1 Тема 2 : Состав реквизитов документов. Бланки и форматы документов ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2 Реквизиты документа. Формуляр-образец Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Реквизит документа – это обязательный элемент оформле-ния, присущий тому или иному виду письменного официального документа ( ГОСТ Р 51141-98 ). Реквизит является законченным информационным элемен-том, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме ( автор, дата, текст, подпись, и т.п.).
3 Состав реквизитов документов ГОСТ Р 6.30-2003 установил перечень реквизитов, исполь - зуемых при подготовке и оформлении организационно-распоря - дительной документации ( ОРД):
4 Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении до - кументов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению к реквизитам: « ДУБЛИКАТ», « КОПИЯ », « Секретно », « Конфиденциально » и др.
5 Совокупность реквизитов, расположенных в документе опреде - ленным образом, называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром. Согласно ГОСТ 6.100.5-87 установлено расположение реквизи - тов на листе бумаги, разработаны требования к формуляру-об - разцу организационно-распорядительных документов. Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую мо - дель или схему построения документа, устанавливает размеры по - лей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Каждый документ условно делится на три части: заголовочная часть ( содержит реквизиты с 01 по 19, может делиться на левую и правую половины ) ; основная часть ( содержит реквизит 20 - текст); оформляющая часть (содержит реквизиты с 21 по 30).
6
7
8
9 Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако, есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, пос-кольку они обеспечивают юридическую силу документу: 08 - наименование организации ; 10 - наименование вида документа ; 11 - дата документа ; 12 - регистрационный номер документа ; 16 - гриф утверждения документа ; 20 - текст документа ; 22 - подпись ; 25 - оттиск печати.
10 Наименование организации Реквизит Наименование организации (08) является собира - тельным обозначением автора документа (ГОСТ Р 51141-98). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учреди-тельных документах. Сокращенное наименование организации ( аббревиатура ) приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помеща-ют ниже полного, в скобках. При существовании вышестоящей организации над наимено-ванием организации указывают полное или сокращенное наиме-нование ( если оно имеется ) вышестоящей организации, в имени-тельном падеже ( Что ?).
11 Например : Автором документа могут быть организация и/или ее структур-ное подразделение. Наименование структурного подразделения используется только на внутренних документах предприятия, указывается в случае, если оно является автором документа и располагается ниже наи-менования организации ( Что ?).
12 Наименование вида документа Наименование документа – это обозначение вида документа. Наименование вида документа (10) - это реквизит, который позволяет судить о назначении документа, определяет набор тре-буемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку-мента. Например: ПРИКАЗ СПРАВКА СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Наименование вида документа указывается на всех видах доку-ментов, за исключением писем и располагается ниже реквизита Наименование организации ( Наименование структурного подраз - деления ).
13 Дата документа Дата документа – это реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа (11) является или : дата его подписания ( организационно-распорядительные доку- менты, письма ) ; дата его составления ( записки, справки ); дата события ( акты ); дата заседания ( протоколы); дата утверждения ( планы, отчеты, инструкции ). Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата, проставленная должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.
14 Документы, изданные двумя или более организациями, долж-ны иметь одну ( единственную, самую позднюю ) дату. Дата документа – это день месяца ( число ), месяц и год, ука-занные на документе арабскими цифрами. Используют 2 формата даты: цифровой способ ; Например : 05.11.201 2 В цифровом способе элементы даты разделены точками, в сле-дующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами цифр, год - четырьмя цифрами. Про-белы после точек – не ставятся. В этом формате даты ни точка после обозначения года, ни сокращение слова год ( г. ) - не ставятся.
15 словесно-цифровой способ. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей: Например : 5 ноября 2012 г. – в тексте документа; (пробел) 05 ноября 2012 г. – при датировании документа или в доку-ментах финансового характера. В обоих случаях, после группы цифр, обозначающих год, ста-вится буква с точкой - г. Если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» пишется полностью. Например : Смета на 2012 год
16 Регистрационный номер документа Регистрационный номер (12) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его уче-та, поиска и систематизации. Регистрационный номер ( индекс ) присваивается документу при его регистрации и является неким аналогом порядкового номера. Регистрационный номер может быть: простым - порядковый номер ( распорядительные документы, акты, протоколы ), который может дополняться какими-либо буквен - ным индексом ( литерой ). Например: № 23 или № 72-К (пробел)
17 составным : 16-12/548, где: 16 – индекс ( номер ) структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре в данном структурном подразделе-нии, 548 – порядковый номер документа в деле. Если документ составлен несколькими «авторами», то его ре-гистрационный номер состоит из регистрационных номеров каж-дого из «авторов», проставляемых через косую черту в порядке указания «авторов» в документе. Например: 16-12/548 / 12-04/10 – для структурных подразделений или 45/83 – для организаций Совместные документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
18 Гриф утверждения документа Гриф – пометка, указывающая на особый характер документа. Гриф утверждения документа (16) – это реквизит, указываю- на нормативно-правовой характер содержания документа. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Существует 2 способа утверждения документа: личной подписью должностного лица (должностных лиц); специально издаваемым документом, вводящим в действие дан- ный документ. Примечание : В каждой организации существует свой перечень документов, требующих утверждения.
