Управление культуры муниципального образования Муниципального автономное учреждение культуры «Центр культурного развития «Строитель» Заведующий отделом досуговой и проектной деятельности Медведева Ирина Владимировна г. Губкин, 2019 год
Утверждаю Заказчик Е.А. Пикалова - директор МАУК «ЦКР «Строитель» __________________ (подпись) Подготовлено Руководитель проекта И.В. Медведева -заведующий отделом досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель» __________________ (подпись) Общие данные: Заказчик: Пикалова Елена Александровна, директор МАУК «ЦКР «Строитель» Процесс : Представление государственной услуги «Предоставление информации о проведении ярмарок, выставок народного творчества, ремёсел в МАУК «ЦКР «Строитель». Границы процесса: От момента актуализации плана проведения мероприятий на будущий месяц до распечатки афиши мероприятий и ее размещения на информационном стенде. Руководитель проекта: Медведева Ирина Владимировна, заведующий отделом досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель». Команда проекта: Кононыхин А.И., Тукачева А.Л., Шестакова А.Н.,Лончаков А.Ю., Конарева Э.П. Обоснование: Выбранный процесс носит циклический (ежемесячный) характер; Отсутствует система единого постинга в 4 аккаунта учреждения в социальных сетях; Прямая вовлеченность в процесс 3 сотрудников учреждения; Высокий риск (30%) несвоевременного получения актуальной информации о планируемых мероприятиях в будущем месяце; Высокий процент (30-40%) возврата материала на доработку; Большой объем обрабатываемой информации. В месяц на каждой из 6 информационных платформ (сайт, социальные сети, информационные стенды) размещается 15-20 новостных статей. Цели и эффекты: Цели: Сроки реализации мероприятий проекта: 1. Старт проекта 19.08.2019; 2. Анализ текущей ситуации (10.06.2019-05.07.2019): - разработка текущей карты процесса (10.06.2019-14.06.2019); - поиск и выявление проблем (17.06.2019-21.06.2019); - разработка целевой карты процесса (24.06.2019-28.06.2019); - разработка «дорожной карты» реализации проекта (01.07.2019-05.07.2019). 3. Защита карточки проекта 22.07.2019 4. Внедрение улучшений (19.08.2019-20.11.2019); 5. Закрытие проекта (20.11.2019) Формулировка цели, ед. изм. Текущий показатель Целевой показатель Сокращение времени протекания процесса, мин. 835 – 1147 580 – 800 Сокращение количества работ 19 16 Эффекты : 1. Снижение трудозатрат на 4,2-5,8 чел./час.; 2. Снижение риска несвоевременного получения актуальной информации о планируемых мероприятиях в будущем месяце до 5-10%; 3. Рост качества оказания культурно-досуговых услуг, предоставляемых в МАУК «ЦКР «Строитель» 4. Повышение уровня удовлетворённости населения качеством проводимых мероприятий на 2,5-3%; Карточка проекта 2
ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ПРОЦЕССА: Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») 3 6 информационных платформ Циклический ежемесячный характер процесса 30 % риск несвоевременного получения информации Нет системы единого постинга в 4 -х соцсетях Прямая вовлеченность 3 сотрудников 15-20 новостей в месяц на каждой информационной платформе До 40% материала возвращается на доработку
Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») КАРТА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ 4 8 1 1 1 2 2 3 3 4 5 7 8 8 8
Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») КАРТА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ 5 1 2 6 6 6 6 8 8 8 8 8 8
Федеральный уровень Региональный уровень Управления культуры Белгородской области Уровень учреждения Проблемы, решаемые на уровне учреждения 6 1. Низкое качество внутриорганизационных коммуникаций в рамках процесса; 2. Низкое качество направляемой информации, на доработку возвращается 30-40% материалов; 3. Длительный процесс согласования итогового материала (55-82 мин. без учета возвратов на доработку); 4. Долгий процесс подбора иллюстративного материала (120-140 мин.); 5. Долгий процесс верстки макета афиши планируемых мероприятий (240-300 мин.); 6. Дублирование операций по постингу информационных материалов в 4 аккаунтах учреждения в социальных сетях; 7. Высокий риск (30%) несвоевременного получения готового сценария от специалистов, которые могут быть задействованы в культурно-досуговых мероприятиях, в т.ч., выездных, быть в командировке; 8. Высокая загрузка специалистов внеплановой и срочной работой, не связанной с подготовкой сценариев (до 40% рабочего времени). Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») ПИРАМИДА ПРОБЛЕМ
