Лекция 1 Основы стандартизации Дисциплина Стандартизация в управлении документами
2 Объекты стандартизации
3 Объект стандартизации — продукция, работа, процесс и услуги, подлежащие или подвергшиеся стандартизации (презентация). Цель стандартизации — выявление наиболее правильного и экономичного варианта, т.е. нахождение оптимального решения.
4 Отбор объектов стандартизации. Объектом стандартизации становятся повторяющиеся элементы Б и А 2. Моделирование объекта стандартизации. процессу стандартизации подвергаются не сами объекты как материальные предметы, а информация о них, отображающая их существенные стороны 3. Оптимизация модели (Борт). Задача стандартизаторов — унифицировать документ, отобрав наилучший вариант состава реквизитов, необходимый уровень оформления, оптимальный формат бланка. 4. Стандартизация модели ( Бстанд ). разработка нормативного документа (НД) на базе унифицированной модели
5 Поток нестабильных знаний Научно-исследовательские и проектно-конструкторские разработки (предварительная стандартизация) Стабильность знаний Объединение знаний и наилучшая практика (объект знаний – кодификация) Объединенные знания Установленные практики, правила, соглашения, ( постстандартизация ) Локальные знания Локальные знания Обобщение знаний Модель создания знания (с учетом работы)
6 Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Принцип добровольности стан- дартов реализуется только при выборе решения о применении стандарта или его разделов.
7 Система стандартизации — совокупность правил выполнения работ по стандартизации, состава ее участников, правил функционирования системы в целом. Субъект участники работ по стандартизации органы и службы стандартизации Субъект документы по стандартизации как носители правил процедур ее осуществления
8
9 Понятие нормативных документов по стандартизации Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.
10 Понятие нормативных документов по стандартизации Стандарт — это документ, в котором в целях его добровольного использования устанавливаются требования к продукции, процессам или услугам.
11 Понятие нормативных документов по стандартизации Регламент — документ, содержащий обязательные правовые нормы и принятый органом власти. Классификатор — норма- тивный документ, предс-тавляющий систематизиро -ванный свод наименова-ний и кодов классифика-ционных группировок и объектов классификации. Правила (нормы) по стандартизации – нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения органи - зационно -методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающих национальных стандартов и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации.
12 Отличительные признаки технического регламента и стандарта на продукцию Документ Статус Объект регулирования Характер использования Специфические вопросы, определяющие содержание применительно к продукции Социальная роль Технический регламент Федеральный закон или постановление Правительства РФ Продукция. Процессы ЖЦП, связанные с тре-бованиями к про- дукции Обязательное Требования к характеристикам безопасности продукции. Требования к оценке соответствия Обеспечение безопасности продукции Стандарт Документ в области стандартизации Продукция. Работы (услуги ). Процессы ЖЦП связанные с тре-бованиями к про- дукции Добровольное Требования ко всем техническим ( потре-бительским ) характе-ристикам Обеспечение качества продукции. Обеспечение безопасности продукции
13 Понятие нормативных документов по стандартизации Норма — положение, устанавливающее количественные или качественные критерии, которые должны быть удовлетворены. Рекомендации по стандартизации — документ, содержащий советы организационно-методического характера, которые касаются проведения работ по стандартизации и способствуют применению основополагающего национального стандарта или содержат положения, которые целесообразно предварительно проверить на практике до их установления в основополагающем стандарте. Свод правил (СП) – документ в области стандартизации в котором содержатся технические правила и (или) описание процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции и который применяется на добровольной основе.
14 Краткая история развития отечественной стандартизации бракеражные комиссии В 1925 г. был создан первый центральный орган по стандартизации — Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны. В 1926 г. Комитет разработал первые общесоюзные стандарты на селекционные сорта пшеницы, чугун
15 Краткая история развития отечественной стандартизации Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который ввел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.
16 Краткая история развития отечественной стандартизации Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:
17 Краткая история развития отечественной стандартизации для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались комплек-сные проекты унификации и проекты унификации отдельных видов делоп-роизводства в 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делоп-роизводства Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных доку-ментов Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства
18 Краткая история развития отечественной стандартизации создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Госу-дарственного института управления (ИТУ) ИТУ разработал «Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий» Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение «Союзоргучет» и передан в подчинение ЦСУ СССР Постановлением Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегии НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г. ИТУ был ликвидирован
19 Краткая история развития отечественной стандартизации Основная идея ЕГСД – это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов – их подготовка, оформление, хранение. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными орга-нами государственной власти и управления.
20 Краткая история развития отечественной стандартизации 1958 г. - утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" ; 1964 г. – в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства; 1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
21 Краткая история развития отечественной стандартизации 1973 г. – разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД); 1988 г. – вторая редакция ЕГСД – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ); 70-80-х гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы; 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации
22 Краткая история развития отечественной стандартизации Федеральный закон РФ «О стандартизации» от 1993 г.
