Подготовил: студент группы 18-Тумз-1 Пашкин Александр КГУ 2019
1 Целеполагание 1.1. Обоснование инициации проекта 1.2. Цели и задачи проекта 1.3. Описание продукта и его основные характеристики 1.4. Ожидаемые результаты проекта 2 Структура проекта 2.1. Разработка ИСР 2.2. Построение ССО 2.3. Разработка календарного плана 2.4. Построение плана по вехам 2.5. Построение сетевой модели (диаграммы Ганна) 3 Разработка бюджета проекта 3.1. Разработка ресурсного плана 3.2. Оценка затрат 4 Управление проектом 4.1. Управление качеством 4.2. Управление коммуникациями и персоналом 4.3. Управление рисками План
Выставочные мероприятия занимают особое место в туристской индустрии. Они предоставляют туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Различного рода туристские выставки, биржи, ярмарки помогают оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг.
В настоящий момент, к сожалению, в Костроме и на территории Костромской области региональная туристская выставка не проводится. Поэтому, мы считаем, что создание туристской выставки регионального значения на территории Костромской области, является актуальным моментом на данный период времени. Разработка и проведение костромской региональной туристской выставки необходимы для привлечения туристов из других регионов России и туристов из ближнего и дальнего зарубежья. Также данная выставка в перспективе может дать отличную рекламу туристским продуктам Костромы и Костромской области.
Главной целью данного проекта является создание туристской выставки на территории Костромской области, как совершенно нового продукта в сфере выставочной деятельности в городе Кострома и Костромской области.
Также целями создания данного проекта являются: получение прибыли; удовлетворение потребительского рынка выставочной деятельности; повышение интереса российских и иностранных туристов к Костроме и Костромской области.
Для достижения поставленной цели перед нами стоит следующий круг задач, которые, по нашему мнению, отвечают критериям SMART, т. к. они конкретные, измеримые, достижимые, вполне реалистичные и определены по времени: разработать и согласовать бюджет проекта; разработать и согласовать график проекта; разработать рекламную кампанию; приобрести и установить необходимое техническое оборудование ; запустить разработанную рекламную кампанию; о ткрыть и провести «Костромскую региональную туристскую выставку»; провести необходимые PR-мероприятия; провести финансово-экономический и маркетинговый анализы.
«Костромская региональная туристская выставка» – это выставка, которая представляет собой всесторонний показ туристических возможностей и инвестиционной привлекательности города Кострома и всех 24 районов Костромской области, продвижение туристского продукта данного региона, а также демонстрацию многообразия комплексных туристских услуг в Костромской области в целом.
«Костромская региональная туристская выставка» будет проходить в концертно-выставочном центре «Губернский» в городе Кострома по адресу улица Депутатская, дом 49, Кострома, Костромская область, 156000.
«Костромская региональная туристская выставка» будет обладать собственной системой каналов рекламы и PR -кампании, которая будет включать в себя взаимодействие на договорной основе с предприятиями туристкой и гостиничной сфер, выступающих в качестве партнеров мероприятия. Среди которых в основном туроператоры и турагентства города Кострома и Костромской области, работающие по внутреннему и региональному туризму, а также напрямую или через туристские предприятия и отделы бронировании гостиниц и отелей.
К целевым группам посетителей «Костромской региональной туристской выставки» согласно принципам сегментирования возможно отнести : 1) по категории «юридический статус»: иностранные туристы; российские туристы. 2) по категории « индивидуалы - корпоративы -турфирмы»: посетители- индивидуалы ; туристские группы; корпоративные группы. 3) по целям посещения: культурно-познавательный туризм ; деловой туризм. 1.3. Описание продукта и его основные характеристики
демонстрация потенциальным клиентам возможности путешествий в Кострому и районы Костромской области; привлечение внимания к предлагаемым туристским продуктам Костромы и Костромской области; расширение представления иностранных туристов о данном регионе, информирование их о туристской политике и мерах, направленных на обеспечение устойчивого развития туризма;
установление контактов с представителями российских и зарубежных туристских администраций и предприятий, заключение договоров о сотрудничестве и продажах; установление контактов с представителями средств массовой информации, расширение с их помощью представления российских и иностранных туристов о туристском потенциале Костромы и Костромской области; определение существующего спроса на предлагаемые поездки по данному направлению; прогнозирование развития спроса. 1.4. Ожидаемые результаты проекта
При организации «Костромской региональной туристской выставки» принято выделять 3 основных этапа её проведения: первый этап – подготовительно-организационный (23 декабря 2019 года – 23 марта 2020 года ); второй этап – проведение «Костромской региональной туристской выставки» (24 марта 2020 года – 27 марта 2020 года ); третий этап – анализ результатов проведения проекта (28 марта 2020 года – 11 апреля 2020 года). 2.3. Разработка календарного плана
