Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 № 477; в ред. от 07.09.2011 ( с изменениями на 26.04.2016); Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76); ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018 ) Дополнительно : ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Словарь терминов «Управление документами». – М.: ВНИИДАД, 2013.
Состав реквизитов документов; Правила оформления реквизитов; Требования к бланкам; Правила составления и оформления отдельных видов документов. ______________________________ Реквизит – обязательный элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним.
Государственный герб Российской Федерации / герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования ; Эмблема организации; товарный знак (знак обслуживания ); Код формы документа; Наименование организации ; Наименование структурного подразделения – автора документа; Наименование должностного лица – автора документа; Справочные данные об организации; Наименование вида документа; Дата документа; Регистрационный номер документа; Ссылка на регистрационный номер и дату документа; Место составления или издания документа; Гриф ограничения доступа к документу; Адресат ; Гриф утверждения документа; Заголовок к тексту; Текст документа ; Отметка о приложении; Гриф согласования документа ; Виза; Подпись; Отметка об электронной подписи; Печать; Отметка об исполнителе ; Отметка о заверении копии; Отметка о поступлении документа в организацию ; Резолюция; Отметка о контроле; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
5
6 Размеры служебных полей документа не менее: верхнее поле – 20 мм левое поле – 3 0 мм правое поле – 10 мм нижнее поле – 20 мм
Бланк документа - стандартный лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами организации – автора документа. Виды бланков документов организаций, структурных подразделений, должностных лиц: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. 7
8 Образец общего бланка ГОСТ Р 7.0.97 -20 16. Бланки документов
9 Образец бланка конкретного вида документа
10 Образец бланка конкретного вида документа
11 Бланк письма организации
12 Бланк письма должностного лица
13
14
15
16
17 Государственный герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
МИНИСТЕРСТВО КОММУНИКАЦИИ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ул. Тверская, 7, Москва. 125375 Справочная: 771-81-00; по документам: 771-81-21; факс: 771-87-18 Телетайп: 114158 MSRF RU ; E-mail: office@minsvyaz.ru Сайт : www. minsvyaz.ru __________________ № _____________ На № _____________ от _____________ 18
19 Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ КОМИТЕТ ГОРОДА МОСКВЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ КОНКУРСОВ И АУКЦИОНОВ (ТЕНДЕРНЫЙ КОМИТЕТ) Улица Новый Арбат, д. 15, Москва, 125032 Телефон: (095) 957-9474, факс: (095) 957-9470 E-mail: moskonkurs@ka.mos.ru, http://www.mos.ru ОКПО 10617129 ОГРН 1047796171290 ИНН/КПП 7704515009/770401001 ____________________ № ________________ на № _______________ от ________________ 20
Закрытое акционерное общество «Инвестиционная компания «ЭКСПО» Ул. Перерва, д. 12, офис 12, Москва, 228776. Тел. ( 4 95) 677-12-33; Тел./ факс ( 4 95) 677-33-44 E-mail: expo@expo.ru; Internet: www.expo.ru; ОКПО 08862635 ОГРН 1047400340354 ИНН/КПП 7706022750/778006001 ______________ № __________ На № _________ от ___________ 21 EXPO
наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; ссылка на номер и дату поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; визы; гриф согласования; подпись; гриф утверждения; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе. 22
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. Например: МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ) РАСПОРЯЖЕНИЕ ______________ Москва № ____________ 23
19.02.2019 24 Наименование вида документа
Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события (протокол). Дата оформляется одним из следующих способов: 05 апреля 201 8 г. 05.04.201 8 25
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ РЕГИОНАЛЬНАЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННАЯ КОМИССИЯ ПО ЦЕНОВОЙ И ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКЕ ПРИКАЗ 12 июня 2015 г. № 76 Москва 26
Открытое акционерное общество "МАШИНОСТРОЕНИЕ" Филиал в г. Свирске ул. Солоневича, д.35, г. Свирск, Московская обл., 202455 Тел. 33-47-12; тел./факс (3412) 33-45-89 e - mail : sevmash@mach.ru ОКПО 08862635 ОГРН 1047400340354 ИНН/КПП 7706022750/778006001 10.04.2014 _ № _ 01-22/891 На № ______ от _________ 27
Рег. № присваивается документу после его подписания (утверждения). Рег. № внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и др.) - порядковый номер документа в пределах календарного года. Рег. № исходящего документа – порядковый номер документа, инициалы имени и фамилии лица, подписавшего документ и код подразделения, подготовившего документ или иные коды: № 15214-ЭН / Д01. 28
Федеральное бюджетное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393; Тел./факс: (095) 718-78-74; E - mail : mail @ vniidad. ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 15.03.2015 № 01-18/67 На № _ 187 _ от _ 20.91.2015 29
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем с текстом до 4-5 строк. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа: Об оказании консультативной помощи О предоставлении информации О невыполнении договора от 15.09.2014 № 34/50 30
31
Документ может быть адресован в организацию, должностному лицу, в структурное подразделение, конкретному работнику. При оформлении реквизита «Адресат» допускается использовать сокращенные наименования организаций. Письмо может быть адресовано руководителю организации (должность, инициалы и фамилию лица указывают в дательном падеже): 32 Председателю правления АКБ «Промбанк» Борисову В.И.
