Құжат – латын тілінде, куәлік «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар. 1. Қандай да бір фактімен не бір нәрсеге деген құқықты ( мысалы жол жүруге деген ) растайтын іс қағазы 2. Жеке басты ресми түрде куәлендыратын құжат (төлқұжат ) 3. Бір нәрсе туралы жазбаша куәлік ( мысалы ескі грамоталар ) Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдайтын ақпараттық үрдіс. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнекілігімен және қолайлығымен айқындалады. Құжат қандай болу керек ? Толық орынды, анық,ықшам, көрнекілікті,қолайлы, түсінікті. Кәсіпорынның не ұжымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа ие мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылады. Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
жазба, графикалық, акустикалық, фото, кино, бейнеқұжаттар болып бөлінеді.
ұйымдық- үкімдік, қаржы - есеп, жабдықтау- өткізу.
ережелер,бұйрықтар, хаттамалар, өтініш
үлгілік, жекелік, қалыпты.
Ішкі және сыртқы . Кіріс және шығыс құжаттары
Жедел – срочные, жедел емес – не срочные
Қызметтік және ресми - жекелік
қарапайым, күнделікті қызметте қоладану үшін, құпия
шын және жалған
түпнұсқа ( бірінші данасы ) және көшірме.
10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын.
Жоспарлы – плановая Есептік – сандық – отчетно – статическая Алғашқы есептеу – первичная учетная Қаржылық және бухгалтерлік-есептік финансовая и бухгалтерско - отчетная Ақшалай есеп айыру –расчетно-денежная Ұйымдық - өкімдік – организационно- распорядительная Баға белгілеу бойынша – по ценообразованию
Материялдық- техникалық жабдықтау – по материально- техническому снабжению и сбыту Сауда бойынша – по торговле Сыртқы сауда бойынша – по внешней торговле Құрылыс жобасы – проектная для строительства Өнертепқыштық және жаңалықтар ашу бойынша – по изобретениям и открытиям Әлеуметтік қамсыздандыру бойынша – по социальноиу обеспечению Еңбек және әлеуметтік ережелер бойынша – по труду и социальным вопросам Транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша – по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла Халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша - по бытовому обслуживанию населения.
