Подготовила: ученица 9 класса Пустовитова Е.А.
Электронная таблица — самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры.
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина ( Dan Bricklin ) в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон ( Bob Frankston ), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc. VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc. В скоро появившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc ) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы. Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц — появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией — производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам. Следующий шаг — появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой. Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров. Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.
Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. ЭТ - это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, организованных в двумерные таблицы. Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор. Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Рабочее поле — пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк. Строки, столбцы, ячейки и их адреса Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк — это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов — это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т. д. Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Рабочий лист в Excel состоит из 256 столбцов и 16 384 строк. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Ячейка — область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4). Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки. Ссылка — способ (формат) указания адреса ячейки. Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.
В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Блок ячеек — группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей ). Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ — двоеточие <:> или две точки подряд <..>. Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена. Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.
Основные объекты обработки информации — электронные таблицы — размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым "многооконный режим" работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными ). Рабочая книгапредставляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Рабочий лист – это одна электронная таблица в книге. Каждый файл Excel является рабочей книгой. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, ярлыки которых находятся слева от горизонтальной полосы прокрутки. Листы именуются Лист1, Лист2 и т.д. Их можно переименовывать, менять порядок их расположения, удалять, добавлять с помощью мыши или с помощью команд меню (Формат-Лист-Переименовать, Вставка-Лист, Правка-Удалить лист, Правка-Переместить лист и т.д.) Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Заметим, что термин "рабочая книга" не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).
Для облегчения перемещения внутри рабочей книги и просмотра ее содержимого в Excel предусмотрено несколько удобных и простых в использовании инструментов, которые находятся в левой нижней части окна рабочей книги и представляют собой ярлычки листов и кнопки прокрутки вкладок. Ярлычки листов активизируют соответствующие им листы, кнопки прокрутки вкладок помогают перемещаться между ярлычками рабочих листов, не активизируя их. Для того чтобы работать с ячейкой внутри рабочего листа, ее нужно выделить. После этого она становится активной, а ее ссылочный адрес отображается в поле имени ячейки. С помощью клавиш CTRL, SHIFT можно выделять соответственно группы несмежных и смежных ячеек. Для выделения столбца нужно щелкнуть на заголовке столбца, для выделения строки - на заголовке строки. Для выделения рабочего листа - на кнопке Выделить все в левом верхнем углу рабочего листа. Для ускоренного перемещения к определенной ячейке нужно ввести ее адрес в поле имени ячейки и нажать Enter или меню Правка-Перейти. Для перехода в начало рабочего листа CTRL+HOME. Во время просмотра электронной таблицы с помощью полос прокрутки возникает необходимость вернуться к активной ячейке: CTRL+Backspase.
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты. • Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда — кавычки или пробел. • Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним. Пример Числовые данные : 100 -135 123.32. 435 • Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, — результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек. Пример: Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + ( С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5. • Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции. Пример: Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8, в следующем виде : @AVG (В4.. В6, В8 ). • Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат : — ДЦ-МММ-ГГ (04-Янв-95 ); — МММ-ДЦ-ГГ (Янв-04-95 ); — ДД-МММ (04-Янв ); — МММ-ГГ (Янв-95 ). Внимание: Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима: • если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом ); • если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т. п.; • ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @ ; • если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.
Форматирование данных — выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке. По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности. Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной. Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции. Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.
Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия. Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций. Пример SUM (Список) — статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений. SUM(B5..E5) SUM(A3..E3, 230 ) AVERAGE (Список) — статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин. AVERAGE(5, 20, 10, 5) AVERAGE(B10..B13,B17 ) МАХ(Список) — статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке. МАХ(ВЗ..В8,АЗ..Аб ) IF(Условие, Истинно, Ложно) — логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргумента "Истинно". Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента "Ложно ". IF(B4<100,100, 200 ) — если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки В4 больше или равно 100), функции присваивается значение 200.
Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана — в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить используемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки. Внимание! Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки (колонки), ячейка заполняется звездочками или решеткой, сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных. Формулы Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Формуланачинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций. При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций. Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы. В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий : + сложение, - вычитание, * умножение, / деление, ^ возведение в степень. Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательность выполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление и только после этого — вычитание и сложение. Если вы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми. Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифметической формулы является число. Логические формулы могут содержать указанные операторы сравнения, а также специальные логические операторы : #NOT# — логическое отрицание "НЕ ", #AND# — логическое "И ", #OR# — логическое "ИЛИ ". Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным — 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки "Истинно" (1) или "Ложно" (0 ). По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных. Формулы могут включать функции.
Функции Под функцией понимают зависимость одной переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2,..., хп ). Причем каждому набору значений переменных х1 х2,..., х„ будет соответствовать единственное значение определенного типа зависимой переменной у. Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций : математические ; статистические ; текстовые ; логические ; финансовые ; функции даты и времени и др. Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п. Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п. Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последова тельностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.
