Лекция: ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДИСЦИПЛИНА «Документационного обеспечения управления в налоговых органах»
2 1. Правила хранения документов организации. 2. Экспертиза ценности и передача документов в архив. У ч е б н ы е в о п р о с ы:
Первый учебный вопрос: ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения
Нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения от 28.11.2001 № 67 ЗАКОН ГОРОДА МОСКВЫ ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ МОСКВЫ И АРХИВАХ (в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3, от 11.11.2009 N 5, от 09.11.2011 N 51, от 13.06.2012 N 23)
Нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения
Нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения
Нормативные акты, регулирующие порядок и сроки хранения Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, утв. постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 № 1411 (с изм. № 1 от 13.10.1982).
Документный фонд организации Документы оперативного хранения (текущего управления) Документы постоянного хранения Справочная информация Документы кратковременного хранения Научно-техническая, творческая документация Архивный фонд организации Документы по личному составу Документы постоянного хранения Копии своих и чужих документов «Экономический архив» организации
Виды хранения документов ОПЕРАТИВНОЕ АРХИВНОЕ документы постоянного хранения; документы временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; документы временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно; В процессе исполнения Исполненных документов Личного происхождения Организации (учреждения)
5 ХРАНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В НАЛОГОВЫХ ОРГАНАХ сохранение информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности Обеспечивает
Виды хранения документов ОПЕРАТИВНОЕ АРХИВНОЕ В процессе исполнения Исполненных документов Личного происхождения Организации (учреждения) Оперативное хранение документов - это процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
5 ДОКУМЕНТЫ ДЛИТЕЛЬНОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях налогового органа обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии налогового органа с юридическими лицами и гражданами документально фиксируют права и обязанности налогового органа, отдельных лиц и организаций используются для создания «памяти» о налоговом органе в научных, культурных или исторических целях содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (6 октября 2000 г.) Вид документа Срок хранения документов* Постоянного хранения Учредительные договоры, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) Пост. Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Пост. Положения о структурных подразделениях организации; Пост. Реестры акционеров Пост. Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации Пост. Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан Пост. Бизнес-планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним Пост. Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации Пост. Коллективный договор Пост. Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост. Личные дела руководителей (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): Пост. Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Пост. 5
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ( 6 октября 2000 г.) Вид документа Срок хранения документов* Со сроком хранения свыше 10 лет Штатные расстановки 75 л. Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 л. Личные дела работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): 75 л. Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 л. Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 л. 6
Вид документа Срок хранения документов* Со сроком хранения до 10 лет Листки нетрудоспособности 5 л. Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 л. Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях 5 л. Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей 1 г. Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 г. Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 г. Правила внутреннего распорядка 1 г. Графики предоставления отпусков 1 г. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ( 6 октября 2000 г.) 7
Виды архивов Государственный архив Муниципальный архив Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Государственный архив
Государственный архив Российской Федерации создан 28 апреля 1992 г. - Распоряжением правительства РФ о создании Государственного архива РФ (ГА РФ) на базе Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления (ЦГАОР СССР) и Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР ).
Закон города Москвы от 28.11.2001 № 67 ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ МОСКВЫ И АРХИВАХ (в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3, от 11.11.2009 N 5, от 09.11.2011 N 51, от 13.06.2012 N 23)
Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ. Архив организации Архив предприятия может функционировать на правах: 1.Самостоятельного структурного подразделения. 2. Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия.
10 Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. номинативный (по разновидностям документов). авторский (по авторам документов дела) корреспондентский (по названию корреспондента) предметно-вопросный (группируются документы по одному вопросу) географический (по территориальному расположению корреспондентов) хронологический.
10 ТРЕБОВАНИЯ К ОБЪЕМУ ДЕЛА Толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей - томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года. 9
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; 10 ПРЕДНАЗНАЧЕНА группировки исполненных документов в делах систематизации и учета дел определения сроков хранения и учета дел Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВОЙ ДЛЯ: Учета дел временного ( до 10 лет включительно) хранения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ (НД) ПРИМЕРНАЯ НД - носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется ТИПОВАЯ НД - нормативный документ, составляется для однотипных организаций и устанавливает: типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НД - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году 10
Комитет по начальному УТВЕРЖДАЮ профессиональному образованию Председатель комитета по Администрации Новосибирской начальному профессиональному области образованию _________Я.Я. Боргено ……………………………………………………………. Дата Примерная номенклатура дел профессиональных училищ и лицеев Индекс дела Наименование структурного подразделения (направлений деятельности), заголовок дела Кол-во томов Срок хранения дела (тома, части), № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Дирекция -01 01-01 Приказы, методические рекомендации и письма Министерства образования РФ, Комитета по начальному профобразованию ДМН 19"б" 21"б"2 Не менее 5л. 01-02 Устав училища, лицея и свидетельство об аккредитации Пост. 37"а" 01-03 Должностные инструкции Сотрудников 3 г. 56 После замены новыми 01-04 Приказы директора училища по основной деятельности Пост. 19"а" 01-05 Приказы директора училища по личному составу (прием, перемещение, увольнение, аттестация) 75л. 19"б"
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТОЧНЯЕТСЯ в конце каждого года УТВЕРЖДАЕТСЯ И ВВОДИТСЯ в действие с 1 января следующего года СОСТАВЛЯЕТСЯ И СОГЛАСУЕТСЯ ЗАНОВО в случае коренных изменений функций и структуры организации
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ________района, города, мэрии Глава администрации _____района, города ____Инициалы, фамилия Подпись СВОДНАЯ _____________________ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата 30.12.1999 №01-00 на 2000 г. № п/п Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района (города), мэрии Индексы отделов 1. Управление делами (общий отдел) 01 2. Контрольное управление (отдел) 02 3. Другие отделы, комитеты администрации района (города, мэрии) 03,04...
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ИНДЕКСАЦИЯ ДЕЛ Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части), № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 I. Служба документационного обеспечения 01-1 Приказы ….. 2 1 год, ст. 68 01-2 Акты ….. 1 ……. II. Плановый отдел 02-1 Планы … 1 ……. 02-2 Письма … 1 ……. III. Производственно-технический отдел 03-1 Акты ….. 1 ……. 03-2 Отчеты… 1 3 года, ст. 128
ОБЛОЖКА ДЕЛА
Второй учебный вопрос: ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
Экспертиза ценности документов для определения возможности их практического и научного использования; Оформление дел; Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; Обеспечение их сохранности; Передача дел в архив организации. 14 СОДЕРЖАНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003 г. ); типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России [1] и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988 г ), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995 г. ) Основные правила работы архивов организаций (2002 г. ) и др.). Нормативно-правовая база для экспертизы ценности документов
ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ: Экспертиза ценности документа - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой. 13
ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 15 Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение Экспертиза ценности документов в организации проводится В делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; В АРХИВЕ в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение
СТРУКТУРЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 15 Органы по экспертизе ценности документов Экспертная комиссия В организациях ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ В Министерствах и ведомствах ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫМИ КОМИССИЯМИ В архивных учреждениях
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 15 Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. проверка качества номенклатуры дел, правильности установления сроков хранения документов.
В результате проведения экспертизы ценности выделяются группы документов: документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению ( до 10 лет ) в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Виды оформления дел Полное оформление Частичное оформление - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя; - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Допускается: не проводить систематизацию документов в деле; не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя; - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). [13] Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: - не проводить систематизацию документов в деле, - не нумеровать листы дела, - не составлять заверительные надписи.[14]
Лекция: ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДИСЦИПЛИНА «Документационного обеспечения управления в налоговых органах»
