ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСК ОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ Ул. Охотный ряд, д. 1, Москва, 103265 ОКПО 10287654 ОГРН 19973255654123 ИНН/КПП 7708769054/776001002 «___» _____________20___ г. №_____ ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ – ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ___________________________________________________ «____» _____________ 20____ г. №______ Герб РФ Герб РФ
Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленные в законодательстве РФ и субъекта РФ. Российская Федерация Республика Карелия Заместитель Председателя Правительства Республики Карелия Герб субъекта РФ
Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. (с изм. и доп. от 27.12.2000, 30.12.2001, 24.12.2002, 11.12.2002) № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. НОУ ЗЕМСКАЯ ГИМНАЗИЯ Ул. Свердлова, д. 8, г. Балашиха, Россия 143900, тел.: 523-90-07 ОКПО 10287654 ОГРН 19973255654123 ИНН/КПП 7708769054 /776001002 _______________ № _________________ На № ______________ от __________ [ ]
Данный реквизит проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО включает в себя 8 знаков. Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Унифицированная форма № Т – 1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26а Организация Государственный учебный центр «ГЗОС» Форма по ОКУД по ОКПО Коды 0301001 8 02079595 ПРИКАЗ О приеме на работу Номер документа Дата составления 02079595
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выданным юридическому лицу. Министерство Российской Федерации по налогам и сборам СВИДЕТЕЛЬСТВО О внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2007 года Государственный учебный центр «ГЗОС» - государственное образовательное учреждение дополнительного образования Зарегистрировано Московская регистрационная палата Правительства г. Москвы « 18 » « мая » « 1995 » № 011.631-У За основным государственным регистрационным номером дата внесения записи « 18 » « ноября » « 2006 » 7 7 3 9 5 6 3 8 5 1 2 0 1
Министерство Российской Федерации по налогам и сборам СВИДЕТЕЛЬСТВО О постановке на учет в налоговом органе юридического лица, обязательного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации Настоящее Свидетельство выдано в соответствии с положениями части первой Налогового кодекса Российской Федерации, принятого Федеральным законом от 31 июля 1998 года № 146-ФЗ Юридическому лицу Государственный учебный центр «ГЗОС» Местонахождение 105043, Москва, ИЗМАЙЛОВСКИЙ Б-Р, д. 12 Сведение о регистрации: Вид документа: свидетельство № 1631 – У от 18. 05. 1995 Реквизиты документа: серия А3 № 004544 от 28. 08. 1995 Наименование органа, выдавшего (утвердившего) документ: Московская регистрационная палата И подтверждает постановку юридического лица на учет 22. 06. 1995 По месту нахождения: Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам № 19 Восточного административного округа г. Москвы 7719 и присвоение ему Идентификационного ИНН юридического лица 7719095685 Номера с кодом причины Налогоплательщика постановки на учет 771901001 Дата выдачи Свидетельства 31. 07. 2006
Этот реквизит организации проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Структура идентификационного номера налогоплательщика: для организаций составляет 10-значный цифровой код, для физических лиц 12-значный цифровой код. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса РФ, в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учет (КПП). Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код.
Код формы документа, входящего в состав УСД, проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) принят и введен в действие постановлением России от 30 декабря 1993 г. № 299 (05.2002). Типовая межотраслевая форма № Т – 6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 Форма по ОКУД по ОКПО Наименование организации Коды 0301005 ПРИКАЗ (распоряжение) О предоставлении отпуска работнику Номер документа Дата составления 0301005
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела (ВНИИДАД) Б. черкасский пер., д. 5/2/6, Москва, 103012 Тел.: 923-26-18, факс: 923-23-60, E-mail : VNIIDAD@datafjrce.net, ОКПО 10287654 ОГРН 19973255654123 ИНН/КПП 7708769054 /776001002 __________№ __________________ На № __________ от ____________ Сокращенное наименование организации Наименование вышестоящей организации Реквизит «Наименование организации»
Указывается наименование организации, являющейся автором документа. Автором может быть организация, структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ. Реквизит «наименование организации» предполагает также указание наименования вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном
ОБЩЕСТВО «ЗНАНИЕ» РОССИИ ПРИВОЛЖСКИЙ ДОМ ЗНАНИЙ ул. Лермонтова, 8, г. Пенза, ОКПО 02985408 ОГПН 1234567890123 БИК 095254400 МФО 45655724, ИНН/КПП 5837006445 /098765432 кор. счет 7001600 Тел.: (3432) 38-76-60 ___________ № ____________ На № ________ от __________
Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организации в сети Интернет, номер счета в банке и т.д.); коды по ОКПО или ОКОГУ; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита. Обычно в справочных данных об организации приводится индекс предприятия связи и почтовый адрес с указанием административно – территориального деления ( в последовательности от большего к меньшему).