Открытое акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» Главное управление юстиции по городу Москве Департамент государственной службы и кадров ОАО «Лукойл» Главное управление юстиции по городу Москве Руководителю Департамента государственной службы и кадров
Письмо может быть адресовано нескольким организациям: 34 Руководителям дочерних обществ ОАО «Газпром» Государственный университет управления Рязанский просп., 99, Москва, 125000
35 Открытое акционерное общество «ТУРБИННЫЕ МОТОРЫ» Зам. генерального директора ЗАО «Холмогоры» Филиал в г. Свирске Громову Н.Д. ул. Солоневича, д.35, г. Свирск, Московская обл., 202455 Тел. (3412) 33-47-12; тел./факс (3412) 33-45-89 e - mail : sevmash @ mash. ru 10 октября 2014 г. № _ 01-22/891 На № ___________ от ________ пер. Державина, 5, г. Свирск, Московская обл., 202455
36 Правила оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234) а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.); д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс.
Отметка о наличии приложения 37 Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: 1. Положение об отделе сбыта на 3 л.в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе отдела на 2 л. в 1 экз. Приложение: Договор от 31.01.2013 № 7/11 и приложения к нему, всего на 25 л.
Отметка о наличии приложения 38 Приложение: в 3 экз. Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз. Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресатом исполнителя. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю: 39 Никонова Ольга Александровна, отдел кадров, специалист, +7 (495) 924-45-67
Виза включает: должность визирующего, подпись должностного лица (работника), расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования: 40 Начальник юридического отдела И.Д. Сорокин 16.03.2015
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. 41 Имеются замечания Начальник юридического отдела И.Д. Сорокин 16.03.2015
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименование документа ближе к нижнему полю - на последнем листе документа под текстом - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Лист согласования к приказу ЗАО «Профиль» «О создании рекламной группы» от 22 мая 2015 г. № 68 Зам. генерального директора Л.Д. Михайлов 21.05.2015 Руководитель финансового отдела А.Н. Гунич 20.05.2015 Руководитель коммерческого отдела П.П. Осин 21.05.2015 43
Подпись включает: наименование должности, подпись, расшифровку фамилии (инициалы, фамилия): 44 Генеральный директор В.Р. Васильев
45 Зам. генерального директора О.Д. Сытин И.о. генерального директора М.И. Корин
Документ утверждается должностным лицом или изданием распорядительного документа. Гриф утверждения при утверждении документа должностным лицом: 47 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО « Ростекстиль » П.О. Смирнов 12.05.2015
При утверждении документа распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНО приказом ОАО «Ростекстиль» от 05.04.2015 № 82 48
Верно Инспектор службы кадров Т.С. Левченко 22.04.2014 Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименовании организации) в деле № за ….. Год») и заверяется печатью организации.
- резолюция; - отметка о поступлении документа; - отметка о контроле; - отметка об исполнении документа и направлении в дело и др.
Резолюция – результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция включает фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату: 52 Зайцевой А. В., Никитину П. С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ИТЭК" к 21.02.2015 10.02.2015
53 ФГУП « Стандартинформ » Генеральный директор К вх. № _______ от ___________
Отметка о поступлении проставляется от руки или с помощью штампа на нижнем поле первого листа документа, например: При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа 54 ООО «Крокус» 18.02.2014 № 98/02-11
Может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например Отправлено письмо-предложение по факсу 495 719-23-25 55 В дело № 01-15 за 2018 г. Зав. отделом корпоративных проектов 12.07.2018
