Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Постоянно действующая ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4 - 5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива). Председателем постоянно действующей ЭК назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя).
Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино, фото, фоно, видео, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение. Машиночитаемая документация
В соответствии с Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей постоянно действующей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя
рассматривает проекты номенклатур дел организации и ее структурных подразделений; проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения; рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения ; Постоянно действующая экспертная комиссия учреждения осуществляет следующие функции: рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения; участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел; осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений; по документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, постоянно действующая ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.
Постоянно действующей ЭК учреждения представляется право: в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение; запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу; документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов; заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; приглашать на заседания постоянно действующей ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости работников государственных архивов; информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
