1 Организация работы современной пресс-службы Основные функции и направления работы
2 Пресс-служба - это структурное подразделение организации, которое призвано реализовать долговременное взаимодействие с редакциями и журналистами для успешного осуществления коммуникационной политики организации. Задачи пресс-службы – информирование населения через СМИ о деятельности организации и создание медиаобраза организации.
3 Организация работы современной пресс-службы Пресс-служба необходима организации, если: 1) организация относится к органам государственного управления; 2) организация ведет крупный бизнес и он заметен широкой публике; 3) если организация работает с конечным массовым потребителем.
4 Направления деятельности пресс-службы 1) направление аналитическое: мониторинг СМИ – подбор и первичный анализ материалов в СМИ, в которых упоминается компания и все, связанное с ее деятельностью, а также ее конкуренты ; ф ормирование базы данных СМИ; разработка планов и стратегий информационной политики компании.
5 Аналитическое направление Составление карты СМИ. Обязательные разделы карты: перечень всех СМИ региона ; « красный список » - СМИ, которые организации наиболее интересны, адреса и номера телефонов редакций; тираж и состав аудитории данного печатного издания, телеканала, радиостанции; посещаемость Интернет-СМИ; график выхода изданий, канал и время выхода ТВ- и радиопрограмм; внутренняя структура каждой редакции : главный редактор, редакторы отделов, корреспонденты.
6 Направления деятельности пресс-службы 2) направление креативное : подготовка медиадокументов (текстов заявлений, пресс-релизов, статей и др.) для посл едующего размещения в СМИ; изобретение информационных поводов ( информационный повод – событие, достаточно значимое с точки зрения СМИ, чтобы уделить ему внимание.
7 3 ) направление организационное : организация интервью, пресс-конференций, брифингов, выступлений по радио и ТВ руководства компании; аккредитация журналистов; редакционно-издательская деятельность ; формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с организацией; техническое обеспечение съемки и монтажа видеороликов и сюжетов о деятельности компании.
Сотрудничество с другими пресс-службами, департаментами по связям с общественностью 8
Под комментарием понимают обнародованное мнение по определенному информационному поводу или актуальной проблеме. 9
Все комментарии по форме можно разделить на несколько групп : полноценные статьи или радио-, телевыступления. т акже это могут быть мини-статьи, на радио и ТВ – экспресс-интервью ; короткие ответы на вопрос, задаваемый сразу нескольким экспертам. 10
Продвижение первого лица – продвижение всей организации 11
Информационная закрытость, неготовность к контактам с общественностью и СМИ – крайне негативная черта руководителя компании или органа госуправления и признак некомпетентности его пресс-службы. Пресс-служба должна быть готова сама составить, а иногда и озвучить комментарий от лица руководителя. Особенно это касается тех руководителей, которые не очень сильны в публичных выступлениях или общении со СМИ. 12
13 Структура пресс-службы руководителя региона Пресс-секретарь – руководитель пресс-службы Заместитель руководителя пресс-службы Группа по Работе с Электронны- ми и Интернет-СМИ Группа по Работе с Печатными СМИ Группа мониторинга Кон- сультант Творческая группа
14 Пресс-службы (ПС) в органах госуправления и коммерческих структурах: сходства и различия Главными целями ПС властных структур является построение имиджа первых лиц и лишь потом – продвижение самой организации и структуры. Задачи и цели ПС коммерческой структуры строятся в другой последовательности: сначала позиционирование (продвижение, создание известности) товаров/услуг, затем имиджевая поддержка компании.
15 Документы, необходимые для работы любой пресс-службы 1) база данных СМИ ; 2) информационный пакет об организации : базовая информация - структура, объем работы, количество сотрудников, имена руководителей всех уровней; и обновляемая информация – все новости организации; + изобразительные материалы в электронном виде; 3) информационный пакет о руководителе организации; 4) архив публикаций и мониторинга СМИ.
16 Планирование деятельности пресс-службы (ПС) Работу ПС необходимо начинать с планирования. У работников ПС должны быть планы трех типов: Долгосрочные - на текущий год и следующий за ним (например, выборы, общенациональные и профессиональные праздники, дни рождения руководителя и организации в целом); Среднесрочные - полгода-год (например сезонные изменения); Краткосрочное (глава администрации посетит предприятие, открывающуюся школу, возглавит форум и т.д.).
17 Отчет пресс-службы 1. Отчеты о работе ПС предоставляются ежеквартально или ежегодно; 2. Отчет состоит из текстовой части (форма А) и таблицы (форма Б). Текстовая часть характеризует содержание деятельности ПС и заполняется ежедневно по мере осуществления деятельности ПС, а данные таблицы подсчитываются непосредственно пред подачей отчета.
