___________ ___________ ___________ Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач делопроизводства ___________ ___________ ___________
- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации. Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.
- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; - информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; - организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Это изучение документов с использованием принципов и критериев их оценки (историзма, происхождения, содержания, внешних особенностей и т.д.) Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. Цель экспертизы: определить сроки хранения документов; подготовить к архивному хранению; отобрать документы для уничтожения. Главная цель - формирование Национального архивного фонда Беларуси
действует в организации постоянно; назначается приказом руководителя; состоит не менее чем из трех человек. Примерный состав ЭК : заместитель директора; ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров); зав.архивом (секретарь ЭК). Функции и права ЭК закреплены в нормативном документе - Положении об экспертной комиссии организации
рассмотрение номенклатуры дел организации; ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения и др. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по перечням документов с указанием сроков их хранения (перечень типовых документов и ведомственный перечень). ЭК - совещательный орган. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации.
Выделяются 3 группы документов : передаваемые в архив (срок хранения свыше 10 лет); необходимые для дальнейшего использования; подлежащие уничтожению. Составляются следующие учетные документы : опись дел постоянного хранения; опись дел по личному составу; опись дел временного хранения (свыше 10 лет); акт о выделении дел и документов к уничтожению
Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании делопроизводственного года Примеры сроков хранения: гарантийные письма - 3 года акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75 лет; личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника); документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) - постоянно и т.д.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года. На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.
архив структурного подразделения архив организации государственный архив
Этапы архивного хранения документов в организации Архив структурного подразделения Хранение 15 лет Документы текущего и последнего истекшего года Архив организации Уничтожение Дела временного хранения (сдача по номенклатуре) Хранение до истечения срока Хранение 2 года Государственный архив Дела постоянного хранения (сдача по описи)
Полное оформление - для дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет): оформление обложки; составление внутренней описи документов; переплет или подшивка; нумерация листов; составление заверительной надписи.
Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения (до 10 лет) : документы оставляют в делах в скоросшивателях; листы не нумеруются; описи на дела и заверительные надписи не составляются.
