свойство поля - Подстановка
В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ (поле с неповторяющимися значениями) составной ключ (комбинация из нескольких полей ) счетчик (последовательные значения - увеличиваются на 1 при создании новой записи или случайное число ) Если Вы забыли самостоятельно определить ключевое поле MS Access предложит Вам задать ключевое поле сам. Не отказывайтесь от этого сразу, а лучше подумайте какое поле с не повторяющими значениями можно выбрать в качестве ключевого или согласитесь на счетчик
Достоинство РЕЛЯЦИОННЫХ баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в этих полях Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод, удаление, поиск
Отношение (связь) один - ко – многим (1: M или M :1) Отношение ( связь) один - к – одному (1:1) Отношение ( связь) многие ко многим ( N : M ). Схема данных – графическое представление связей между таблицами
Каждой записи в таблице А (значению первичного ключа ) соответствует несколько записей в таблице В ( внешний ключ ), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А Таблица А называется главной,а таблица В подчиненной таблицей Таблицу А называют родительской таблицей, а В – дочерней
Внимание! Первичный ключ главной таблицы Клиент внедряется в подчиненную таблицу Заказ. На рисунке вторичный или чужой ключ обозначен символом FK ( F oreign K ey )
В MS Access связь один ко многим создается в том случае, когда поле одной из таблиц является ключевым
Запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот Содержимое таких таблиц как правило можно объединить в одну. Этот тип связи используется довольно редко Такие связи имеет смысл устанавливать для разделения таблиц с очень большим количеством полей, для отделения части таблицы по соображениям защиты или если не все данные из одной таблицы используются в другой
В данном случае только незначительная часть сотрудников занимаются серьезно спортом и имеют спортивные разряды, поэтому данные о сотрудниках спортсменах выделены в отдельную таблицу В MS Access связь один к одному создается только в том случае когда оба поля являются ключевыми
У одного автора может быть несколько книг, а у книги может иметься несколько авторов Такую связь в MS Access реализовать невозможно. Такая связь реализуется только при помощи третьей таблицы – таблицы связки, имеющей составной первичный ключ
Внимание! Связь многие ко многим преобразуется в две связи один ко многим при помощи таблицы связки
Условия для создания связи: Связываемые поля имеют одинаковый тип данных Исключение составляет поле счетчик, так как поле счетчик не может быть использовано в качестве вторичного ключа. Поле счетчик может быть связано с числовым полем, имеющим размер длинное целое Таблицы хранятся внутри одной БД Главная таблица связывается с подчиненной по ключу
Содержит значение первичного ключа главной таблицы Способы создания Мастер подстановки Вручную Результат создания
Выбрать Мастер подстановок в столбце Тип Данных
Выбрать для поля Тип данных Перейти на вкладку Подстановка 1 2 3 4 5 Поля, отмеченные заполняются вручную
Вызвать построитель запросов Включить в схему данных таблицы, содержащие необходимые данные
В построителе запросов Выключить в бланк запроса необходимые поля Указать условия отбора Сортировку Отображение на экране Поля, отмеченные заполняются вручную
Осуществляется в окне СХЕМЫ ДАННЫХ Выделить ключевое поле в главной таблице Перетащите его на соответствующее поле подчиненной таблицы Автоматически открывается окно Изменение связей Переместить поле КодОтдела
Условие целостности данных обеспечивает соответствие каждого значения, которое вводится в поле внешнего ключа, существующему значению в связанном поле первичного ключа Нельзя в поле внешнего ключа связанной таблицы ввести значение, отсутствующее в ключевом поле главной таблицы Нельзя удалить запись в главной таблице, если есть связанные с ней записи в подчинённой таблице КодД НазваниеДолж 1 Менеджер 2 Кассир 3 Водитель КодС Должность 102 Менеджер 202 Кассир 302 Менеджер 402 Секретарь 502 Менеджер Главная таблица Подчинённая таблица
Изменение значения ключевого поля в главной таблице автоматически обновляет значения связанных полей подчинённых таблиц Удаление записи из главной таблицы автоматически приводит к удалению связанных с ней записей в подчинённых таблицах Каскадное удаление связанных записей
Создание базы данных начинается с работы с листом бумаги и карандашом Прежде, чем начать создавать БД необходимо ее спроектировать Профессиональные разработчики БД используют CASE средства проектирования БД Термин CASE ( Computer Aided System Engineering ) дословно переводится как разработка программного обеспечения с помощью компьютера
Создание БД начинается с формирования структуры таблиц Определяется количество таблиц. При этом формируется состав их полей и задается их описание Устанавливаются связи между таблицами В дальнейшем Access сможет использовать эти связи для поиска и извлечения связанной информации из разных таблиц БД После создания связанных таблиц можно приступать к созданию запросов, форм и отчетов
Для определения объектов существует множество формальных и неформальных подходов. Простейший способ – взять описание предметной области(возможно, полученное из интервью с заказчиком) и выделить в нем существительные Товар Клиент Заказ Прайс лист Накладная Вид Сотрудник Должность Отдел Товар Клиент Заказ Вид Сотрудник Должность Отдел
Объекты БД Окно БД Открыть окно схемы данных
Число столбцов 20 Число строк 30 Тип данных для каждого поля определяется автоматически исходя из введённых значений Требуется доработка структуры таблицы в режиме конструктора
Конструктор - основной режим Позволяет разрабатывать структуру таблицы по своему желанию Задаётся имя поля, тип данных и свойства поля
MS Access обеспечивает импорт таблиц из файлов различных форматов Других баз данных Электронных таблиц Текстовых файлов Результатом импорта является создание таблицы в формате MS Access и заполнением её данными из исходной таблицы На вкладке таблицы выбрать Создать – Импорт таблиц
Импортированная таблица в окне БД
Импортированная таблица с данными
Импортированная таблица в режиме конструктора
MS Access необходима информация для определения начала и конца полей в каждой текстовой строке Разделителями полей могут быть [,] [;] [Tab] [ пробел ] Если специальный символ необходимо включить в данные, то все строки должны быть заключены в апострофы или двойные кавычки. Стиль всех записей один ' конфеты "Весна" ' или "конфеты ' Весна ' " Импорт таблиц из MS Word без предварительного преобразования не возможен 1 способ - Сохранить таблицу в формате RTF 2 способ - Преобразовать таблицу в текст - Сохранить как текст с разбивкой на строки
Создать схему данных
Выделить все таблицы, удерживая клавишу <Ctrl>
