1. Документооборот и документопотоки. Технология работы с документами. 2.Электронный документооборот.
ПК-11 - Владение навыками анализа информации о функционировании системы внутреннего документооборота организации, ведения баз данных по различным показателям и формирования информационного обеспечения участников организационных проектов Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Электронный ресурс] : учеб. пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2017. – 304 с. – Режим доступа : http://znanium.com/go.php?id=762591
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник.
ВХОДЯЩИЕ (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию
ИСХОДЯЩИЕ документы: распорядительные документы, направляемые в подведомственные организации, филиалы, представительства. информационно-справочные документы (письма, справки, отчеты и др.)
ВНУТРЕННИЕ документы: организационные документы, закрепляющие функции организации, ее структурных подразделений и должностных лиц; распорядительные документы; справочно-информационные документы
Схема движения входящих документов внутри организации
Схема движения исходящих документов внутри организации
Схема движения внутренних документов внутри организации
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты; документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним; документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно. Принципы рационализации документооборота
прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению; рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений; регистрация документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; контроль исполнения документов; отправка документов; хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Технология работы с документами
При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом: документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.; документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства; документы, не требующие регистрации. Далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей; документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению; обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации.
СЛУЖБА ДОУ
прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению; рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений; регистрация документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; контроль исполнения документов; отправка документов; хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Технология работы с документами
ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Контроль по существу осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) ведет служба документационного обеспечения управления или секретарь.
Фиксация всех поставленных на контроль документов. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения документов. Напоминание исполнителям и руководителям о наличии неисполненных документов. Информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов. Внесение данных об исполнении документов. Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации. Технология контроля за сроками исполнения документов
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке. Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации. Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов.
2.Электронный документооборот.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Дата введения 2007-07-01