7 Вклад в достижение цели Низкое качество внутриорганизационных коммуникаций в рамках процесса 1. Разработка СОП по подготовке и размещению информации по планируемым мероприятиям Проблема 10-15 мин. Решение Первопричина 1. Приверженность организации традиционным формам взаимодействия между сотрудниками Низкое качество направляемой информации, на доработку возвращается 30-40% материалов 1. Организация и проведение обучения для 3 специалистов 1. Отсутствие у специалистов базовых компетенций в вопросе подготовки новостного материала Длительный процесс согласования итогового материала (55-82 мин. без учета возвратов на доработку) 1. Разработка чек-листа приемки информационных материалов 1. Отсутствие чек-листа по приемке информационных материалов 10-20 мин. 20-40 мин. Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»)
8 Долгий процесс подбора иллюстративного материала (120-140 мин.) Долгий процесс верстки макета афиши планируемых мероприятий (240-300 мин.) 1. Создание 4 шаблонов афиш на текущий и в дальнейшем на каждый следующий календарный год 1. Отсутствие пула макетов афиш по сезонам года Дублирование операций по постингу информационных материалов в 4 аккаунтах учреждения в социальных сетях 1. Оформление личного кабинета на портале PRO. Культура.рф 1. Отсутствие системы единого постинга в аккаунты учреждения в социальных сетях 1. Создание локального электронного фотобанка 1. Отсутствие единой базы фотографий по мероприятиям, проводимым учреждением Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») Проблема Решение Первопричина Вклад в достижение цели Анализ проблем процесса представления муниципальной услуги 40-50 мин. 80-90 мин. 80-112 мин.
9 Высокий риск (30%) несвоевременного получения требуемой информации от компетентных специалистов, которые могут быть задействованы в культурно-досуговых мероприятиях, в т.ч., выездных, быть в командировке Высокая загрузка специалистов внеплановой и срочной работой, не связанной с представлением муниципальной услуги (до 40% рабочего времени) 1. Регламентация процесса по подготовке и размещению информации по планируемым мероприятиям 1. Отсутствие критериев по распределению нагрузки между специалистами 1. Разработка единых методических рекомендаций по подготовке и размещению информации по планируемым мероприятиям 1. Отсутствие взаимозаменяемости специалистов 15-20 мин. Введение в предметную область (описание ситуации «как есть») Проблема Решение Первопричина Вклад в достижение цели Снижение рисков по нарушению сроков представления муниципальной услуги на 20% Анализ проблем процесса представления муниципальной услуги
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ (ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК БУДЕТ») Карта целевого состояния 10 7 3 3
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ (ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК БУДЕТ») Карта целевого состояния 11 3
12 Цель проекта: К 1 ноября 2019 года сократить время протекания процесса представления муниципальной услуги «Предоставление информации о проведении ярмарок, выставок народного творчества, ремёсел в МАУК «ЦКР «Строитель»» не менее чем на 30,3% Способ достижения цели: Оптимизация процесса представления муниципальной услуги «Предоставление информации о проведении ярмарок, выставок народного творчества, ремёсел в МАУК «ЦКР «Строитель» Результат проекта: Результат: Базовое значение Плановое значение (2019 год) Время протекания процесса представления муниципальной услуги «Предоставление информации о проведении ярмарок, выставок народного творчества, ремёсел в МАУК «ЦКР «Строитель» не превышает 580 – 800 минут 835 – 1147 мин. 580 – 800 мин. Требования к результату проекта: Требования к результату Базовое значение Плановое значение (2019 год) 3 специалиста прошли обучение по подготовке новостных релизов мероприятий 0 3 Создан аккаунт учреждения на портале PRO. Культура.