История делопроизводства
Документ – это зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами позволяющими её идентифицировать. Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ – латинское слово. Означает «поучительный пример», «свидетельство». Документы сопровождают человека уже несколько веков. История создания тесно связана с эволюцией рисунка и письменности. С древнейших времён до нас дошли различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю эпох, стран, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена.
Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага. В древности документы составлялись на самых различных материалах: глиняные таблички, пальмовые листья, каменные плиты, папирус, береста, пергамент. Пергамент – материал из выделанной кожи животных: коз, овец, телят. Документ публично-правового характера назывался Хартия. В XV в. дорогостоющий пергамент стала вытеснять бумага. Документы и книги в старину писали вручную, поэтому их называли Рукописи.
Делопроизводство в древнерусском государстве IX-XV вв. Приказное делопроизводство XV-XVII вв. Коллежское делопроизводство XVIII-XIX вв. Министерское делопроизводство XIX – начала XXI вв. Советское делопроизводство в 1917-1991 гг.
Письменны документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древней Руси была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Важные документы древнерусские князья берегли больше, чем драгоценности. Важными документами той эпохи были: «Княжьи уставы», «Уроки» - постановление князей преимущественно финансового характера. Одним из древних документов – сборник норм права – является « Правда Русская » («правда» означает закон). Создавались первые « формулярники » - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов. Самой первой формой документа на Руси была Грамота – лист пергамента (15-17 см). Тексты писались сплошными, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIVв. стала использоваться точка в конце предложения. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлога. Документ скреплялся буллой – свинцовой печатью.
Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение (Боярская дума). Большой юридической силой обладала и церковь. Центрами ведения и хранения документов были храмы и монастыри. Увеличение числа документов привело к созданию штата специалистов в области создания и обработки документов. Штат состоял из псаломщиков и дьяков. В 893 г. появилась кириллица И уже в период правления Владимира Святославовича в Киеве (978-1015) – существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности « печатников » - хранителей княжеской печати, « металников » - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.
Приказное делопроизводство – работа с документами, проводившаяся в приказах. Именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами. Вводится понятие « делопроизводство » В середине XVII в. появляются отдельнын законодательные акты о порядке документирования. Складываются кадры делопроизводственных служащих. Ларник – заведовал ларцем, хронящим важные документы (простые документы размещались на скамьях), был уполномечен скреплять частноправовые акты городской печатью. Создаются приказные избы. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки, а у тех, в свою очередь подьячие.
Столбец – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги – «поставами»; Грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям; Памяти – имели хождение между приказами и затем переправлялись в нижестоящие инстанции; Отписки – направлялись из местных учреждений, от воевод в приказы; Челобитные – письменное обращение частных лиц в государственные учреждения (прошение, заявление, жалоба). Тетрадь – 2-4 листа бумаги сложенных пополам и сшитых ниткой. Тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги.
Соборное уложение 1649г. – свод законов Русского Государства (до 1832). Содержит 25 глав, 967 статей. Длина свитка 310 метров. Грамоты Челобитные В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово « волокита ». Подклееные в столбцы длинной в среднем 50-80 м. документы наматы- вали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие.
Коллежское дело-производство зна-чительно отличает- ся от приказного. Изменения связаны прежде всего с реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным. Высшим светским учреждением стал Сенат, а церковным – Синод. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Основной задачей становится учёт и контроль. Правильное ведение регистрации, сохранность документов, контроль за движением и их исполнением. ь В 1699г. Пётр I вводит в обращение гербовую бумагу. В 1700г. издаёт указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой или книжной). 28 февраля 1720 г. утверждён «Генеральный регламент» который ввёл систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. У каждой из 12 коллегии своя канцелярия. Её центральной фигурой становится секретарь, к которому предъявляются высокие и строгие требования. Появились европейские термины: «регистратура», «реестр», «архив» и новая особая должность – «архивариус».
Стремление сохранить в тайне государственных дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Введение подписи руководи- теля на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Существенные изменения в петровские времена претерпевает и форма документов. Разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Текст документа следовало излагать по пунктам – для удобного и более понятного чтения. В 1708 г. был создан русский гражданский шрифт, в изготовле- нии которого актив- ное участие прини- мал сам Пётр. впервые устанавли- ваются прописные (большие) и строчные (малые) буквы. Считать новый год с 1января 1700 года. Веселиться и поздравлять друг друга. Украшать ёлки, зажигать огни и запускать феерверки. Из Указа Петра I
Начало XIX в. ознаменовалось новой, достаточно серьёзной реформой государственного управления и делопроизводства. Новая система получила название министерская, основанная на принципе единоначалия. Это означало, что министры были единоличными исполнителями воли царя (исполнительное). В 1802 г. издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1812 г. было учреждено 8 министерств.
XIX в. характеризуется обилием новых государственных документов. Законодательные и распордительные акты органов государственной власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами. Дела делились на три категории: * неотложные или срочные; * «не терпящие времени»; * обычные или текущие дела. Порядок прохождения документов был строго регламентирован законом. Появились бланки служебных документов, Система министерского делопроизводства была достаточна громозкой и неповоротливой. Началось внедрение механизации конторского труда. Революционным шагом в докумен- тированом дело- производстве стала пишущая машинка. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы; Изобретение телефона – привело к появлению телефонограмм.
На всём протяжении XIX в. Издалось более 100 сборников образцов документов, называемых « письмовники », с целью помощь чиновникам и часным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами. От императора – указы, повеления; От государственного высочайше совета – утверждённые мнения; От Сената – сенатские указы; От Комитета министров – выписки из журналов заседаний. «Исполнительные бумаги», реестры, журналы, протоколы, описи, отчеты, официальные письма, настольные реестры, записки, справки, ведомости, рапорты, предписания, телеграммы, инструкции, телефонограммы и др.
Делопроизводство в 1917-1991 гг. Октябрьский переворот 1917 г. по форме кординально изменил государственный аппарат. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уравень документационного обеспечения понизился. В развитии делопроизводства в СССР можно выделить три основные периода: 20-30 гг. – перестройка всей системы организации делопроизводства; 40-50 гг. – почти полное отсутствие разработок в области делопроизводства; 60-90 гг. – развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства.
Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, которые ставила новая власть. 1918 г. – Постоновление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». 1921 г. – 1-ая Всероссийская конфиренция по научной организации труда и производства, на которой были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. 1923 г. – создание бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами ДОУ. 1926 г. – открытие Государственного института техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата. 1931 г. – проект «Общих правил документации и документооборота».
Послевоенное делопроизводство Тяжёлое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснила на второй план вопросы ДОУ. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60 -х гг. 1964 г. – в Московском Государственном историко-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства. 1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Введение Госстандартов 70-80 гг. – создание ГОСТов на управленческие документы и общесоюзные классификаторов (ОКУД) Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». Введение Единой государственной системы делопроизводства 1973 г. – Введена (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР. Главная цель ЕГСД – усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путём внедрения единых форм и методов работы с документами. В 1988 г. была утверждена вторая редакция – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Виды документов, бланков эпохи СССР
