руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители ; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием. Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая: документирование и организацию работы с официальными документами
Это запись информации на различных носителях по установленным правилам Это создание документов, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности) Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин « документ » появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова « documentum » и означал «поучительный пример», « способ доказательства ». Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
текст рисунок графика фотография аудиозапись видеозапись Ааааааааа вввввввввв сссссссссс ддддддддд Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Носителем информации (в сфере информационных технологий) средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении) источником фактов (в науке) Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Общая функция любого документа — способность содержать информацию. Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную ( вторичную ) информацию. Любой документ полифункционален (многолик). Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
информационная (документирование, хранение и представление информации); управленческая (решение управленческих вопросов); коммуникативная (документы - средство обмена информацией); Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права, например, закон); организационная (например, должностная инструкция); научно-историческая (архивные документы). Основные функции документов Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий. Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
"Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова" Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:
По способу документирования : рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы; По происхождению : служебные, личные; По сложности : простые, сложные; По срочности : весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности : нескретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения : индивидуальные, типовые, трафаретные;
По юридической значимости : подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные экз. подлинника); По срокам хранения : временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;
рукописно-печатные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы. Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций; Гипертекстовые - включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для получения дополнительной информации); Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки); Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.); Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения; Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.
Акты; Анкеты; Ведомости; Протоколы; Инструкции; Отчеты; Приказы и т.д.
Различают деловые документы: по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности и т.д.
Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.
Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме и подписанный должностными лицами; Умноженные оригиналы – это оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником ; выписка - это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью; отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя. Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.
Документы Внутренние Внешние По характеру информационных связей
По направленности документопотока Документы Внутренние Исходящие Входящие
Организационные Распорядительные Информационно- справочные По личному составу Управляющие документы Например,
Постоянного (вечного) хранения; Долговременного хранения (более 10 лет); Временного хранения (до 10 лет).
Организация работы с документами Тема
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)
входящие (документы, поступившие из внешних организаций); исходящие (документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации); внутренние (документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.
единый порядок составления и оформления документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); умелое сочетание документного управления с бездокументным.
инструкция по делопроизводству предприятия образцы правильно оформленных документов (на ПК) номенклатура дел предприятия должностные инструкции работников техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами
методическое руководство со стороны служб делопроизводства информирование руководства о состоянии работы с документами назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены по почте; курьером; по факсу; как электронное сообщение.
Маршрут входящего документа Внешний мир Секретари, экспедиция Руководители Исполнители Входящий документ Экспедицион-ная обработка, регистрация входящих Рассмотрение, резолюция по исполнению Исполнение, контроль за исполнением, отчет руководителю Принятие решения по исполнению документа Снятие с контроля Архив
ФГБОУ ВПО «Московский Государственный Строительный Университет» Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Передача зарегистрированных документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям. Прием документов, проверка правильности адресования и приложений Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Передача (доклад) документов руководителю. Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дело. Регистрация Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения Постановка отметки о поступлении (входящего №) на документах
Секретари, экспедиция Руководители Исполнители Исходящий документ Регистрация, контроль за сроками исполнения Задание по подготовке документа Исполнение, подготовка документа Утверждение Снятие с контроля, регистрация исходящего документа, экспедицион-ная обработка Согласование Корреспонденты
Составление проекта исходящего документа Проверка правильности оформления проекта документа Согласование проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка исходящего номера на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копия) в дело
номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.
составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях): регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):
передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.
Секретари, экспедиция Руководители Исполнители Регистрация, контроль за сроками исполнения Задание по подготовке документа Исполнение, подготовка документа Утверждение Согласование Архив Работа с копией документа ФГБОУ ВПО «Московский Государственный Строительный Университет» Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
использовать возможности локальной сети предприятия ; заменять традиционные документ электронными, где это возможно.
Экономится бумага. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
Тема
Уставы Положения Инструкции
Устав – это правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Оформляется на стандартных листах бумаги.
Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом – министерством, комитетом); Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией); Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственниками имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой); Устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации.
Наименование организации; Наименование вида документа; Дату (это дата утверждения устава); Гриф утверждения; Отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); Место издания (город); Текст; Подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию: Общие положения. Цели, задачи, предмет деятельности. Правовой статус. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи). Финансово-материальная база (уставной капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). Учет и отчетность. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью. Права и обязанности участников. Порядок ликвидации и реогранизации.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция: разрабатывается руководителем структурного подразделения; визируется юрисконсультом и кадровой службой; утверждается руководителем или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Приказ Распоряжение Указание Решение
Это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы по основной деятельности (производственным вопросам). Приказы по личному составу (персоналу предприятия). Датой приказа является дата его подписания руководителем.
Образец приказа
Это правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений.
Образец сводного приказа по личному составу
Образец указания
Протоколы Акты Докладные и служебные записки Справки Письма и др.
Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Датой протокола является дата проведения собрания.
Образец полного протокола
Образец полного протокола
Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия Разновидности актов : акт приемки-передачи оборудования; акт обследования места происшествия; акт списания материальных ценностей; акт проверки; коммерческий акт и т.д.
Образец акта
Это документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Образец внутренней докладной записки
составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.
Образец внутренней объяснительной записки
Это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
Справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляются по запросам граждан. Справки по производственным вопросам, составляются по запросу руководства: - внешние составляются по запросу вышестоящей организации; - внутренние составляются по запросу руководства своей организации.
Образец справки с места работы
Образец внутренней справки по производственной деятельности
Это документ, содержащий просьбу или предложение. Текст заявления должен быть юридически правильным. Не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать») Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Язык документов отличается подчеркнутой логичностью и безэмоциональностью
Образец заявления
Это документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность.
Образец резюме
Это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Письма оформляются на бланке письма. Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководства предприятия
инструкционные гарантийные информационные рекламные коммерческие рекламационные письма-запросы письма-приглашения и др.
Изучение существа вопроса; Сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; Подготовка проекта письма; Согласование проекта (при необходимости); Подписание письма.
Дату; Номер; Ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); Адресат; Заголовок (отвечающий на вопрос - о чем?) Текст; Подпись; Отметку об исполнителе; Отметку о наличии приложений.
Образец исходящего письма – просьбы
Образец входящего письма-ответа
Должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным; Текст, как правило, не превышает одной страницы; Факты и события должны представляться объективно; Все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Презентация курса «Документооборот в недвижимости»
Образец гарантийного письма
