План Структура служебного документа Состав и оформление реквизитов служебных документов Виды бланков. Требования к оформлению бланков служебных документов
Заголовочная часть (бланковая) Содержательная часть (наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения) Оформительская часть (юридически значимые отметки – оттиск печати, подпись, гриф утверждения и др.; делопроизводственные отметки – о контроле, об исполнителе, о поступлении в организацию и др.)
ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает: Состав реквизитов документов Требования к оформлению реквизитов Требования к оформлению бланков служебных документов ГОСТ 06.30 – 2003 Носит рекомендательный характер Состоит из 4 разделов и приложений
ГОСТ Р 6. 30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов для документов, входящих в УСОРД : 01 – Государственный герб Российской Федерации 02 – герб субъекта Российской Федерации 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 – справочные данные об организации 10 – наименование вида документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 – место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнении 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организациях 30 - идентификатор электронной копии документа
Схемы расположения реквизитов в угловом и продольном бланке даны в Приложении B к ГОСТ Р 6.30 – 2003
В соответствии с Законом РК воспроизведение реквизита возможно на бланках: В многоцветном варианте В одноцветном варианте с геральдическим щитом В одноцветном варианте без геральдического щита
Герб субъекта герб округа герб области герб города герб района оформляется на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РК: Законами Уставами Положениями Конституциями и т.д.
Эмблема - это графическое или буквенное изображение Эмблема регламентируется Уставом организации Эмблема должна передавать основное направление деятельности организации Эмблема может располагаться над наименованием организации или левее наименования организации Эмблема не может быть размещена на бланке, в котором есть изображение реквизитов 01, 02.
Код организации предоставляется Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации: ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций ОКОГУ – Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления Пример оформления реквизита в унифицированной форме документа: Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата РК от 05.01.2004 № 1 Код 0301001 02847208 Форма по ОКУД ________________________________________________________________ По ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу ОКПО 02842708
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) предоставляются в составе реквизита 09 «Справочные данные об организации» на бланке письма Пример оформления реквизитов 05, 06 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Тюмень, 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 __________ № ____________ На № ______ от _________ Идентификационный номер налогоплательщика Основной государственный регистрационный номер
Реквизит представляется по ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации Пример оформления реквизита в унифицированной форме Приложение №5 Унифицированная форма №Т-11а Утверждена Постановлением Госкомстата РК от 05.01.2004 №1 Код 0301027 Форма по ОКУД ___________________________________________________________________ по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников ОКУД 0301027
Наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами и печатается прописными буквами ТОВАРЕЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕНОСТЬЮ «МАГНАТ» ПРИКАЗ 12.02.2010 №6 г. Тюмень Наименование организации
Реквизит располагается ниже наименования организации, входит в состав реквизитов бланка письма. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Алматы, 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 __________ № ____________ На № ______ от _________
Приложение №5 Унифицированная форма №Т-11а Утверждена Постановлением Госкомстата РК от 05.01.2004 №1 Код 0301027 Форма по ОКУД ___________________________________________________________________ по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников
Дата располагается от левого поля ниже реквизита 08 «наименование организации» Способы оформления даты на документе (цифровой и словесно-цифровой) 23.10.2001 03 октября 2001 г. или года 2001.10.23 Двадцать третье октября две тысячи первого года ( способ не предусмотрен ГОСТ Р 6. 3 - 2003, используется при оформлении доверенности )
Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Способы оформления реквизита № 18 № 15/01-07 Порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре № 15-ЛС или № 15-К Способ используется при регистрации документации по личному составу № 90/97 Таким способом оформляется регистрационный номер документа, составленного двумя организациями Реквизит располагается Рядом с датой на одной строке Под датой от левого поля Иным способом в унифицированной форме
Реквизит характерен для бланка письма. Заполняется полностью на ответных документах. На инициативных документах указывается только постоянная часть реквизита Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер». Примеры: На № _____ от _____ на бланке На № _____ от _____ на инициативном документе На № 12 /01-08 от 12.02.2010 на ответном документе ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Тараз, 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 _25.02.2010 № __18/ 01-07__ На № 12/01-08 от __ 12.02.2010__
Реквизит располагается на документах, напечатанных на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа». ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА Республики Казахстан В ЛЕНГЕРСКОМ РАЙОНЕ Г. ТАЛАС ПОЛОЖЕНИЕ 17.02.2010 №25 г. Талас Об адаптации Место составления или издания документа
1.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже Администрация города Управление службы по кадрам 2. В качестве адресата могут быть должностные лица. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже Начальнику Управления организационно-методического обеспечения работы с документами Л.С. Катковой 3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно Администрации районов ЮК области 4. В реквизите «адресат» возможно указание почтового адреса, если документ направляется организации, а не должностному лицу Открытое акционерное общество «Сибирские самоцветы» Ленина ул., д. 25, г. Тараз, 625003 5. В качестве адресата могут быть физические лица Васильевой В.П. Комсомольская ул., д.20, кв. 10, г. Тараз, 625012
