Организация работы с документами 1.1 Понятие о документообороте 1.2 Прием и первичная обработка документов 1.3 Регистрация документов 1.4 Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов 1.5 Контроль исполнения документов 1.6 Отправка документов 2. Текущее хранение документов 2.1 Номенклатура дел 2.2 Формирование и хранение дел 2.3 Подготовка документов к передаче на хранение
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. По объему документооборота учреждения делятся на категории: первая – свыше 1000000 документов в год: вторая – от 25000 до 1000000 документов в год: третья – от 10000 до 25000 документов в год: четвертая – до 10000 документов в год
СИСТЕМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА СМЕШАННАЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ
Документы могут быть получены по почте, принесены посетителем, доставлены курьером, приняты по телефону, телетайпу, факсу, электронной почте. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Используют три формы регистрации: журнальную, карточную и автоматизированную электронную (на ПК). Регистрационную форму заполняют следующими сведениями: наименование документа; автор (корреспондент); дата поступления документа (для входящих документов); входящий номер (индекс); дата документа; индекс документа; заголовок (краткое содержание); резолюция; срок исполнения; исполнитель; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа); № дела (куда документ помещен после исполнения).
Пример формы журнала регистрации входящих документов Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляется документ Отметка об исполнении 1 2 3 4 5 Пример формы журнала регистрации исходящих документов Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 Пример формы журнала регистрации внутренних документов Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4
Пример регистрационно-контрольной карточки (РКК) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент Дата док-та № док-та Дата поступления Вход № Заголовок (о чем) Резолюция и кому направлен документ Срок исполнения Исполнитель Дата Исходящий № Кому № дела Кем подписан Отметка об исполнении Рассылка Кол-во листов Фонд № Опись № Дело № Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документационного обеспечения управления с целью распределения поступивших документов: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ
В функции контроля можно выделить два аспекта: Контроль по существу решения вопроса. Осуществляет руководитель организации Контроль за сроками выполнения задания Осуществляет служба делопроизводства Оценивается содержание, полнота решения вопроса Предварительный (за 2-3 дня) Текущий (ежедневно) 1.5 Контроль за исполнением документов Форма контроля может быть ручная, сроковая или автоматизированная на ПК
Обработка и отправка исходящих документов проводится службой ДОУ. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; наличие заголовка; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, то наличие адреса; наличие всех листов в документе и указанных приложений.
Обработка исходящих документов состоит из операций: составление проекта исходящего документа; визирование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация документа; проставление номера на документе; проверка правильности адресования; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Признаки группировки документов в дела: номинальный признак; авторский признак; корреспондентский признак; предметно-вопросный признак; хронологический признак; географический признак; экспертный признак. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Негосударственное образовательное учреждение УТВЕРЖДАЮ Высшего профессионального образования Ректор «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ» ____________Л.Н. Ильина НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ «___»______________2009 г. 15.11.2009 №10 г. Архангельск На 2009 – 2010 уч. год ИНДЕКС ДЕЛА НАЗВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И ЗАГОЛОВОК ДЕЛА КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ (ТОМОВ) СРОК ХРАНЕНИЯ И № СТАТЬИ ПО ПЕРЕЧНЮ ПРИМЕЧАНИЕ 01 - КАНЦЕЛЯРИЯ 01 - 01 Приказы Министерства До минования надобности ст. _____ Переходящие
СРОК ХРАНЕНИЯ КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ В ТОМ ЧИСЛЕ «ПЕРЕХОДЯЩИХ» Постоянно 2. Временно (свыше 10 лет) 3. Временно (до 10 лет) ИТОГО Зав. канцелярией __________________________ расшифровка
1) конкретные (номенклатуры дел организаций); 2) примерные; 3) типовые. Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Главное управление БанкаРоссии по Архангельской области отдел кредитования и расчетов ДЕЛО № 31-01 Переписка с Банком России по вопросам рефинансирования и расчетов (сообщения о результатах ломбардного аукциона) Год 2001 Хранить 5 лет ст. 134
ДЕЛО №____ ЗАГОЛОВОК
Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Для дел, содержащих особо ценные документы составляется и систематически ведётся внутренняя опись.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ Документов дела № 00-00 Пример внутренней описи № п.п. Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ №_______ от __________, поступивший наименование корреспондента По вопросу _______________________________________ Выдал Фамилия Имя Отчество Получил Фамилия Имя Отчество Если в течении года потребовался документ, уже включённый в дело, он вынимается только лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На его место вкладывается лист-заместитель документа Пример листа-заместителя документа Дата выдачи Кол-во листов дела Кому выдано Подпись получателя Дата возврата Расписка о приёме
Подготовка дел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описей на дела постоянного и долговременного хранения.
уточнение времени и места создания документа; определение ценности информации, содержащейся в документе; оценку значения события, отраженного в документе (его давность и масштаб); определение юридической ценности документа; обнаружение резолюции (кем написана и когда); выявление особенностей передачи текста; характеристику физического состояния документа.
постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Формирование дела заканчивается после завершения года. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает: подшивку дела в твёрдую обложку или переплёт дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №__ 21.04.2001 В деле подшито и пронумеровано 245 (двести сорок пять) л. +3л. внутренней описи, в том числе литерные листы 27а, 133а, 133б, 213а. Лист 97 имеет физические повреждения – разрыв и склейка. Секретарь-референт Подпись Н.В.Поликарпова
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА 26.04.2000 № 01-02 Пример внутренней описи № п.п. Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номер листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 134/01-02 14.04.2000 О проведении аттестации и аккредитации 7-12 Итого 107 (сто семь) документов Количество листов внутренней описи 3(три) Ведущий специалист Подпись Е.П.Орлова
Код гос. архива _________ Код учреждения_________ __________________________________________________ __________________________________________________ ( Наименование государственного архива) _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ (Наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО № _______ том №_____ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (Заголовок дела) ___________________________________________________________________ (Дата) На ___________ лист Хранить _____ Ф.№_________ Оп.__________ Д.___________ Ф.№___________ Оп.№__________ Д.№____________
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет хранения); дела по личному составу и иные однотипные дела; дела специфические для данной организации (судебные, следственные, научные отчеты и др.); служебные ведомственные издания.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование структурного Наименование должности подразделения руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ 00-00.0000 № 00-00 Дел временного (свыше 10 лет хранения) В данную опись внесено ________ дел с №______ по №_________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи № п.п. Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7
