1 Тема 3. Документирование и формы бухгалтерского учёта 1. Документирование как элемент метода бухгалтерского учёта 2. Формы бухгалтерского учёта
2 Документ (от лат. dokumentum свидетельство, доказательство) - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Свойства документа : - атрибутивность, - функциональность, - структурность. Признаки документа : - наличие смыслового содержания. - стабильная вещественная форма. - предназначенность для использования в социальной коммуникации. - завершенность сообщения. 1. Документирование как элемент метода бухгалтерского учёта
Унификация документов Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию для управления в определённой сфере деятельности. Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12. 1993 N 299. Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
4 Код Наименование форм 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации 0211000 Документация по созданию организации 0251000 Документация по распорядительной деятельности организации 0281000 Документация по приему на работу 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации 0301000 Документация по учету труда и его оплаты 0306000 Документация по учету основных средств и нематериальных активов 0310000 Документация по учету кассовых операций 0315000 Документация по учету материалов 0317000 Документация по учету результатов инвентаризации 0320000 Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов 0322000 Документация по учету работ в капитальном строительстве 0325000 Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья 0340000 Документация по учету работы строительных машин и механизмов 0345000 Документация по учету работ в автомобильном транспорте 0500000 Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий 0710000 Отчетная бухгалтерская документация 0720000 Регистры бухгалтерского учета 0730000 Первичная учетная документация
5 Классификация документов в бухгалтерском учёте Признак Виды документов По назначению - распорядительные; - оправдательные; - комбинированные; - документы бухгалтерского оформления. По способу/порядку составления - первичные; - сводные. По способу отражения операций - разовые; - накопительные По месту составления и обращения - внутренние; - внешние. По качеству - полноценные; - неполноценные. По степени использования средств вычислительной техники - документы, заполняемые вручную; - частично заполненные на машинах; - полностью выполненные на машинах. По форме - подлинник документа; - дубликат документа; - копия документа.
Особенности документооборота в бухгалтерском учете Значение документации в бухгалтерском учете: 1. Документы служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. 2. Документы имеют юридическую силу. 3. Документы имеют контрольное значение, поскольку дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Обязательные реквизиты документа (ст. 9 402-ФЗ): 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
7
8 Этапы бухгалтерской обработки учетной информации 1. Проверка документов по форме и существу. - формальная проверка; - нормативная проверка; - арифметическая проверка (таксировка). 2. Группировка документов. 3. Контировка документов.
9 Способы исправления ошибок в бухгалтерских документах 1. «Красное сторно». Этот способ применяется в том случае, если в учете дана неправильная проводка. В начале неверная проводка повторяется красными чернилами (или красным цветом в компьютерной программе). При подсчете итогов в регистрах суммы, которые записаны красным цветом, вычитаются из общей суммы. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого нужно составить новую проводку с правильной корреспонденцией счетов или правильной суммой. 2. Корректурный способ. Этот способ применяется для исправления ошибок в первичных документах и регистрах. Неправильное слово или сумму необходимо зачеркнуть так, чтобы можно было прочитать первоначальный вариант, а сверху написать правильное значение. Исправление должно заверить подписью лицо, которое ответственно за ведение регистра. Кроме того, нужно проставить дату и печать (ст. 9 и 10 Закона № 402-ФЗ, разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105, и письмо Минфина России от 31.03.09 № 03-07-14/38 ). 3. Способ дополнительной проводки. Его используют, когда операция не была отражена своевременно или при правильной корреспонденции счетов сумма операции оказалась меньше. В этом случае нужно составить дополнительную бухгалтерскую проводку на сумму операции или на разницу между правильной и отраженной суммой.
10 Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. 2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. 4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
11 Формы бухгалтерского учета Мемориально- ордерная форма Журнально- ордерная форма Упрощенная форма Автоматизированная форма Форма бухгалтерского учета – это определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности. 2. Формы бухгалтерского учёта
12 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета При данной форме учёта по данным первичных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой. Данная форма отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники. Недостатки мемориально-ордерной формы учета: - трудоемкость учета, вызываемая многократным дублированием одних и тех же записей; - громоздкость аналитического учета; - формы регистров аналитического учета зачастую не содержат информации для контроля, анализа и составления отчетности.
