Подготовила: Студентка УЭФ, 1-й курс, РЭА-1 А.А. Поплавская
Введение 1. Уничтожители документов (шредеры). Классы секретных документов 1.1История 1.2 Понятие шредера 1.3 Типы шредеров 1.4 Внутренняя структура и принципы работы шредера 1.5 Восстановление данных 2. Классы секретности документов 2.1 Что есть тайна 2.2 Гриф секретности 2.3 Принципы определения секретности 2.4 Обязанности сотрудников, работающих с секретными документами 2.5 Уничтожение секретных документальных материалов Заключение Список использованных источников СОДЕРЖАНИЕ
Информация, содержащаяся в документах на твердых носителях, часто носит конфиденциальный, секретный характер. Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде, документы служат потенциальным источником неприятностей. Попав в руки заинтересованных лиц, такие документы могут стать причиной серьезного морального или финансового ущерба.
В связи с этим во многих солидных организациях действуют инструкции о порядке ведения секретного делопроизводства, обращения со служебными материалами и защите информации в электронном виде, а также фиксированной на бумаге и иных носителях (микрофильмах, магнитной ленте и дискетах и т.д.). Вместе с тем в ряде фирм с большим документооборотом остро стоит проблема утилизации отходов делопроизводства в виде документов, на твердых носителях.
УНИЧТОЖИТЕЛИ ДОКУМЕНТОВ (ШРЕДОРЫ) 1.1 История Первый измельчитель бумаги создан изобретателем аббатом Августо Лоу из Хорзшу, Нью-Йорк. Его «сосуд для макулатуры», улучшающий метод утилизации, был подан на патент 2 февраля 1909 года и получил патент США № 929960 от 31 августа 1909 года. Но само изобретение так и не было воплощено в жизнь. Шредер Адольфа Эхингера, основанный на ручной лапшерезке, был изготовлен в 1935 году в Германии. Предполагается, что Адольфу нужно было избавиться от пропагандирующих анти-нацизм документов, чтобы избежать преследования со стороны властей. Позже Эхингер начал продавать свои измельчители государственным учреждениям и финансовым институтам, добавив лапшерезке электромотор. Компания Эхингера, EBA Maschinenfabrik, изготовила первые разрезающие шредеры в 1959 году и продолжает выпускать их и по сей день.
Посольство США в Иране использовало шредер, чтобы разрезать страницы документов на полоски перед захватом посольства в 1979 году. После заявления полковника Оливера Норта Конгрессу о том, что он использовал шредер модели Schleicher Intimus 007 S для уничтожения тех документов, продажи компании выросли почти на 20 процентов в 1987 году. До 1980-x шредеры редко использовались неправительственными организациями. После того, как решением Верховного суда 1984 года в деле «Калифорния против Гринвуда » было постановлено, что Четвёртая поправка к Конституции США не запрещает проводить необоснованные обыски в случае мусора, оставленного вне дома, и забирать его, граждане США стали чаще использовать шредеры для защиты частной жизни. Промышленный шпионаж и кража личных данных еще более повысили спрос на шредеры.
Шре́дер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель ) используется для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов: счетов, кредитных карт, банковских выписок и других документов. Существует три основных способа уничтожения документов: химический, термический и механический. Первые два связаны с определенными неудобствами и дополнительными финансовыми затратами на содержание отдельных помещений, оснащенных специальными системами фильтрации и вентиляции воздуха, противопожарной безопасности, специально подготовленного персонала, спецодежды. В связи с этим наибольшее распространение получил именно механический принцип «разрезания документов на части», реализуемый в шредерах. 1.2 Понятие шредера
1.3 Типы шредеров
Современные уничтожители можно классифицировать по следующим критериям: По назначению и конструктивному исполнению: Персональные шредеры - конструктивно выполняются с малообъемной корзиной или даже вовсе без корзины для уничтожаемой бумаги. В последнем случае можно использовать этот аппарат с любой корзиной или контейнером, куда может поступать уничтожаемый материал; Сервисные функции персональных шредеров обычно заключаются в автоматическом пуске/останове на основе механического или электронного датчика, световой индикации режимов работы и реверсе вращения ножей. Различные модели персональных шредеров позволяют уничтожать документы второй — пятой степени секретности со скоростью, достигающей 90 мм/с, и снабжаются корзиной для сбора уничтожаемого материала емкостью 16 — 29 л.