19 Гриф утверждения может быть оформлен: Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т.п.). Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу доку-мента. При утверждении документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагают на одном уровне.
20 Текст документа Текст (20) — это реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Текст документа может быть оформлен следующими способа-ми : 1. Связный текст. 2. Таблица. 3. Анкета. 4. Соединение этих структур. 1. Связный текст условно состоит из 2-х частей: - причины, основания, цели составления данного документа; - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
21 Текст излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Текст должен быть лаконичным, последовательным, убедитель-ным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны осве-щаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Для лучшей читабельности, тексты делят на разделы, подраз-делы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь за-головки ( подзаголовки ). Разделы, подразделы, пункты, подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точкой. Номера указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и за-канчивается точкой.
22 Если в тексте документа присутствует ссылка на официаль-ный документ ( законодательный, нормативный, распорядитель-ный и т.п.), то она оформляется в следующем порядке: наименование вида документа; наименование органа, выдавшего документ; дата документа (в цифровом формате); регистрационный номер документа; заголовок к тексту (в кавычках). Например : В соответствии с приказом ГТК России от 20.01.200 9 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин ” …
23 2. Таблица. Представление текста в виде таблицы используется в статисти-ческих, финансовых и бухгалтерских документах. Таблица должна иметь название, выраженное именем существи-тельным в именительном падеже ( Что? ), которое расположено над таблицей. Строки и графы ( столбцы ) должны иметь заголовки, выражен-ные именем существительным в именительном падеже ( Что? ). Так- же, строки и графы могут иметь подзаголовки. Если таблица печатается более чем на 1 странице, то графы таб-лицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
24 Например: Таблица начинается на одной странице, но не заканчивается: тогда на другой странице:
3. Анкета. Анкета ( фр. еnquete — расследование ) — опросный лист, само-стоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем пра-вилам. Опрос – метод сбора первичной информации посредством обра-щения с вопросами к определенной группе людей. Несмотря на то, что анкета является одним из основных доку-ментов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании и, в зависимости от того, какому подразделению нужна информация ( службе кадров, юридической службе, др. ), задающими генеральное на-правление выступают специалисты этих структурных единиц ( кадровики, юристы, др.). 25
26
27 Подпись Подпись (22) – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ и подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Документ подписывается руководителем организации или други-ми должностными лицами в пределах их компетенции и в зависи-мости от того, куда направляется данный документ. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ ( пол-ное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке) ; личная подпись; расшифровка подписи ( инициалы и фамилия должностного лица).
28 Реквизит «Подпись» располагается на одну-две строки ниже текста или ниже реквизита «Отметка о наличии приложения» ( ес-ли она имеется ). Наименование должности пишется без отступа от границы ле - вого поля, а последняя буква в расшифровке подписи ограничи-вается границей правого поля документа. В расшифровке подписи инициалы всегда указываются перед фамилией. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, ини - циалов и фамилии. То есть, не допускается ставить предлог За или надпись Зам. от руки, или косую черту ( / ) перед наимено-ванием должности.
29 Реквизит «Подпись» может быть оформлен следующими спосо-бами: - если документ оформлен на бланке, то наименование органи - зации в наименовании должности не указывается : - если документ оформлен не на бланке, то наименование орга - низации в наименовании должности указывается :
30 если документ носит финансовый характер, то он подписывает-ся руководителем организации и главным бухгалтером в после-довательности, соответствующей занимаемым должностям ( подпи-си располагаются одна под другой ): если документ направляется в организации, имеющие специаль-ные воинские и др. звания, то после должности указывается так-же специальное звание: Личная подпись и её расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности ( или звания ).
