Делопроизводство в системе правоохранительных органов- сущность и значение
В управленческом аппарате и в текущей служебной деятельности сотрудники правоохранительных органов (ОВД) постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
В связи с этим, в управлении правоохранительными органами особое место занимает делопроизводство и режим секретности, как специфическое направление управленческой деятельности в правоохранительной системе. Делопроизводство и режим секретности в деятельности правоохранительных органов (ОВД) приобретают особую значимость в современных условиях развития всей правоохранительной системы Российского государства.
От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Составление, оформление документов (секретных документов) и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника правоохранительного органа, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства и, тем более, соблюдение режима секретности требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в правоохранительных органах (ОВД) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства).
Документы многообразны и каждый вид документа (приказ, протокол, устав, справка, письмо и др.) имеет свои особенности и свои правила работы с ними. С одной стороны, для сотрудников правоохранительных органов (ОВД) важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д., а, с другой стороны, – соблюдать в соответствии с законодательством режим секретности.
Особенность нормативно-методического регулирования делопроизводства в системе органов внутренних дел заключается в том, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии ).
Нормативно-методические акты МВД России в отношении организации делопроизводства не используют термин «документационное обеспечение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроизводства, а также контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются аппаратом Министерства. За организацию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчинена вся деятельность по организации делопроизводства.
Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные. Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это: - приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов; - предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции; - передача документов сотрудникам – исполнителям; - контроль над сроками исполнения документов; - информационно-справочная работа и т.д.
Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач делопроизводства относятся: - подготовка рабочего места руководителя; -обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных); - организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя; - организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону; - подготовка служебных командировок; -обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства и т.д. Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариатов создание специализированных подразделений. Сложность выполняемых обязанностей определяется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Прокопенко А.Н., Дрога А.А., Жукова П.Н., Ковалева Л.А. Основы делопроизводства в ОВД: учебно-методическое пособие. – Белгород: Бел ЮИ МВД России имени И.Д. Путилина, 2016. – 42 с.
Знать и точно выполнять требования Инструкции. Не допускать утраты документов или разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного начальника.
Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима. Немедленно сообщать непосредственному начальнику и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов. При убытии в отпуск, командировку, перемещении или увольнении сотрудник обязан передать находящиеся у него документы в подразделение делопроизводства и режима или другому сотруднику.