Офисные шредеры позволяют уничтожать документы со скрепками, могут быть использованы для уничтожения пластиковых карт, CD-дисков и дискет за счет использования режущего механизма первой категории. Закрытый корпус этих шредеров имеет дверцу, открывающую доступ к контейнеру для уничтоженных документов. Корпус передвигается на колесах; К дополнительным сервисным функциям офисных шредеров относится автоматическая блокировка пуска при незакрытой двери. При работе с документами второй — пятой степеней секретности многочисленные модели офисных шредеров имеют производительность 120 — 217 мм/с и емкость корзины 215 л.
Промышленные шредеры предназначены для централизованного уничтожения документов в больших организациях, обладают высокой мощностью и производительностью, оснащаются внутренним ленточным транспортером. В процессе работы гарантируется безопасное выполнение всех операций за счет специально сконструированных органов управления и датчиков. Уничтожители данной серии имеют сенсорную панель управления, автоматическое отключение при переполненном или выдвинутом контейнере и застревании бумаги, световую индикацию режимов работы. Высокое качество режущего механизма позволяет уничтожать документы вместе с папками, а отдельные модели и со скоросшивателями типа «корона» со стальными дугами-креплениями без затупления ножей. Производительность некоторых моделей шредеров промышленного применения 354 мм/с, а емкость корзины — 340 л.
2. Вид резки:
3. Степень секретности (по международному стандарту DIN 32757):
4. Формат носителей информации :
5. Режим работы:
Все шредеры электромеханического типа содержат следующие основные узлы: механический привод, режущий механизм, контейнеры для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажных полос или брикетов.
Механизм первой категории имеет монолитные вращающиеся дисковые ножи с режущими кромками с обеих сторон, как это показано на рисунке 1. Резка осуществляется благодаря плотно подогнанным друг к другу ножам без использования дополнительного прижимного механизма (как в случае механизма второй категории). Сами ножи изготовляются из высоколегированной стали. Кроме того, первоначальная заточка зубьев осуществляется лазерным методом после закаливания стали. Это трудоемкий и дорогостоящий процесс, но именно благодаря ему гарантируется стабильная работа режущего механизма даже при попадании скрепок среди измельчаемых документов. Режущий механизм приводится в движение механизмом привода, который содержит двигатель и редуктор. Важнейшим преимуществом шредеров с режущими механизмами первой категории является низкий уровень шума при работе. Режущие механизмы электромеханических шредеров подразделяются на две категории.
Рисунке 1. Схема режущего механизма 1 категории шредеров.
Механизм второй категории оснащен монолитными вращающимися ножами, имеющими всего одну режущую кромку. Конструктивная схема режущего механизма второй категории шредеров показана на рисунке 2. Толщина режущей кромки ножа меньше 0,5 мм. Режущий механизм не содержит ножей очистки, что иногда влечет за собой заклинивание двигателя при реверсе. Резка осуществляется за счет прижима ножей один к другому лишь благодаря пружине, жесткость которой может меняться со временем. Несмотря на меньшую надежность и долговечность узлов механизма по сравнению с механизмом первой категории, этот режущий механизм достаточно распространен в шредерах благодаря малой себестоимости и простоте исполнения.
Рисунке 2. Схема режущего механизма 2 категории шредеров.
1.5 Восстановление данных В некоторых случаях возможно восстановление уничтоженных документов. Если кусочки бумаги не перемешаны, то остатки документа, как правило, пребывают в непосредственной близости друг от друга. Кроме того, если документы подавались в шредер так, что строки текста были параллельны лезвиям, на полосах может оставаться текст. Уничтоженный документ может быть восстановлен вручную. После иранской революции и захвата посольства США в Тегеране в 1979 году, иранцы наняли местных ковровых ткачей, которые восстановили документы вручную. Изъятые документы были позднее опубликованы в отдельной серии книг. Современные компьютерные технологии значительно ускоряют процесс восстановления уничтоженных документов. Полоски сканируются с обеих сторон, а затем компьютер определяет, каким образом полоски должны быть соединены. Роберт Джонсон из Национальной ассоциации по уничтожению информации заявил, что на восстановление документов наблюдается огромный спрос.
Многие из документов, повлекших скандал для компании « Энрон », неверно подавались в шредер, упростив процедуру их восстановления. Сейчас прикладываются усилия по восстановлению уничтоженных архивов Министерства государственной безопасности ГДР. Миллионы кусочков уничтоженных документов были упакованы в мусорные мешки паникующими должностными лицами Штази во время последних дней существования ГДР осенью 1989-го. Потребовалось три дюжины человек и шесть лет, чтобы реконструировать 300 документов из 16000 мешков, поэтому немецкое правительство возлагает надежды на современные компьютерные методы восстановления. Некоторые компании предлагают коммерческие услуги восстановления документации. Стоимость восстановления 1 листа бумаги, прошедшего перекрестную резку, в среднем составляет $100 000. Для максимальной безопасности документы должны поступать в шредер перпендикулярно ножам.
2. КЛАССЫ СЕКРЕТНОСТИ ДОКУМЕНТОВ 2.1 Что есть тайна Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц. Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной, коммерческой значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного предприятия. По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.
Делопроизводство секретное - особая отрасль административной (управленческой) деятельности ведомств, учреждении, организации, предприятий, содержанием которой является составление, учет, хранение, пересылка, пользование в установленном порядке и уничтожение документов разной степени секретности. Секретное делопроизводство осуществляется по особым правилам, строго и четко регламентированным административно-правовыми нормами. 2.2 Гриф секретности
Гриф секретности - гриф секретности в соответствии с законодательством об охране государственной тайны реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него.
Гриф «Особой важности» - означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность и может нанести значительный ущерб интересам государства (предприятия). По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения. Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную (коммерческую) тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован. Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.
Не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах. Распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную (коммерческую) тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован. Означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие информации с таким грифом секретности таит чрезвычайную опасность и может нанести значительный ущерб интересам государства (предприятия). По этой причине документы с грифом «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения. Гриф «Особой важности» Гриф «Для служебного пользования» Гриф «Совершенно секретно»
Гриф секретности проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны документа (обложки и титульного листа издания). На документах, подлежащих вручению лично адресату, и на конвертах с этими документами, кроме грифа секретности проставляются отметки "лично" или "вскрыть лично". На документах особой важности и мобилизационных документах проставляется отметка "Серия К". Документы "Серии К" вскрываются только лично адресатом.
Изменение грифа секретности, засекречивание и рассекречивание документов, изданий, специзделий и технической документации производится руководителями учреждений (предприятии), в которых они были выпущены, а также руководителями вышестоящих органов. В соответствии с грифом секретности определяется порядок изготовления, хранения особо важных, совершенно секретных и секретных документов, изданий, специзделий и ознакомления с ними, а также порядок допуска к особо важным, совершенно секретным и секретным работам. Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.
2.3 Принципы определения секретности С целью сохранения тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы. Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи. К таким принципам относят:
Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.
3. 4. Сотрудникам, работающим с секретными документами, запрещается: а) сообщать кому-либо, в т.ч. другим сотрудникам, родственникам секретные сведения, ставшие им известными по работе, а также вести разговоры на служебные темы в присутствии посторонних лиц; б) выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника секретные документы из расположения учреждения; в) знакомиться с секретными документами по вопросам, не имеющим прямого отношения к выполняемым служебным обязанностям; г) составлять секретные документы вне служебных помещений; д ) передавать и принимать документы без расписки; ж) уничтожать документы без оформления в установленном порядке. 2.4 Обязанности сотрудников, работающих с с екретны ми документами Сотрудники, работающие с секретными документами, несут персональную ответственность за их хранения, а также за сохранность секретов, доверенных или ставших известными им по работе или иным путем. Они обязаны:
Архивные и законченные производством дела, журналы и картотеки уничтожаются после заключения экспертной комиссии и получения разрешения руководства. Уничтожение производится комиссией в составе не менее 3-х человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом. Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте. Документы уничтожаются с помощью уничтожителей (шредеров) или путем сожжения. Уничтожение удостоверяется отметкой в акте: когда, каким путем уничтожены документы и подписями всех членов комиссии. В регистрационных формах сотрудником, производятся отметки об уничтожении документов со ссылкой на номер акта и дату. 2.5 Уничтожение секретных документальных материалов
Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов. Грифы секретности правительственные организации, предприятия используют для сохранения конфиденциальности, важности информации. Таким образом, в наше время, проблема уничтожения документов и предотвращения утечки (разглашения) какой-либо информации актуальна для всех без исключения организаций: правительственных учреждений, финансовых и юридических структур, производственных и торговых предприятий, издательств, информационных и рекламных агентств. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.Некраха./ под ред. В.В. Паневчика - Минск: БГЭУ, 2008. – 318 с. Сборник стандартов. Система менеджмента качества. Общие требования к содержанию, порядок выполнения и правил оформления студенческих работ. СТП 20-04-2008, СТП 20-05-2008 – МИНСК, БГЭУ, 2008 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. – Введ. 01.07.2005. – Минск: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В.В.Паневчик, С.В.Некраха.2-е изд. - Минск: БГЭУ, 2004. – 347 с. Журнал: «Секретарское дело» (2008,2009) Спивак В.А. Делопроизводство. – Сб.: Питер, 2004 – 208с.: ил. – (Серия «Учебные пособия»). СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