19 Заголовок пункта Указываемые сведения Интервью, выступления (комментарии, статьи) руководителей (представителей) организации в СМИ Дата, тема выступления, наименование СМИ Мероприятия для журналистов Дата, тема мероприятия, краткий отчет (бриф) Пресс-релизы Дата, тема, в какое количество СМИ разослан, в скольких опубликован или использован Материалы, касающиеся организации Дата, место публикации, бриф материала Корпоративные издания, вышедшие в свет Дата, тип издания Книги, альбомы, буклеты, фильмы, презент. диски Дата, тип издания
21 Заголовок пункта Количество за отчетный период Интервью, выступления (комментарии, статьи) руководителей (представителей) организации в СМИ Мероприятия для журналистов Пресс-релизы Материалы, касающиеся организации Корпоративные издания Книги, альбомы, буклеты, фильмы, презент. диски Всего за отчетный период
22 Пресс-центры Необходимы для регулирования связей со СМИ и освещения мероприятий в следующих случаях: • международные и важные для общественности крупные национальные научные, экономические и общественно-политические симпозиумы, форумы, конференции, совещания, саммиты, сессии; • съезды крупных партий; • международные и крупные национальные выставки и ярмарки; • международные фестивали молодежи и студентов; • крупные спортивные состязания и олимпиады; • международные театральные и музыкальные конкурсы; • кинофестивали.
23 Пресс-атташе Действуют при некоторых дипломатических, военных, спортивных организациях. Нередко «пресс-атташе» представляются пресс-секретари музыкальных групп, артистов, других деятелей искусства.
25 Пресс-конференция обязательно созывается в кризисный для организации момент. От пресс-конференции стоит отказаться, если: 1) организация не хочет привлекать к себе внимание общественности (конкурентов, властей); 2) по объективным причинам нет и/или не может быть сконструирован информационный повод; 3) отсутствуют налаженные отношения со СМИ; 4) руководитель не готов к публичному общению.
26 В любой пресс-конференции участвуют 2 стороны – сторона организаторов (или ньюсмейкеров ), куда входят спикер, координатор, ведущий и вспомогательный персонал, и сторона СМИ. Залог успеха пресс-конференции – установить взаимопонимание между этими двумя сторонами.
27 Обязанности спикера на пресс-конференции: произнесение вступительного слова (если спикеров несколько, высказаться должен каждый) ; ответы на вопросы журналистов ; демонстрация материалов.
28
30 Требования к спикеру компетентность (быть в курсе заявленной проблематики, хорошо знать о происходящем в организации); готовность к компромиссам и внешняя невозмутимость (отсутствие догматичности и умение выслушать любую точку зрения с уважением; навыки ораторского искусства; искренняя доброжелательность; стандартная внешность, соответствующая представлениям журналистов о человеке данного статуса.
31 Обязанности координатора Разработка всей структуры пресс-конференции (включение в базу данных нужных журналистов, контроль над составлением пресс-кита, составление сценария); личный контроль над вспомогательным персоналом; разработка модели оценки эффективности пресс-конференции и осуществление этой оценки; нередко координатор выполняет также роль ведущего пресс-конференции.
32 Вспомогательный персонал – это работники пресс-службы. В их обязанности входит: подбор подходящего места для конференции (с учетом всех требований к размещению, к наличию оборудования); приглашение журналистов (контроль за их явкой, аккредитация, написание пресс-релизов и создание пресс-кита под контролем координатора).
33 Подготовка пресс-конференции 1) Определение даты, время и места проведения конференции, а также состава участников; Оповещение и приглашение работников СМИ; 3) Составление плана действий.
34
35 Пресс-релизы-анонсы рекомендуется высылать: На телевидение – за 4 дня до новостного события; На радиостанции – за 3 дня; В редакции ежедневных газет – за 7-10 дней; В редакции еженедельных газет – за 2-3 недели; В редакции ежемесячных изданий – за 6-8 недель.
36 Пример: расписание пресс-конференции с П. Маккартни в Москве в 16.00 – сбор работников СМИ на Красной площади и выдача аккредитаций СМИ для прохода на пресс-конференцию; 16.15 – проход журналистов на пресс-конференцию; расположение представителей СМИ: ТВ-камеры – первый ряд, журналисты – второй ряд, фотографы – последний ряд; 16. 30 – выход П. Маккартни: фотосъемка – 5 минут; 16.35 – общение со СМИ. Пресс-конференция продлится 30 минут.
37 План конференции 14.00 – прибытие участников; регистрация; 14.10 – вступительное слово ведущего; 14.15 - выступление спикеров; 14.30 – вопросы и ответы; 15.30 – начало фуршета; 16.00 – окончание фуршета.
38
39
40 Оценка эффективности Для оценки эффективности пресс-конференции необходимо учитывать 3 базовых параметра: 1) количество публикаций, выходов в теле-, радиоэфире информации о пресс-конференции; 2) рейтинг СМИ, в которых появились публикации; 3) характер публикаций (позитивный, негативный, нейтральный).