31 при оформлении документа на бланке должностного лица, долж-ность этого лица в подписи не указывают: - если документ подписывается несколькими равными по долж-ности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вер-тикальными столбцами:
32 Электронная цифровая подпись ( ЭЦП ) – это реквизит элек- тронного документа, предназначенный для защиты данного доку-мента от подделки. ЭЦП — это специфический цифровой код, связанный с содер-жанием электронного документа ( файла ). ЭЦП — аналог личной подписи клиента, выполненный как сек-ретный ключ ( специальный файл ) защищенный личным паролем. ЭЦП позволяет однозначно идентифицировать владельца сер-тификата ключа подписи, а также установить отсутствие искаже-ния информации в электронном документе. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об элект-ронной цифровой подписи».
33 Оттиск печати Оттиск печати (25) – это реквизит, который заверяет подлин-ность подписи должностного лица на документах. В каждой организации существует перечень документов, на кото- рых ставится печать. Применять гербовую печать ( печать с воспроизведением Госу-дарственного герба РФ или герба субъекта РФ ) могут организа-ции, определенные в законодательстве. ( Федеральный конститу-ционный закон РФ от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государ-ственном гербе Российской Федерации» ). Печать организации, не имеющей права изображать государст-венную символику, должна включать в себя наименование орга-низации. Допускается изображение эмблемы на печати организа-ции.
34 Бланки документов предприятия Состав реквизитов подразделяют на постоянные и перемен-ные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках данного наименования. Переменные реквизиты наносят-ся непосредственно при подготовке конкретного документа. Бланк – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора офици-ального документа. Для организаций, структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков (ГОСТ Р 6.30-2003): общий бланк; бланк конкретного вида документа, кроме письма; бланк письма.
35 Общий бланк используют для составления всех организацион-но-распорядительных документов, кроме писем. Такой бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.
36 Пример общего бланка должностного лица
37 Бланк конкретного вида документа ( приказа, распоряжения и т.п. ) в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя обязательные реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14, 18.
38 Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.
39 Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации. На бланках многострочные реквизиты могут располагаться: – центрованным способом, когда начало и конец каждой стро-ки реквизита равноудалены от границ отведенной для него пло-щади: Продольный бланк Угловой бланк с центрованным расположением с центрованным расположением реквизитов реквизитов
40 - флаговым способом, когда каждая строка реквизита начина-ется от левой границы отведенной для него площади: Угловой бланк с флаговым расположением реквизитов В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: продольный – смотри общий бланк или бланк конкретного вида документа; угловой – смотри бланк письма.
Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах, инструкции по делопроизводству и правилах оформ - ления документов конкретного предприятия. При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить : какие документы будут создаваться на этом бланке (все или ка-кой-нибудь конкретный вид документа); кто будет автором документа, создаваемом на этом бланке; как будут располагаться реквизиты на бланке. 41
42 Классификация бланков документов
Конструирование электронного бланка предполагает ряд после-довательных операций: установка формата бумаги; ( в России используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стан- дартизации ) установка размеров полей; вставка эмблемы фирмы; ( в соответствии с уставом (положением об организации). набор реквизитов бланка предприятия. Конструирование макета бланка, в том числе и электронного, ведется в соответствии с требованиями, изложенными в государ-ственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. 43
44 Требования к оформлению документов Основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию документов в организации, является, утвержденная в данной организации Инструкция по делопроизводству. Для изготовления бланков документов используется два основ-ных формата бумаги: А4 (210*297) и А5 (210*148). Для изготовления внутренних документов ( акты, протоколы, докладные записки и т.п. ) бланки не используются. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм ) не менее: 20 – верхнее поле; 20 – нижнее поле; 20 – левое поле; 10 – правое поле. Поле – это расстояние от границы текста до края листа бумаги.
45 При создании документов на компьютере рекомендуется : использовать шрифт Times New Roman ; размер шрифта 10 пт – для сносок; размер шрифта 12 пт – для табличной информации; размер шрифта 14 пт – для текстовой информации. Примечания: 1. Требования к шрифтам, используемым при изготовлении бланков, установлены в комплексе стандартов «Шрифты типографские»: ( ГОСТ 3489.2-71, ГОСТ 3489.6-71, ГОСТ 3489.10-71, ГОСТ 3489.33-72 ). Пункт ( пт ) – это единица измерения для обозначения размера шрифтов и ин- тервалов (0,376 мм). Пункты мм 6 2,25 12 4,5 18 6,8 24 9,1
многострочные реквизиты печатать через одинарный между- строчный интервал; отделять реквизиты документа друг от друга 2-3 одинарными междустрочными интервалами; наименование вида документа печатать: 16 пт, полужирный, все прописные; заголовок к тексту печатать без кавычек, переносов слов, под - черкивания и точки в конце заголовка; При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в междустрочных интервалах или в пунктах: одинарный интервал – 12 пт ; полуторный интервал – 18 пт ; двойной интервал – 24 пт. 46
47 текст документа: выравнивать по ширине с автоматической расстановкой пере- носов слов; печатать через полуторный междустрочный интервал с отступом первой строки каждого абзаца - 1,25 см; слова : СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными бук- вами; слова : Примечание, Приложение, Основание печатать строчны - ми буквами, кроме первой буквы; при изготовлении документов на двух и более страницах, стра - ницы нумеровать ( кроме первой ); номера страниц проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слов «страница» и «стр.».
