1 СУБД MS Access
2 СУБД MS Access Является реляционной СУБД Входит в состав пакета MS Office Основные объекты Таблицы – для хранения структурированных данных Запросы – для обработки данных (поиск, выборка, вычисления) Формы – для отображения данных на экране, для ввода данных Отчеты – для отображения данных на бумаге, допускают вычисления
3 Запрос – задание на выполнение каких либо действий с базой данных Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами MS Access : построение запросов Запросы служат источниками записей для форм и отчетов
4 Типы запросов Запрос на выборку выбирает данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде новой таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Перекрестный запрос используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Запрос на изменение за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. На удаление записи удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. На обновление записи вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. На добавление записей добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. На создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL.
5 Создание запроса в режиме конструктора Выбрать режим конструктора на вкладке «Запросы» Выбрать таблицы или запросы, на базе которых строится запрос Закрыть окно «добавление таблицы»
6 Выбор типа запроса По умолчанию строится запрос на выборку
7 Создание запроса на выборку Выбрать таблицы или запросы, на базе которых строится запрос Выбрать нужные поля Определить условия отбора по одному или нескольким полям Закрыть окно с сохранением запроса
8 Запросы на выборку Условие отбора (примеры) Текстовый (равенство) “Эксмо” Текстовый (несколько значений) “Эксмо” or “Мысль” Числовой (неравенство) >2001 Числовой (диапазон) >=2001 and <2005 Логический Истина / Ложь Дата/Время (неравенство) >#01.01.2003# Дата / Время (диапазон) >#01.01.2003# And <#01.08.2003#
9 Запросы с параметрами В строке условия задается вопрос пользователю в [ ] При выполнении пользователь дает ответ Используются, если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми входными значениями
10 Запросы с параметрами Возможно несколько параметров в одном запросе, например Пользователю будет последовательно задано два вопроса
11 Групповые операции в запросах (кнопка на панели инструментов) Операция Что делает Группировка объединяет записи с одинаковым значением в одну строку Count подсчитывает количество объединенных записей Sum вычисляет сумму (только для числовых полей) Avg вычисляет среднее арифметическое (для числовых полей) Условие задает условие отбора
12 Вычисляемые поля, построитель выражений В пустой колонке вызвать контекстное меню (правой кнопкой мыши) Открыть окно построителя выражений Дать название новому полю, завершить знаком « : » Построить выражение для вычисления, используя поля таблиц, функции и т.п. Вычисляемые поля в дальнейшем могут использоваться так же, как и введенные Используется для получения данных, которые вычисляются на основе введенных данных
13 MS Access : построение форм и отчетов Формы и отчеты удобно строить с помощью Мастера, а затем редактировать с помощью Конструктора Формы – экранные документы, предназначенные для просмотра, ввода и редактирования данных Отчеты – документы, предназначенные для просмотра и печати данных
14 Построение форм с помощью мастера С помощью этой формы удобно вводить данные в таблицу Сохранение выполнится автоматически после ввода каждой записи Готовая форма в один столбец
15 Редактирование форм с помощью конструктора Открыть форму в режиме конструктора Настроить внешний вид При необходимости добавить элементы с панели элементов
16 Построение отчетов с помощью мастера Готовый отчет, требующий редактирования
17 Уровни группировки Использование уровней группировки помогает сделать отчет удобным для чтения и анализа Данные группируются по совпадению значений поля первого уровня Внутри группы данные группируются по совпадению значений поля второго уровня и т.д. Порядок уровней влияет на результат
18 Редактирование отчетов с помощью конструктора Аналогично редактированию форм Из элементов обычно добавляют надпись и поле
19 Вычисляемые данные в отчетах В отчетах допускается добавление вычисляемых полей с использованием групповых операций для вычисления количества, суммы или среднего значения Эти поля с панели элементов помещаются в область примечания отчета Групповые операции = Count([ Имя поля ]) количество = Sum([ Имя поля ]) сумма = Avg([ Имя поля ]) среднее
21 Лекция окончена Спасибо за внимание ☺
25 Кнопочные формы Используются для создания удобного интерфейса пользователя Пользователь не видит окна базы данных, а видит только кнопочную форму Процесс создания кнопочной формы: Вкладка «Формы» Меню «Сервис» Служебные программы Диспетчер кнопочных форм
Создается главная кнопочная форма Ее нужно изменить, создавая элементы Каждый элемент представляет собой команду Команда позволяет открыть форму или отчет Конструирование кнопочных форм
В процессе создания кнопочной формы в базе данных создается специальная таблица Switchboard Items, в которой хранится информация о структуре кнопочной формы. Конструирование кнопочных форм Эту таблицу не следует удалять или редактировать вручную. Если требуется создать главную кнопочную форму заново, таблицу нужно удалить
28 Для того чтобы Главная кнопочная форма открывалась при запуске, следует выбрать в меню Сервис Параметры запуска установить вывод кнопочной формы