I способ оформления ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИБИРСКАЯ ПУШНИНА» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Сибирская пушнина» ___ Шилов___ А.Л. Шилов 03.02.2010 ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор А.Л. Шилов 03.02.2010
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, согласовывается с названием документа), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: II способ оформления: УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО Заседанием директоров Протокол от 05.02.2010 №15 Приказом Генерального директора АО «Уралсвязьинформ» От 30.01.2010 №82 ИЛИ
Реквизит располагается под реквизитом «адресат», включает Фамилии исполнителей Содержание поручения Срок исполнения Подпись руководителя Дата подписания резолюции И.Н. Ивановой Подготовить проект договор с фирмой «Заречье» к 13.02.2010 Семенов 01.02.2010
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «САМОЦВЕТЫ» ПРИКАЗ г. Тараз Об увеличении уставного капитала общества Об увеличении уставного капитала Общества ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Мангыстау О смене компании-перевозчика 30.10.2001 № 285 О смене компании-перевозчика 10.04.2001 № 08/11-13
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАРЕЧЬЕ» ПРИКАЗ 24.02.2010 №12 Об обеспечении контроля за использованием бланков документов строгой отчетности Контроль 12.03.2010 или К
Тексты официальных документов оформляются в виде: Анкеты Таблицы Связного текста Соединения этих форм
Реквизит располагается ниже текста, от левого поля. Способы оформления отметки о наличии приложения Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Приложение: письмо Минюста Росси от 14.02.2010 №02/04-156 и приложения к нему, всего на 30 л. Приложение: в 1 экз. Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес
Состав реквизита «подпись» Наименование должности лица, подписавшего документ Личная подпись Расшифровка подписи Способы оформления реквизита «подпись» Используется, если документ оформлен не на бланке Исполнительный директор Наумов А.Н. Наумов Используется в случае, когда документ оформляется на бланке организации Генеральный директор Васильев А.Б. Васильев Возможно подписание документа несколькими должностными лицами Директор Колосов В.П. Колосов Главный бухгалтер Петрова А.В. Петрова При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности не указывается Афанасьев А.Л. Афанасьев В документах, составленных комиссией, указывают не должностных лиц, а их обязанности Председатель комиссии Дементьев Н.П. Дементьев Члены комиссии Демин А.Л. Демин Хохлов В.К. Хохлов Савельев А.А. Савельев
Реквизит используется при внешнем согласовании документа другой организацией Пример: Руководитель филиала Смирнов А.Б. Смирнов СОГЛАСОВАНО Финансовый директор ТОО «Техномир» Лавров М.Ю. Лавров 21.02.2017
Реквизит используется при внешнем согласовании документа другим документом Пример: Директор Орлов С.П. Орлов СОГЛАСОВАНО Письмо Казахской академии наук от 30.10.2009 № 451/ 02-18
Реквизит используется при внешнем согласовании документа коллегиально Примеры: Председатель Совета директоров Ворохов А.П. Ворохов СОГЛАСОВАНО Общее собрание Совета директоров. Протокол от 10.02.2010 №2
Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования Пример: Начальник юридического отдела Сидоров В.А. Сидоров 25.01. 2001 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Орлов А.С. Орлов 26.01.2010
Возможно оформление реквизита на отдельном листе ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ К ПРОЕКТУ ______________________________________________от______№____ (название документа, после подписания дата, регистрационный номер) № Наименование должности с указанием структурного подразделения Замечания Личная подпись Расшифровка подписи Дата согласования Срок согласования Примечание
Генеральный директор Главный бухгалтер П.В. Зорин Н.М. Онучин
Верно Зав. канцелярией .М. Петрова 20.01.2010 Проректор по учебной работе Д.С. Клементьев
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Зав. архивным отделом Г.И. Кудряшов А.С. Долгова 22 69 12
Реквизит располагается в левом нижнем углу Подготовлено письмо от 28.01.2010 № 12/ 06-13 В дело № 07-06 Делопроизводитель А.Б. Осипова 12.02.2010
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: «Документ получен в поврежденном виде» Директор Г.В. Львова САРАТОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА Канцелярия Вх. № 138 10 02 2010
Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу Директор А.В. Петров C:\DOCUM\ Приказ6. doc
Государственный герб Российской Федерации Наименование федерального органа исполнительной власти Должность лица, подписавшего документ Подпись должностного лица Вид документа Место составления (издания) документа Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти Адресат Дата документа Регистрационный номер документа Наименование документа Текст документа Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата Отметка о наличии приложений Гриф согласования Гриф утверждения Виза Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Указания по исполнению документа Отметка о контроле документа Отметка об исполнении документа Отметка о конфиденциальности
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации Наименование организации Место составления или издания документа Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место Пример: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ ______ № ______ г. Салехард
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации Наименование организации Справочные данные об организации Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место ОГРН, ИНН/КПП, код организации включается в состав реквизита «справочные данные об организации» Указывается постоянная часть реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» Пример: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ Республики ул., 9.78, г. Салехард, 629008, ЯНАО, Россия Тел.: (34922) 4-69-45 Факс (34922) 4-69-46 gazprom @ yamalinfo. ru Расчетный счет № 40702810800000001372 Филиал АБ «Газпромбанк» ИНН/КПП 7736050003/ 890104001 БИК 047195753 _______ № __________ На № ____ от _________
Состав реквизитов бланка конкретного вида документа Наименование организации Наименование вида документа Место составления или издания документа Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место Пример: АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ РАСПОРЯЖЕНИЕ ____________ № _____________ г. Тюмень
