Занятие 5. «Сверка музейных предметов и музейных коллекций» из цикла «Музейный университет» Заведующий информационно-аналитическим отделом Степочкина Е.В. Главный научный сотрудник информационно-аналитического отдела Карпова Е.Г.
Инструкция по учёту и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР", утверждённая приказом Министерства культуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290; Письмо Министерства культуры Российской Федерации от 10 июля 1997 г. № 01-128/16-25 "О порядке представления информации по результатам сверок наличия музейных коллекций с учётной документацией"; Циркулярное письмо Министерства культуры Российской Федерации от 13 ноября 1997 г. № 01-205/16-25 "О порядке оформления и представления перспективного плана-графика сверок наличия музейных коллекций с учётной документацией"; Циркулярное письмо Министерства культуры Российской Федерации от 9 марта 1999 г. № 01-50/16-25 "Дополнительная информация о порядке рассмотрения итогов сверок музейных коллекций и вопросов текущего списания"; Письмо Минкультуры России от 2 июня 1998 г. № 01-109/16-25 "О внесении дополнений и уточнений в порядок оформления и представления документов по итогам сверок музейных коллекций с учётной документацией"; Письмо Минкультуры РФ от 23 января 2001 г. n 01-19/16-25 "О порядке оформления документов по результатам проверки наличия музейных коллекций"; Письмо Минкультуры РФ от 26 декабря 2002 г. n 01-157/16-25 "О порядке оформления документов по результатам проверки наличия музейных коллекций".
Сверка наличия музейных предметов с учетной документацией и учетными системами – систематическая плановая деятельность музея, направленная на установлени е соответствия фактического наличия музейных предметов, их идентифицирующих признаков и состояния сохранности данным основной учетной документации (далее – сверка наличия). Сверка наличия музейных предметов особого режима учета и хранения (предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней, оружие) с записями в учетных документах – систематическая плановая деятельность музея, выполняемая в рамках соблюдения законодательства в соответствующих сферах и проводимая по требованиям иных ведомств. Проверка наличия музейных предметов – переучет музейных предметов, осуществляемый при смене хранителей, реэкспозициях, до и после переездов, после чрезвычайных ситуаций и пр.
Приведение в соответствие записи о музейном предмете в документах первичного государственного учета и системе централизованного государственного учета фактическому состоянию музейных предметов.
Количество музейных предметов основного и научно-вспомогательных фондов Периодичность проведения циклов сверки наличия В том числе период проведения сверки наличия до 10 тысяч 5 лет 3 года от 10 тысяч до 30 тысяч 7 лет 5 лет от 30 тысяч до 100 тысяч 10 лет 7 лет от 100 тысяч до 4 00 тысяч 12 лет 10 лет от 4 00 тысяч до 800 тысяч 15 лет 12 лет от 800 тысяч до 1,5 миллион а 15 лет 15 лет свыше 1,5 миллиона 20 лет 20 лет
УЧРЕДИТЕЛЬ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ПРОЕКТ ПЛАНА-ГРАФИКА 4 информирование 2 согласование 4 информирование 3 ПЛАН-ГРАФИК 1 на согласование МУЗЕЙ
Утверждает план-график проведения сверки наличия. Устанавливает дату, на которую проводится сверка наличия всего музейного собрания. На проведение сверки наличия каждой коллекции издается отдельный приказ, утверждающий состав комиссии, которая будет проводить сверку наличия.
Системы Документы Книга поступлений основного фонда Инвентарная книга фондовой коллекции Книга специального учёта (при наличии предметов из драгоценных металлов и камней) Акты приёма предметов на постоянное хранение Акты приёма-передачи на ответственное хранение Акты временной выдачи предметов Акты выдачи на постоянное хранение, документы об исключении из музейного фонда РФ Автоматизированная музейная система Реестр Музейного фонда Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации
Системы Документы Книга поступлений научно-вспомогательного фонда Акты приёма предметов на постоянное хранение Акты приёма-передачи на ответственное хранение Акты временной выдачи предметов Автоматизированная музейная система
Музейный предмет Документы первичного государственного учёта Учётные документы АМС Наличие Неучтённые музейные предметы Предметы, не переданные на ответственное хранение Несоответствия (ошибки) в описаниях музейных предметов, в том числе сохранности Способ и источник поступления, форма собственности Ошибки в подсчёте Дважды (и более раз) записанные музейные предметы в документах первичного государственного учёта Пропущенные и дублетные учётные номера Фондовая и коллекционная принадлежность
Записи в Книге поступалений Реестр Музейного фонда Российской Федерации Госкаталога (далее – Реестр) Количество незарегистрированных в Реестре Музейных предметов Суммарные записи в Реестре, нуждающиеся в корректировке Записи, нуждающиеся в заполнении обязательных и рекомендованных полей Несоответствия (ошибки) в сведениях о предметах в книге поступления основного фонда и сведениях в реестре Музейного фонда Госкаталога Дважды (и более раз) зарегистрированные предметы в реестре Ошибочно зарегистрированные повторные записи музейных предметов Другие ошибки
Музей Министерство культуры Российской Федерации Акт сверки наличия коллекции с приложениями Протокол ЭФЗК Сводный акт основного фонда Письмо-согласование результатов сверки наличия: - Исключение дважды записанных музейных предметов; - Уменьшение количества учётных номеров музейных предметов; - Исключение ошибочных записей; - Рекомендации. Приказ об исключении из Музейного фонда Российской Федерации
Гост Р 7.0.97.2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Вступил в силу с 01.07.2017
Спасибо за внимание!