13 Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета
Журнал регистрации хозяйственных операций
Мемориальный ордер
Мемориальный ордер
Регистрационный журнал для мемориальных ордеров
Главная книга Дата № МО Дебет счёта 51 Итого Дата № МО Кредит счёта 51 Итого 50 66 50 60 58 01.11 51 4000 130000 134000 01.11 51 35000 74000 7000 116000 Счёт № 51 Дата № МО Дебет счёта 50 Итого Дата № МО Кредит счёта 50 Итого 51 70 51 01.11 50 35000 35000 01.11 50 31000 4000 35000 Счёт № 50
Оборотная ведомость по синтетическим счетам № счёта Сн Обороты Ск Дт Кт Дт Кт Дт Кт 01 386000 - - - 386000 - 02 - - - 2900 - 2900 04 30000 - - - 30000 - 10 62000 - 46000 22000 86000 - 20 2000 - 60900 30000 32900 - 43 24000 - 30000 - 54000 - 50 3000 - 35000 35000 3000 - 51 97000 - 134000 116000 115000 - 58 - - 7000 - 7000 - 60 - 28000 74000 46000 - - 62 6000 - - - 6000 - 66 - - - 130000 - 130000 67 - 200000 - 36000 - 200000 70 - 35000 35000 4000 - 36000 76 - - - - - 4000 80 - 300000 - - - 300000 84 - 47000 - - - 47000 Итого 610000 610000 421900 421900 719900 719900
20 Бухгалтерский баланс - форма № 1
21 Отчет о финансовых результатах - форма № 2
22 Отчет об изменениях капитала - форма № 3
23 Отчет о движении денежных средств - форма № 4
24 Пояснения к бухгалтерскому балансу - форма № 5
25 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета Форма характеризуется применением для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, которые ведутся по кредитовому признаку. В ряде журналов-ордеров совмещен аналитический и синтетический учет. В журналах-ордерах объединены систематические и хронологические записи. Данная форма позволяет получить показатели необходимые для контроля и составления отчетности. Форма имеет преимущество перед мемориально-ордерной в связи с тем, сокращается количество записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги. Недостатком журнально-ордерной формы учета является сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.
26 Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Журнал-ордер по счёту 71
29 Упрощенная форма бухгалтерского учета Применяется предприятиями, имеющими незначительное количество хозяйственных операций за отчетный период и простой технологический процесс производства продукции. Упрощенная форма учета может вестись по: - простой форме бухгалтерского учета (без использования учетных регистров имущества малого предприятия). В данном случае учет ведется в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности. Помимо этой Книги необходимо вести ведомость учета заработной платы. - по форме с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. Применяется на предприятиях, занимающихся производством продукции или выполнением работ.
30 Схема простой формы бухгалтерского учета
Схема упрощённой формы бухгалтерского учета
33 Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (форма №В-1). Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма №В-2). Ведомость учета затрат на производство (форма №В-3). Ведомость учета денежных средств и фондов (форма №В-4). Ведомость учета расчетов и прочих операций – (форма №В-5). Ведомость учета реализации (форма №В-6 (оплата)). Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма №В-6 (отгрузка)). Ведомость учета расчетов с поставщиками (форма №В-7). Ведомость учета оплаты труда (форма №В-8). Ведомость (шахматная) – (форма №В-9). Регистры упрощенной формы бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия
34 Автоматизированная форма бухгалтерского учета Применение автоматизированной формы учёта обеспечивает точность данных, оперативность, повышение производительности учетных работников, увязку всех видов учета и планирования, возможность заниматься контролем и анализом. Отличительная черта автоматизированной формы учета - быстрота и удовлетворение различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива. Основополагающие принципы автоматизированной формы учета: ЭВМ – основополагающий фактор организации труда бухгалтера, однократный ввод и многократное использование учетных данных, возможность организации бездокументного сбора учетных данных, автоматическое получение информации об отклонениях, получение информации по запросу на любую дату, автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности.
Карточка счёта
Форма оборотной ведомости по синтетическим счетам