23 Цели стандартизации Обеспечение: Повышение безопасности: Создание: Содействие: — конкурентно- способности продукции, работ и услуг; — жизни и здоровья граждан; — систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации; — соблюдению требований технических регламентов — научно-технического прогресса; — имущества физических и юридических лиц; — систем каталогизации продукции; — рационального использования ресурсов; — государственного и муниципального имущества; — систем обеспечения качества продукции; — совместимости и взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и мате риалов; — в области эко логии; — систем поиска и передачи данных — информационной совместимости; — жизни и здоровья животных и растений; — сопоставимости результатов исследований — (испытаний) и измерений технических и экономико-статистических данных; — объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера — сравнительного анализа характеристик продукции; — государственных заказов; — внедрения инноваций;
24 Принцыпы стандартизации Добровольность применения национальных стандартов и обязательность их соблюдения в случае принятия решения об их использовании. Применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта. Сбалансированность интересов сторон, разрабатывающих, изготавливающих, предоставляющих и потребляющих продукцию (услугу). Системность стандартизации. Динамичность и опережающее развитие стандарта. Недопустимость создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей стандартизации. Эффективность стандартизации. Четкость формулировок положений стандарта.
25 Принцыпы стандартизации Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов. Объективность проверки требова-ний. Обеспечение условий для еди-нообразного применения стандар-тов. Обоснованность разработки наци-ональных стандартов. Открытость процессов разработки национальных стандартов. Обеспечение доступности нацио-нальных стандартов и информа-ции о них для пользователей.
26 Функции стандартизации
27 Функции стандартизации
28 Функции стандартизации
29 Метод стандартизации - это прием или совокупность приемов, с помощью которых достигаются цели стандартизации.
30 Упорядочение объектов стандартизации Упорядочение как управление многообразием связано прежде всего с сокращением многообразия. Систематизация объектов стандартизации заключается в научно обоснованном, последовательном классифицировании и ранжировании совокупности конкретных объектов стандартизации. ОКУД: XX XX XXX X 1-2 символ — Класс форм 3-4 символ — Подкласс форм 5-7 символ — Регистрационный номер 8 символ — Контрольное число 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 09 - класс формы (Унифицированная система документации Пенсионного фонда) 01 - подкласс (Документация по учету и распределению средств) 004 - порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
31 Унификация продукции это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
32 Унификация продукции Унификация текста
33 Агрегатирование это метод создания машин, приборов и оборудования из отдельных стандартных унифицированных узлов, многократно используемых при создании различных изделий на основе геометрической и функциональной взаимозаменяемости. Комплексная стандартизация осуществляются целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях оптимального решения конкретной проблемы
34 Цели освоения дисциплины вооружение студентов знаниями основ отечественной и зарубежной стандартизации в управлении документами, формирование чёткого представления о законодательном и нормативном регулировании стандартизации, привитие студентам навыков самостоятельного научного исследования в области стандартизации управления документами, умения использовать современные технологии работы по стандартизации, принципы и методы стандартизации в своей профессиональной деятельности.
Место дисциплины в структуре ООП 35
Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины 36
Что должны знать выпускники 37 международные организации по стандартизации; основные цели и задачи, структуру, направления деятельности международных организаций по стандартизации; организацию работ по стандартизации в рамках Европейского экономического сотрудничества; основные комплексы международных стандартов, действующих в России; стандарты СССР и РФ в сфере организации и технологии управления документами Что должны уметь выпускники ориентироваться в последовательности внедрения комплекса международных стандартов в России; использовать в своей работе стандарты и классификаторы в области управления документами; творчески подходить к изучению и использованию зарубежного опыта; давать объективную оценку состоянию работы с информацией и документацией в конкретных организациях
Количество часов по учебному плану (очная) 38 № п/п Раздел, тема Виды учебной работы, трудоёмкость ( в часах) Всего Самостоятельная работа Аудиторные занятия Всего Лекционные Групповые Лабораторные 1 Предмет, содержание, задачи изучения дисциплины 28 24 4 4 2 Правовые основы стандартизации 26 16 10 6 4 3 Международные, региональные и национальные организации по проблемам стандартизации в управлении документами 23 11 12 8 4 4 Законодательное и нормативное регулирование управления документами в зарубежных странах 30 19 11 5 6 5 Исторические аспекты развития унификации и стандартизации документов в России 31 17 14 10 4 6 Современные стандарты России по вопросам информации и документации 12 3 9 3 6 7 Разработка пакета стандартов по управлению информацией и документацией в организации 30 10 20 12 8 Контроль 36 Общая трудоёмкость часы 180 100 80 48 32 - з.е. 3 Х Х Х Х Х
Количество часов по учебному плану (заочная) 39 № п/п Раздел, тема Виды учебной работы, трудоёмкость ( в часах) Всего Самостоятельная работа Аудиторные занятия Всего Лекционные Групповые Лабораторные 1 Предмет, содержание, задачи изучения дисциплины 13 13 2 Правовые основы стандартизации 14 12 2 1 1 3 Международные, региональные и национальные организации по проблемам стандартизации в управлении документами 15 12 3 1 2 4 Законодательное и нормативное регулирование управления документами в зарубежных странах 15 12 3 2 1 5 Исторические аспекты развития унификации и стандартизации документов в России 14 12 2 1 1 6 Современные стандарты России по вопросам информации и документации 15 12 3 2 1 7 Разработка пакета стандартов по управлению информацией и документацией в организации 13 12 1 1 Контроль 9 Общая трудоём-кость часы 108 85 14 8 6 - з.е. 3 Х Х Х Х Х
Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины 40 Основная литература 1. Заика И.Т. Документирование системы менеджмента качества: Учебное пособие. – М.: « Кнорус », 2010. 2. Белобрагин В.Я. Основы технического регулирования: Учебное пособие. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2008. 3. Техническое регулирование: Учебник/Под ред. В.Г. Версана, В.Г. Элькина. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2008. 4. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общей редакцией Т.В. Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,2006.
