Цель СРС «Делового письма»: Изучить специфику делового письма Задачи: Раскрыть особенности оформление делового письма Показать разновидности виды деловых писем Показать практическую основу делового письма
Понятие Деловое письмо Структура Делового письма Этика делового письма Язык делового письма Оформление делового письма Общие требования письма
Деловое письмо документ II) применяемый для связи III) передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, IV) которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация.
достоверность и объективность изложения; полнота информации; краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы); отсутствие рассуждений и повествовательности; нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости; использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
I) Вступление Делается для того чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление о чем письмо Заголовок Обращение Цель письма II) Основная часть Изложение основной сути делового письма Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложение III) Заключение – вежливая подпись
Нельзя писать слишком длинно и сумбурно (бытовое письмо и др.). Следует соблюдать: правильное оформление письменной работы (оставление полей, нумерация страниц и др.), полное соблюдение правил орфографии и пунктуации ; не должно быть множества сокращений (только общепринятые). III) Один из важных признаков культуры письма четкий аккуратный почерк. Неразборчивый почерк – характерная черта небрежности, неуважительности (пишущий и не думает о том, что чтение им написанного вызовет у кого-то затруднения), поэтому к его сообщению тоже могут отнестись неуважительно: в написанное неряшливо не будут вникать, вообще не будут читать.
Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена ».
Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов: следует выбирать простые слова, но не обеднять язык; больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным; не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей; избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений; переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, « незамечаемым »; проверять каждую написанную фразу на слух; употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).
Деловое письмо должно быть грамотным стилистически выверенным.
Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации. В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.
Приложения. Оформляются на отдельных листах. Нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах: акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «МУХАЛЯ» Юсупова М С.
Формула письма- в чем суть просьбы Обоснование просьбы Вспомогательная информация
• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной; • желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами; • служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами; • ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; • текст печатается через полтора — два интервала; • желательно избегать переноса слов; • в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года); • наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа; • ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например « Уважаемый Иван Иванович»; • после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы; • заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
Благодарность Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-ответ Сообщения, извещения, уведомления Информационное письмо Письма-напоминания и письма-требования Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо
Максимов Масимжан Все эти годы « К аспи банк » неуклонно укреплял и приумножал свой главный капитал – доверие клиентов, партнеров по бизнесу и акционеров. « Каспи банк » занимает достойное место среди региональных банков Казахстана, в этом мы признаем и Ваш вклад. В этот день от всего коллектива и от себя лично выражаю Вам искреннюю признательность и благодарность за оказанное доверие нашему банку, плодотворное сотрудничество. Председатель Правления « Каспи банк » Юсупова М. C
ТОО « Акжол » Алматинская обл г. Алмата, ул Абая 23 Тел: 8 727 724 345 email : akhjol.555@mail.ru Генеральному директору ОАО « Гарант – А» Юсупова М.С 23.01.14 № 23 Вторично Напоминаем Вам об истечение сроков поставки стройматериалов, указанных в договоре № 32 23.01.14 года. Если до 20.03.14 года условия договора не будет выполнены Вашей организацией, мы вынуждены будем расторгнуть договор и потребовать от Вас возврата суммы, уплаченной нами согласно указанному договору Генеральный директор Жакупова Г.Т подпись
ТОО « Акжол » Алматинская обл г. Алмата, ул Абая 23 Тел: 8 727 724 345 email : akhjol.555@mail.ru Генеральному директору ОАО « Гарант – А » 28.01.14 № 56 О поздравлении с юбилеем фирмы Уважаемый Максим Андреевич! С огромным удовольствием поздравляем Вас и весь коллектив ОАО « Гарант – А» с замечательным юбилеем – десятилетием со дня основания фирмы. Мы искренне рады, что Ваша фирма достигла таких грандиозных успехов и занимает заметное положение на рынке седел и уздечек юга Казахстана. Для нас было истинным удовольствием все прошедшие годы быть партнерами по бизнесу. Желаем Вам не останавливаться на достигнутом и воплотить в жизнь Ваши самые смелые планы. Успеха и удачи в любых начинаниях! Генеральный директор Жакупова Г.Т подпись
Исх. № 35 Директору ООО «Север от «10» ноября 2013» И.И.Ивонову О смене директора Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 23 от 10.11.2013г. С. 11.11.2013 гдиректором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается. С уважением, Директор ООО «Мишень » Петров П.П.
Таким образом, Выполняя эту работу я ставила перед собой цель, рассказать о культуре делового письма, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этого письма. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач. Я пришла к выводу, Культура делового письма предполагает определенную структуру письма, которая заключается в правильном расположении и оформлении верхней части письма (шапки), обязательном приветствии, сжатом, но достаточно информативном изложении темы письма (заголовок), теле письма, заключительной формулировке и подписи. Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации Также я показала структуру, язык, оформление делового письма, этику письма, виды письма…
Типовые правила Делопроизводства РК 2011
