Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д. ) имеет определенный набор реквизитов.
Графические Текстовые Простые Сложные герб печать эмблема гриф утверждения гриф согласования адресат и др. дата Реквизиты
Строгое выполнение единых требований и правил оформления деловых документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - оперативное и качественное составление и исполнение документов; - организацию быстрого поиска документов; - осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ Бланком документа называется стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.
современный дизайн оформления; свой фирменный стиль ; исполнение на качественной бумаге ; полный набор сведений о предприятии; правильное расположение их на листе.
Для бланков используют бумагу следующих форматов А4 (210*297 мм) - основной формат ; А 5 (210*148 мм) - допускается для оформления небольших документов, например, справок, командировочных удостоверений; А3 (420*297 мм) - (для планов, графиков).
Верхнее – 20 мм Нижнее – 20 мм Левое – 30 мм Правое – не менее 10 мм Все бланки документов должны иметь следующие поля:
Виды бланков бланк письма общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем) бланки конкретного вида документа Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения
постоянные переменные (заполняемые) (эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные) (коды, дата документа, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресат и т.д.)
Угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа). Продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа); Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках
РЕКВИЗИТЫ
06 Наименование организации 08 Почтовый адрес отправителя 09 Коммуникационные и коммерческие данные 16 Адресат 10 Вид документа 02 Эмблема организации 02 17 Гриф утверждения Заголовоч- ная часть документа 20 К Основная часть документа 19 Заголовок к тексту 18 Резолюция 21 Текст 11 Дата ___№_____ 13 На №___от_____ 03 Код по ОКПО 04 Код по ОКУД 12 07 Наименование структурного подразделения 14 Место составления 15 Гриф ограничения доступа к документу
Оформля- ющая часть документа 21 Текст 32 Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа) 30 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 Фамилия исполнителя и телефон 22 Приложение 31 Отметка о поступлении документа 26 Визы 29 Отметка о заверении копии 23 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия 25 Гриф согласования 27
Расположение основных реквизитов документов
Общие правила оформления реквизитов Реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Многострочные реквизиты, кроме текста, печатаются через один интервал. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 пунктов ( для оформления табличных материалов), 13,14, 15 пунктов (1пункт =0,35мм).
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. левое поле верхнее поле правое поле 8 Рабочее поле документа
30 мм 20 мм 20 мм 10 мм Оформляющая часть документа Основная часть документа Заголовочная часть документа Каждый документ имеет три части Реквизиты, расположенные до текста Реквизиты, расположенные после текста Информация по сути документа (текст) и приложения
"Нам нужна легальность - сказал Остап. - Нужно смешаться с бодрой массой служащих. К тому же в моем чемоданчике имеются чудные бланки на все случаи жизни и круглая мастичная печать." И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"
Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок" Некоторые наиболее употребительные резолюции: « Не возражаю. Полыхаев». «Согласен. Полыхаев». « Прекрасная мысль. Полыхаев». « Провести в жизнь. Полыхаев». Резолюции более многословные: « Объявить выговор в приказе. Полыхаев». « Поставить на вид. Полыхаев». « Бросить на периферию. Полыхаев». « Уволить без выходного пособия. Полыхаев».
Борьба начальника с комунотделом - новые стандартные тексты резолюций: « Я комунотделу не подчинен. Полыхаев». « Что они там, с ума посходили ? Полыхаев». « Не мешайте работать. Полыхаев». « Я вам не ночной сторож. Полыхаев». « Гостиница принадлежит нам – и точка. Полыхаев». « Знаю я ваши штучки. Полыхаев». « И кроватей не дам и умывальников. Полыхаев».
Набор резолюций для внутигеркулесовских нужд: « Спросите у Серны Михайловны. Полыхаев». « Не морочьте мне голову. Полыхаев». « Тише едешь – дальше будешь. Полыхаев». « А ну вас всех! Полыхаев».
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Генеральный директор Подпись А.П. Зорин Главный бухгалтер Подпись Ю.В. Карпик Примеры: 1) Исполнительный директор Личная подпись К.А Лабутин Или (если документ оформлен не на бланке) Исполнительный директор НПО “Эра” Личная подпись К.А. Лабутин 2) При подписании документа несколькими должностными лицами
3) Пример подписания документа несколькими лицами равных должностей : Заместитель министра Заместитель министра юстиции Республики Беларусь финансов Республики Беларусь Личная подпись В.М. Силаев Личная подпись А.П. Зернов 4) Пример подписания документа комиссией, Председатель комиссии Личная подпись Д.В. Доронин Члены комиссии Личная подпись К.М. Дурова Личная подпись С.Т. Нильская Личная подпись В.А. Якунин
его Ф.С.Горцев и.о. Управляющий фирмой И.Ф.Семенов Не допускается: за Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов Ф.С.Горцев Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов Ф.С.Горцев В случае отсутствия должностного лица:
Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи на реквизите Подпись лица, подписавшего документ. Оформля- ющая часть документа 21 Текст 22 Приложение 26 Визы 23 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия 25 Гриф согласования 27
Печати Гербовая Простые
Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права физических и юридических лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации и т.д. Простая печать ставится на копиях документов; размноженных экземплярах распорядительных документов; справках и т.д.
необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит заверительную надпись Верно ; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например: Верно Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градов 23.01.200 7 Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита Подпись.
включает следующие данные: слова “ В дело ”; номер дела, в котором будет хра- ниться документ; подпись и дату, например: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер ; В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.200 7 №1297 Подпись 00.00.0000
Содержит: НПО «Мир» Вх. № 0063 20.01.200 7 сокращенное наименование предприятия; порядковый номер; дату поступления документа ( при необходимости – часы, минуты). Например: Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении документа