рф 0 1 Разработана СОП представления муниципальной услуги 0 1 Разработаны методические рекомендации для специалистов 0 1 Разработаны чек-листы приемки информационных материалов и макетов афиш 0 1 Создан локальный электронный фотобанк 0 1 Созданы шаблоны афиш (посезонно) 0 1 Внесены изменения в регламент представления муниципальной услуги 0 1 Пользователи результатом: Посетители мероприятий, проводимых в МАУК «ЦКР «Строитель», с пециалисты МАУК «ЦКР «Строитель»
№ Наименование Длитель - ность, дн. Начало Окончание 2019 год 04 05 06 07 08 09 10 11 12 1. Создание аккаунта учреждения на портале PRO.Культура.рф 1 01.08.2019 01.08.2019 2. Разработка СОП представления муниципальной услуги 15 02.08.2019 16.08.2019 3. Разработка методических рекомендаций по подготовке новостных релизов мероприятий 19 19.08.2019 06.09.2019 4. Разработка чек-листов приемки информационных материалов и макетов афиш 12 08.09.2019 20.09.2019 5. Создание и наполнение локального электронного фотобанка 19 23.09.2019 11.10.2019 6. Подбор и подготовка обучающих материалов по подготовке новостных релизов мероприятий 12 23.09.2019 04.10.2019 7. Проведение внутрикорпоративного обучения для 3 специалистов учреждения 5 07.10.2019 11.10.2019 8. Создание шаблонов афиш (посезонно) 5 14.10.2019 18.10.2019 9. Внесение изменений в регламент представления муниципальной услуги 11 21.10.2019 31.10.2019 10. Проведение производственного анализа процесса 1 01.11.2019 01.11.2019 Итого 93 01.08.2019 01.11.2019 13
УЧАСТИЕ ОРГАНОВ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ В РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА 14
№ ФИО Должность и основное место работы Выполняемые в проекте работы 1. Горбатовский Александр Николаевич Начальник управления культуры администрации Губкинского городского округа Куратор проекта 2. Медведева Ирина Владимировна Заведующий отделом досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель» Руководитель проекта, ответственный за внесение изменений в регламент представления муниципальной услуги, проведение производственного анализа процесса 3. Кононыхин Александр Иванович Заведующий отделом обеспечения творческой и информационной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель» Администратор проекта, ответственный за создание аккаунта учреждения на портале PRO.Культура.рф, разработку СОП представления муниципальной услуги 4. Тукачева Анастасия Леонидовна Методист отдела досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель» Оператор мониторинга проекта 5. Лончаков Александр Юрьевич Техник «образцового самодеятельного коллектива» творческого объединения «Студия детского и авторского кино « Синематоша » Член рабочей группы, ответственная за разработку методических рекомендаций по подготовке новостных релизов мероприятий, создание и наполнение локального электронного фотобанка 6. Конарева Эллина Павловна Менеджер по проектной деятельности и связям с общественностью отдела досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель» Член рабочей группы, ответственный за разработку чек-листов приемки информационных материалов и макетов афиш, создание шаблонов афиш (посезонно) 7. Шестакова Александра Николаевна Ведущий специалист отдела досуговой и проектной деятельности МАУК «ЦКР «Строитель Член рабочей группы, ответственный за подбор и подготовку обучающих материалов по подготовке новостных релизов мероприятий, проведение внутрикорпоративного обучения для 3 специалистов учреждения 15 КОМАНДА ПРОЕКТА
Руководитель проекта: Медведева Ирина Владимировна тел.: 8 (904) 5396241 e-mail : irinamedvedeva@gmail.com Администратор проекта : Кононыхин Александр Иванович тел.: 8 (952) 4346977 e-mail : rabdk@yandex.ru 16 КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ
