Тимофеев Константин Николаевич д оц., к.т.н. 201 5
Области знаний по управлению проектами Тема 4 Управление интеграцией проекта Тема 5 Управление содержанием проекта Тема 6 Управление сроками проекта Тема 7 Управление стоимостью проекта Тема 8 Управление качеством проекта Тема 9 Управление человеческими ресурсами проекта Тема 10 Управление коммуникациями проекта Тема 11 Управление рисками проекта Тема 12 Управление поставками проекта
Коммуникац ия от лат. communicatio — сообщение, передача. Коммуникац ии (от лат. communico — делаю общим) — линии обеспечения того или иного объекта, по которым осуществляется обмен как материальным, так и информационным обеспечением. Информация (от лат. informatio — «разъяснение, изложение, осведомлённость») — сведения о чём-либо, независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения информации как научного термина.
Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения : планирования, сбора и / или создания, распространения, хранения, получения, управления, контроля, мониторинга и архивирования/утилизации проектной информации. Руководители проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними (на всех уровнях организации) или внешними по отношению к организации.
Коммуникационные действия, связанные с этими процессами часто имеют множество потенциальных аспектов, которые необходимо учитывать, включая, среди прочего : • внутренние (в рамках проекта) и внешние (с заказчиком, поставщиками, другими проектами, организациями и т.п.); • формальные (отчеты, протоколы, брифинги) и неформальные ( сообщения электронной почты, заметки, текущие обсуждения); • вертикальные (с вышестоящими и нижестоящими сотрудниками организации ) и горизонтальные (с равными по статусу); • официальные (информационные бюллетени, годовые отчеты) и неофициальные ( не документируемые коммуникации); • письменные и устные, вербальные (интонации голоса) и невербальные (мимика и жесты).
10.1 Планирование управления коммуникациями — процесс разработки соответствующего подхода и плана для коммуникаций проекта на основе потребностей и требований заинтересованных сторон в информации, а также имеющихся активов организации. 10.2 Управление коммуникациями — процесс создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, архивирования/утилизации информации проекта в соответствии с планом управления коммуникациями. 10.3 Контроль коммуникаций — процесс мониторинга и контроля коммуникаций в ходе всего жизненного цикла проекта для обеспечения удовлетворения потребностей заинтересованных сторон проекта в информации.
Планирование управления коммуникациями — процесс разработки соответствующего подхода и плана для коммуникаций проекта на основе потребностей и требований заинтересованных сторон в информации, а также имеющихся активов организации. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он определяет и документирует подход для обеспечения наиболее эффективных и результативных коммуникаций с заинтересованными сторонами.
В большинстве проектов планирование коммуникаций осуществляется на самых ранних стадиях проекта, например во время разработки плана управления проектом. Это позволяет выделить на действия по коммуникациям соответствующие ресурсы, такие как время и бюджет. Результативные коммуникации означают, что информация предоставляется в правильном формате, в соответствующее время, соответствующей аудитории и оказывает требуемое влияние. Способы распространения информации в проектах могут значительно различаться.
При планировании коммуникаций необходимо учитывать: • кому необходима какая информация и кто имеет разрешение на доступ к этой информации ; • когда им необходима данная информация ; • где должна храниться данная информация ; • в каком формате должна храниться данная информация ; • каким образом может быть извлечена данная информация ; • следует ли учитывать часовой пояс, языковые барьеры и межкультурные различия.
1. План управления проектом предоставляет информацию о том, как будет исполняться проект, как будет проводиться его мониторинг, контроль и закрытие. 2. Реестр заинтересованных сторон предоставляет информацию, необходимую для планирования коммуникации с заинтересованными сторонами проекта. 3. Факторы среды предприятия Процесс планирования коммуникаций тесно связан с факторами среды предприятия, так как структура организации серьезно влияет на требования к коммуникациям проекта. 4. Активы процессов организации используются как входы для процесса планирования управления коммуникациями. Из них извлеченные уроки и историческая информация представляют особую важность, поскольку позволяют ознакомиться как с решениями, принимавшимися относительно проблем коммуникаций, так и с результатами таких решений в предыдущих подобных проектах.
1. Анализ требований к коммуникациям При анализе требований к коммуникациям определяются потребности заинтересованных сторон проекта в информации. Ресурсы проекта должны расходоваться на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или только в том случае, когда недостаток информации может привести к неудаче. Руководитель проекта должен также учитывать количество потенциальных каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности коммуникаций проекта. Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1 )/2, где n = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45.
Источники информации, обычно используемые для выявления и определения требований к коммуникациям проекта, включают в себя среди прочего : • организационные диаграммы; • отношения ответственности между организацией проекта и заинтересованными сторонами; • области знаний, подразделения и специальности, вовлеченные в проект; • количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения; • внутренние потребности в информации (например, при коммуникациях в рамках организации); • внешние потребности в информации (например, при коммуникациях со СМИ, общественностью или подрядчиками ); • информация о заинтересованных сторонах и требованиях к коммуникациям из реестра заинтересованных сторон.
2. Коммуникационные технологии Факторы, которые могут оказывать влияние на выбор коммуникационных технологий, включают в себя : • Срочность получения информации. Необходимо учитывать срочность, частоту и формат предаваемой информации, так как они могут различаться в разных проектах, а также на разных стадиях одного проекта. • Доступность технологии. Необходимо удостовериться в том, что технология, которая требуется для обеспечения коммуникации, является совместимой и доступной для всех заинтересованных сторон на протяжении всего проекта. • Простота использования. Необходимо удостовериться в том, что выбранные коммуникационные технологии подходят участникам проекта и что при необходимости запланированы соответствующие обучающие мероприятия. • Среда проекта. Необходимо определить, будет ли команда встречаться и действовать очно или виртуально; будут ли члены команды находиться в одном или нескольких часовых поясах; будут ли они для коммуникаций использовать несколько языков и т.д. • Секретность и конфиденциальность информации. Т ребуется ли принять дополнительные меры для защиты информации. Также необходимо учесть наиболее подходящий способ передачи такой информации.
3. Коммуникационные модели могут различаться в разных проектах, а также на разных стадиях одного и того же проекта. Базовая коммуникационная модель (рис.) состоит из двух сторон, обозначенных как отправитель и получатель. Среда передачи информации — это технологическая среда, включающая средство связи, в то время как помехи — это любое непредусмотренное воздействие или барьеры, которые могут помешать передачи сообщения. Базовая коммуникационная модель имеет следующую последовательность шагов: • Кодирование. • Передача сообщения. Передаче сообщения могут помешать различные факторы (например, расстояние, незнакомая технология, недостаточная инфраструктура, культурные различия и недостаток дополнительной информации). Эти факторы в совокупности называются шумом. • Декодирование. • Подтверждение. После получения сообщения получатель может послать сигнал (подтверждение) о получении сообщения, но это не обязательно означает согласие с сообщением или понимание сообщения. • Обратная связь/ответ. Когда полученное сообщение декодировано и понято, получатель преобразует (кодирует ) мысли и идеи в сообщение и передает данное сообщение оригинальному отправителю.
Рис. Базовая коммуникационная модель
4. Методы коммуникаций Для распространения информации между заинтересованными сторонами проекта используется несколько методов коммуникации. Данные методы могут быть разделены на следующие группы : • Интерактивные коммуникации. Между двумя или более сторонами, осуществляющими многосторонний обмен информацией. Данный метод является наиболее эффективным для обеспечения общего понимания определенных вопросов всеми участниками; он включает в себя совещания, телефонные переговоры, мгновенные сообщения, видеоконференции и т. д. • Коммуникации методом информирования без запроса. Данный метод обеспечивает распространение информации, но не гарантирует того, что она будет фактически получена или понята предполагаемой аудиторией. К коммуникациям методом информирования без запроса относятся письма, заметки, отчеты, сообщения электронной почты, факсы, сообщения голосовой почты, блоги, пресс-релизы и т. д. • Коммуникации методом информирования по запросу. Используются для очень больших объемов информации или для очень больших аудиторий и требуют, чтобы получатели обращались к передаваемому содержанию по своему собственному желанию. Такие методы включают в себя сайты, электронное обучение, базы извлеченных уроков, хранилища знаний и т. д.
План управления коммуникациями — компонент плана управления проектом, описывающий, как будет происходить планирование, структурирование, мониторинг и контроль коммуникации по проекту. План содержит следующую информацию: • требования заинтересованных сторон к коммуникациям; • сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и уровень детализации; • сроки и периодичность распространения требуемой информации и получения и подтверждения или ответа, если применимо ; • лицо, отвечающее за передачу информации и лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации; • лицо или группы лиц, которые будут получать информацию; • методы или технологии, используемые для передачи информации (такие как заметки, сообщения электронной почты и/или пресс-релизы); • ресурсы, выделенные на коммуникационные действия, включая время и бюджет; и т. д.
Управление коммуникациями — процесс создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, архивирования/утилизации проектной информации в соответствии с планом управления коммуникациями. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта.
Данный процесс не ограничивается распространением соответствующей информации, а стремится обеспечить то, чтобы передаваемая заинтересованным сторонам проекта информация была надлежащим образом сформирована, а также получена и понята.
Методы и аспекты эффективного управления коммуникациями включают : • Модели «отправитель-получатель». Внедрение циклов обратной связи с целью обеспечения благоприятных возможностей для взаимодействия/участия и устранения барьеров коммуникаций. • Выбор средств связи. Зависящий от ситуации выбор того, когда лучше общаться устно, а когда письменно, когда лучше подготовить неформальные заметки, а когда формальный отчет, а также когда лучше поговорить лично, а когда написать по электронной почте. • Стиль написания. Применение действительного либо страдательного залога, структура предложения, подбор слов. • Методы управления совещаниями. Подготовка повестки и работа с конфликтами. • Методы презентаций. Осведомленность о воздействии языка тела и разработка визуальных средств. • Методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий. • Методы слушания. Активное слушание (подтверждение, уточнение и проверка понимания) и устранение барьеров, которые могут исказить понимание.
План управления коммуникациями. Описан ранее в разделе 10.рассматривает способы планирования, структурирования, мониторинга и контроля коммуникаций по проекту. 2. Отчеты об исполнении работ — это информация об исполнении и статусе проекта, которая может быть использована с целью содействия обсуждению и создания коммуникаций. 3. Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс управления коммуникациями, включают в себя среди прочего: • организационную культуру и структуру, • правительственные или отраслевые стандарты и нормативные акты, • информационную систему управления проектами. 4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления коммуникациями, включают в себя среди прочего : • политики, процедуры и руководящие указания относительно управления коммуникациями; • шаблоны; • историческую информацию и извлеченные уроки.
Коммуникационные модели, Коммуникационные модели, Методы коммуникаций – рассмотрены ранее в разделе 10.1 4. Системы управления информацией Информация проекта может управляться и распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая: • управление документацией на бумажном носителе : письмами, заметками, отчетами и пресс-релизами; • управление электронными коммуникациями : электронная почта, факс, голосовая почта, телефон, видео- и веб- конференции, веб-сайты и веб-публикации; • электронные инструменты управления проектами : веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки совещаний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой.
5. Отчетность об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о статусе, измерения исполнения и прогнозы. Это периодический сбор фактических данных и их сопоставление с базовым планом для оценки прогресса проекта и его исполнения, передачи данной информации, а также прогнозирования результатов проекта. Отчеты об исполнении должны предоставлять информацию на соответствующем для каждой аудитории уровне. Д етально проработанные отчеты могут включать в себя : • анализ исполнения в прошлом; • анализ прогнозов в отношении проекта (включая сроки и стоимость); • текущий статус рисков и проблем; • работу, выполненную за период; • работу, которая должна быть выполнена на следующем этапе; • сводную информацию по одобренным за период изменениям; • другую значимую информацию, которая рассматривается и обсуждается.
1. Коммуникации проекта Процесс управления коммуникациями включает операции, необходимые для создания, распространения, получения, подтверждения и понимания информации. Коммуникации проекта могут включать среди прочего: отчеты об исполнении, статус поставляемых результатов, ход выполнения расписания и понесенные затраты. 2. Обновления плана управления проектом План управления проектом предоставляет информацию по базовым планам проекта, управлению коммуникациями и управлению заинтересованными сторонами. 4. Обновления активов процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего : • Извещения заинтересованных сторон. • Отчеты по проекту. • Записи проекта. Записи проекта могут включать в себя корреспонденцию, заметки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. • Документация по извлеченным урокам.
Контроль коммуникаций — п роцесс мониторинга и контроля коммуникаций в ходе всего жизненного цикла проекта для обеспечения удовлетворения потребностей заинтересованных сторон проекта в информации. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении оптимального обмена информацией среди всех участников коммуникаций в любой момент времени.
1. План управления проектом описывает, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг, контроль и закрытие. Он предоставляет ценную информацию для процесса контроля коммуникациями, которая включает в себя среди прочего : • требования заинтересованных сторон к коммуникациям; • причину распространения информации; • сроки и периодичность распространения требуемой информации; • лицо или группу, ответственных за передачу информации; • лицо или группу, получающих информацию. 2. Коммуникации проекта Процесс контроля коммуникаций включает операции, необходимые для мониторинга, использования и предоставления информации и коммуникаций заинтересованным сторонам. Коммуникации проекта могу включать в себя, среди прочего: • статус поставляемых результатов, • ход выполнения расписания, • понесенные затраты.
3. Журнал проблем используется для документирования и мониторинга решения проблем. Он может использоваться для облегчения коммуникаций и обеспечения общего понимания проблем. Письменный журнал документирует и помогает отслеживать, кто отвечает за решение конкретных проблем к плановому сроку. 4. Данные об исполнении работ могут включать в себя сведения о фактически осуществленных коммуникациях, обратную связь о коммуникациях, результаты опросов по оценке результативности коммуникаций или другие необработанные наблюдения, выявленные во время операций по коммуникации. 5. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля коммуникаций, включают в себя среди прочего: • шаблоны отчетов; • политики, стандарты и процедуры, которые определяют коммуникации; • доступные конкретные коммуникационные технологии; • допустимые среды передачи данных; • политики сохранения записей; • требования безопасности.
Система управления информацией предоставляет руководителю проекта набор стандартных инструментов для сбора, хранения и распространения среди заинтересованных сторон информации о стоимости, ходе выполнения расписания и исполнении проекта. Некоторые пакеты программного обеспечения позволяют руководителю проекта объединять отчеты из нескольких систем и облегчают распространение отчетов среди заинтересованных сторон проекта. Примеры форматов распространения могут включать в себя : отчеты в форме таблиц, анализ с помощью электронных таблиц, а также презентации. Графические возможности пакетов программного обеспечения могут быть использованы для создания визуальных представлений информации об исполнении проекта.
2. Экспертная оценка может быть необходима в отношении технических и/или управленческих подробностей и может проводиться лицом или группой лиц, которые обладают специальными знаниями и подготовкой, такими как : • другие подразделения в рамках организации; • консультанты; • заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры; • профессиональные и технические ассоциации; • отраслевые объединения; • эксперты по предметной области; • офис управления проектами ( PMO ). Затем руководитель проекта совместно с командой проекта определяет действия, необходимые для передачи надлежащего сообщения надлежащей аудитории в надлежащее время. 3. Совещания Процесс контроля коммуникаций требует обсуждения и диалога с командой проекта с целью определения наиболее оптимального способа обновления и передачи информации об исполнении проекта. Совещания проекта также включают обсуждения и диалоги с поставщиками, исполнителями и другими заинтересованными сторонами проекта.
1.Информация об исполнении работ 2. Запросы на изменение Описаны в разделе 4. Процесс контроля коммуникаций зачастую требует внесения поправок, действий или вмешательства. Поэтому в качестве выхода процесса создаются запросы на изменение. Такие запросы на изменение обрабатываются в ходе процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.5) и могут иметь результатом : • проведение новых или пересмотр старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски; • внесение поправок в план управления проектом или в другие документы проекта; • предоставление рекомендаций в отношении корректирующих воздействий, которые могут привести ожидаемое будущее исполнение проекта в соответствие с планом управления проектом; • предоставление рекомендаций в отношении предупреждающих действий, которые могут уменьшить вероятность негативного исполнения проекта в будущем.
3. Обновления плана управления проектом Процесс контроля коммуникаций может стать причиной обновлений плана управления коммуникациями, а также других элементов плана управления проектом (например, плана управления заинтересованными сторонами или плана управления человеческими ресурсами ). 4. Обновления документов проекта В результате процесса контроля коммуникаций могут обновляться документы проекта. Эти обновления могут включать в себя среди прочего: • прогнозы, • отчеты об исполнении, • журнал проблем. 10.3.3.5 Обновления активов процессов организации Данная документация может стать частью исторической базы данных как для данного проекта, так и для исполняющей организации. Она может включать причины проблем, обоснование в пользу выбора того или иного корректирующего воздействия и другие типы уроков, извлеченных в ходе проекта.
Пример отчета об исполнении, представленном в виде таблицы
Пример отчета об исполнении