Данный этап включает принятие решения о проведении выставки. Именно на этом этапе происходит создание выставочного комитета и формирование рабочей группы, которые разрабатывают положения о проведении выставки, и рассылают письма потенциальным участникам с полной информацией об условиях участия в выставке. На подготовительном этапе издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в выставке. Данная информация включает в себя стоимость участия с экспонатами и без них, цену аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и так далее. За определенный срок до открытия участники выставки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиции и другие необходимые сведения. На этом этапе происходят аренда площади под экспозицию, аренда транспорта, аренда складских помещений. Также на данном этапе происходит подготовка рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию Первый этап
Этап начинается с открытия выставки и заканчивается в момент её закрытия. Также этот этап включает в себя: работу с рекламными и информационными материалами (контролируется их наличие, достаточность, своевременное пополнение); работу на стенде (работа с потенциальными розничными покупателями, дилерами (оптовиками), поставщиками, партнёрами); работу вне стенда (привлечение посетителей на стенд компании, маркетинговые исследования (как посетителей выставки, так и конкурентов); PR-работу на выставке (в том числе участие в выступлениях и других подобных мероприятиях); работу с персоналом (мотивация персонала, контроль за работой персонала); организационную работу (контакты с организаторами выставки, организация необходимого транспортного обслуживания ). Данный этап также включает оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведению аукционных торгов, презентаций и других мероприятий. Второй этап
Данный этап предполагает подведение итогов выставки с выделением положительных и отрицательных моментов в её работе. Выявление положительных и отрицательных моментов работы выставки необходимо для того, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Также на этом этапе происходит выявление лидеров продаж, изучение отзывов потребителей и участников, анализ ошибок, недочётов и действенных ходов, которые принесли наиболее желаемые результаты. Третий этап
Работы данного проекта для своего выполнения требуют разнообразных ресурсов. При планировании мы рассмотрим два основных типа ресурсов: возобновляемые и невозобновляемые. К возобновляемым ресурсам данного проекта мы можем отнести руководителя проекта, менеджера проекта, менеджера по рекламе. К типу невозобновляемых относятся ресурсы, которые не могут повторно использоваться. Примерами ресурсов данного типа являются техническое оборудование, финансовые ресурсы.
Первый аспект качества данного проекта — это соответствие продукции рыночным потребностям и ожиданиям. Этот аспект качества, достигнут благодаря анализу конкурентного рынка, а также благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях их удовлетворения. Второй аспект качества – наличие четких планов, достигнут благодаря тщательной разработке и планированию проекта. Третий аспект — контроль обеспечения качества достигается благодаря соответствию реализации проекта его плановой документации и разработанным характеристикам проекта для потребителей и других заинтересованных лиц. Четвертый аспект — обеспеченность ресурсами, достигнут благодаря должному материально-техническому обеспечению проекта на протяжении всего его жизненного цикла. 4 Управление проектом 4.1. Управление качеством
Управление персоналом данного проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также реализует функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного выполнения работ и успешного завершения проекта. Целью при этом являются руководство и координация деятельности команды проекта. Данные функции выполняет руководитель проекта.
менеджер (руководитель) проекта (отвечает за приобретение оборудования и ключевых клиентов, привлечение экспонентов и играет руководящую роль в выставке); менеджер по маркетингу (занимается исследованием рынка, потенциала экспонентов и посетителей и гарантирует систематическую обратную связь в виде отзывов экспонентов и посетителей о выставке); менеджер по рекламе (отвечает за рекламную кампанию, направленную на привлечение экспонентов и посетителей с использованием внешних сервис-провайдеров в рекламном и коммуникационном секторах, а также имеет задачу обеспечения внимания СМИ ). Организационная структура по разработке, организации и проведении «Костромской региональной туристской выставки»
несовпадение темы выставки и целей экспонента; недостаточная известность данной выставки на выставочном рынке; недостаточная информация об условиях участия в выставке; неудачное время проведения выставки; опасность переноса сроков выставки; неполный анализ количественного и качественного состава посетителей. 4.3. Управление рисками Риски первого порядка
недостаточное изучение и определение целевой группы посетителей; недостаточная или избыточная реклама; неправильное установление целей рекламной кампании; неправильное описание этапов выставочных работ, требований к ним и их взаимосвязям; неправильная оценка продолжительности работ; невыдерживание бюджета для какого-либо из этапов; несоблюдение поставщиками и прочими партнерами сроков выполнения текущих договорных обязательств. 4.3. Управление рисками Риски второго порядка
неправильное определение целей и стандартов выполнения работы проекта; недостаточная квалификация персонала; неготовность персонала к решению поставленных задач; неправильное оформление и освещение; отсутствие выставочного опыта; неэффективное расположение стенда и экспонатов. 4.3. Управление рисками Риски третьего порядка
