Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Понятие ДОУ
Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив. Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата. 1.
Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации. Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" 2.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа. Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа. Объект и предмет ДОУ
Выделяют следующие этапы: Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-Х I в.) и в период феодальной раздробленности (Х I - XV вв.) Приказное делопроизводство ( XVI - XVII вв.) Коллежское делопроизводство ( XVII в.) Министерское делопроизводство ( XIX – начало XX вв.) Советская эпоха государственного делопроизводства История отечественного делопроизводства
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям: Законодательное регулирование Стандартизация Разработка нормативно-методических документов. Современное государственное регулирование ДОУ
Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие. Законодательное регулирование
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Стандартизация
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991); Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.); Основные правила работы ведомственных архивов (1988); Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996); Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225. Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004). Нормативно-методические документы
1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений. 2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую. 3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации. По типу документов :
Можно выделить несколько типов делопроизводства: 1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр ) 2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр. 3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании. 4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив. 5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение. По характеру документов
Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации. Бумажный документообор от. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость. Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью. Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование. Способы организации
1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. Ред. проф. Т.В.Кузнецовой.-2-е изд., перераб. и доп.-М.: МЦФЭР,2006.-560 с. 2. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с. 3. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов.-2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др., под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.-456 с. 4. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-6-е изд., испр. и доп.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-364с. 5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебн. Пособие.-4-е изд.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-312 с. - (Высшее образование) 6. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева.-2-е изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592 с.-(Серия «Высшее образование»). Рекомендуемая литература:
