Разработал: Абрамова Е.В., преподаватель ГПОУ ЯО Рыбинского полиграфического колледжа
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения: - предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; - закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
- имеет справочное значение при изучении структуры организации; - является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; - используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; - может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. квалификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых и примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативных документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЭК организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.
Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дел примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Каждая организация независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.
- уставом и положением об организации; - положениями о ее структурных подразделениях; - штатным расписанием; - планами и отчетами о работе организации; - типовыми и примерными номенклатурами дел; - ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения; - номенклатурами дел организации за прошлые годы.
По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
После утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях. При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направление деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлении деятельности).
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей ). Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы); в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы); г) краткое содержание документов дела; д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; е) дата (период), к которым относятся документы дела; ж) указание на копийность документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку. В конце располагаются регистрационные и учетные журналы, картотеки, б азы данных. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле: "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются): "Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета"; "Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним".
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе: "Протоколы заседаний дирекции". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется: "Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название: "Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с ООО "Горсвязь" о предоставлении услуг связи". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: "Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы". если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: "Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты): "Отчеты структурных подразделений за 2020 год"; "Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2020 год". При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 «Количество единиц хранения» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. Здесь последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома : Т.1 10.01.2020 – 30.06.2020 Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту. При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЭК организации.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы: "Электронные документы. СЭД "Канцелярия", БД "Служебные записки".
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов. Работа по формированию номенклатуры дел строится в соответствии с приказом руководителя организации.
Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций. Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.
Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый – в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.
Спасибо за внимание
