Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8-926-278-53-94, адрес эл. почты mav68@rambler.ru Лекция 8.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Дисциплина Документационное обеспечение управления
2 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Первый учебный вопрос
3 Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
4 Для чего предназначена номенклатура дел
5 Общие требования к номенклатуре
6 Разновидности номенклатуры дел Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
7 Составление номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач Нормативные и нормативно-методические документы
8 Разработка номенклатуры дел
9 Определение круга документов для включения в номенклатуру Не включаются в номенклатуру печатные издания
Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. 10 Составление заголовков дел
11 Составление заголовков дел Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.
12 Составление заголовков дел Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу.
13 Составление заголовков дел Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: « Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов». Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары». Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде». В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"». при указании корреспондента нужно учитывать:
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Месячные отчеты об отгрузке товаров». В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)». 14 Составление заголовков дел особенности заголовков дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию
определяется на основе учета организационно-структурного построения порядок расположения заголовков в номенклатуре дел 15 Разработка классификационной схемы
Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы — это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. 16 Разработка классификационной схемы
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. 17 Определение сроков хранения дел
негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» 18 Определение сроков хранения дел
Индексы дел – условные обозначения, присваиваемые делам. 19 Индексация дел Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03. В средних и крупных организациях в сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например: 03—02 дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03» в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02)
составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. 20 Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел
Название раздела Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части ) и № статьи по Перечню При-меча- ние 01-02 Устав фирмы Пост., ст. 37 01-03 Штатное рас-писание ЭК 21 Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 8 1 Временного (свыше 10 лет) 14 6 Временного (до 10 лет включительно) 25 Итого 47 7
22 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ Второй учебный вопрос
23 Формирование дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Единые требования к формирова-нию и оформлению дел изложены в Государственной системе документа- ционного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомст -венных архивов.
24 Правила формирования дел В небольших организациях дела формируются и хранятся централизо-ванно у работника, отвечающего за делопроизводство. В крупных учрежде-ниях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
25 Работа по формированию дел
26 Оформление обложки Индекс дела Полное наименование организации Заголовок дела Срок хранения
27 Принципы систематизации документов в делах
28 Специфика систематизации различных категорий документов
29 Специфика систематизации различных категорий документов
30 Общие правила систематизации документов в делах
31 Правила формирования дел Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома.
32 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ Третий учебный вопрос
33 Правила хранения дел Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.
34 Правила хранения дел Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи.
35 Правила хранения дел