Вопрос 1: Реквизит документа - это … Ответ: Реквизит документа - это обязательный элемент оформле-ния, присущий тому или иному виду письменного офици-ального документа. Вопрос 2: Сколько реквизитов приведено в ГОСТ Р 6.30-2003? Ответ: 30 реквизитов. Вопрос 3: Что такое формуляр-образец? Ответ: Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую мо - дель или схему построения документа.
Вопрос 4: На какие части условно делится лист документа? Ответ: Каждый документ условно делится на три части: на заголовоч-ную, основную и оформляющую. Вопрос 5: Что может являться автором документа ? Ответ: Автором документа могут быть организация и/или ее струк-турное подразделение. 49
Вопрос 6: Наименование вида документа – это … Ответ: Наименование вида документа – это реквизит, который позволяет судить о назначении документа, определяет набор тре-буемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку-мента. Вопрос 7: На каких документах указывается реквизит Наименование вида документа? Ответ: Наименование вида документа указывается на всех видах до-кументов, за исключением писем. 50
Ответ: Реквизит Наименование вида документа располагается ниже реквизита Наименование организации ( или Наименование струк-турного подразделения ). Вопрос 9: Дата документа – это … Ответ: Дата документа - это реквизит официального документа, сви-детельствующий о времени его создания и/или подписа-ния, утверждения, принятия, согласования, опубликова-ния. 51
Ответ: В официальных документах используется цифровой и словес-но-цифровой форматы дат. Вопрос 11: Регистрационный номер – это … Ответ: Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифро-вое обозначение, присваиваемое документу в целях его уче-та, поиска и систематизации. 52
Ответ: А – это номер ( индекс ) структурного подразделения; В – это номер дела ( папки ) в структурном подразделении; С – это номер самого документа. Вопрос 13: Гриф утверждения документа – это … Ответ: Гриф утверждения документа – это реквизит, указывающий на нормативно-правовой характер содержания документа. Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ ( УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ). 53
Вопрос 14: В каком месте документа располагается Гриф утверждения? Ответ: Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу доку-мента. Вопрос 15: Текст — это … Ответ: Текст — это реквизит, отражающий основное смысловое содер-жание документа. Вопрос 16: Оттиск печати – это … Ответ: Оттиск печати – это реквизит, который заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Вопрос 17: Найдите ошибки в ссылке на официальный документ: В соответствии с приказом ГТК России "О введении ставок таможенных пошлин ” № 75 от 20.01.200 9 г. … Ответ: В соответствии с приказом ГТК России от 20.01.200 9 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин ” … Вопрос 18: Подпись – это … Ответ: Подпись – это реквизит документа, представляющий собой соб-ственноручную роспись полномочного должностного лица. 55
Вопрос 19: Что входит в состав реквизита Подпись? Ответ: В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ ( пол-ное, если документ оформлен не на бланке, или сокращенное, ес-ли документ оформлен на бланке) ; личная подпись; расшифровка подписи ( инициалы и фамилия должностного лица). Вопрос 20: Электронная цифровая подпись – это … Ответ: Электронная цифровая подпись ( ЭЦП ) – это реквизит элек - тронного документа, предназначенный для защиты данно-го документа от подделки. 56
Вопрос 21: Бланк – это … Ответ: Бланк – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Вопрос 22: Какие виды бланков организационно-распорядительных доку-ментов установлены ГОСТ Р 6.30-2003? Ответ: общий бланк; бланк конкретного вида документа, кроме письма; бланк письма. 57
Вопрос 23: Каким способом могут располагаться многострочные реквизиты на бланках? Ответ: Многострочные реквизиты на бланках могут располагаться: центрованным способом ; флаговым способом. Вопрос 24: Какие варианты бланков существуют, в зависимости от распо-ложения реквизитов? Ответ: продольный – смотри общий бланк или бланк конкретного вида документа; угловой – смотри бланк письма. 58
59 ПЕРЕРЫВ!!! ВСЁ...