Закрытое акционерное общество МЕЖДУНАРОДНАЯ ТУРИСТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ «МИР» ПРОТОКОЛ ____________ № _________ Москва АССОЦИАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ _________________________________ АКТ _____________ № __________ Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД. Все документы имеют название. В письме наименование вида документа не указывают. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти устанавливает особые правила оформления реквизита « Наименование вида документа». Например, « ПРИКАЗ » печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, « П Р О Т О К О Л » печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом.
КЭИ ФОНД Космос Энергия Информация ПРИКАЗ 05.04.2010 № 118 05.04.2010
Датой для большинства документов является дата подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Возможно словесно-цифровой способ оформления даты: 05 мая 2009 г. В некоторых документах (например, завещание) допускается запись даты полностью буквенно - словестным способом. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, день проставляется от руки должностным лицом, подписывающим или утверждающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. В некоторых ответственных чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 16 сентября 2004 г. 18.05.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ТОРГОДЕЖДА АКТ 25.12.2009 № 47 г. Саратов Закрытое акционерное общество ЗАО «ПРАЙС СЕРВИС» Б. Харитоньевский пер., 14, Москва, 107078 Тел.: 921-42-96, факс: 923-64-23 ОКПО 13579864 ОГПН 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445 /098765432 19.12.2009 № 01/15/11 Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 47 № 01/15/11
Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от ______ № ______ сообщаем…». Омский государственный Педагогический университет Набережная Тухачевского, 14, г. Омск, 644099 ОКПО 76549038 ОГПН 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445 /098765432 22.02.2010 № 12/06/01 На № 53/28/02 от 24.12.2009 На № 53/28/02 от 24.12.2000
АГЕНСТВО НЕДВИЖИМОСТИ «ЛУЧ» 0 9.01.2009 № 12 Москва Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, если: оно включено в состав наименования организации; в письмах. Сокращение г. (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт-Петербург». РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Калужской области Управление народного образования ПРИКАЗ ______ №______ г. Калуга Москва г. Калуга
Этот реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Реквизит «адресат» располагают в центре листа документа. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, - в дательном падеже. ОКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ТОРГОДЕЖДА Б. Первомайский пер., д. 12/47, г. Саратов, 542897 ОКПО 76549038 ОГПН 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445/098765432 ОКУД 0253101 2 25.12.2009 № 06/11/122 На №_____от_________ ЗАО «Болшевский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. ГЕРБ ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ Ул. Охотный ряд, д.. 1, Москва, 103265 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Администрации районов Московской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. ФЕДЕРАЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ _________________________________________ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ АРХИВ ФИЛИАЛ (ФИЛИАЛ РГ НТА) Б. Черкасовский пер., д. 5/2/6, Москва, 103012 Тел.: 923-26-18, факс: 923-23-60 E-mail: VNIIDAD@dataforce.net ОКПО 76549038 ОГНП 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445 /098765432 ОКУД 0253101 2 09.09.2009 № 12/09/217 На № ___________ от ______________ Учебно-методический центр документоведения и управления Смоленский пер., д. 24, стр. 1 Москва, 121099
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Закрытое акционерное общество ЭВРИКА пр. Ленина, 101, г. Челябинск, 454000 Тел.: (835-2) 35-02-05. Факс: (385-2) 35-64-01 ОКПО 76549038 ЕГРН 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445 /098765432 ОКУД 02531012 Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а Центр, Москва, 101000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Министерство образования Российской Федерации ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР «ГЗОС» Измайловский бул., д. 12, Москва, 105043 Телефон, факс: 465-18-48 ОКПО 76549038 ОГПН 1234567890123 ИНН/КПП 5837006445 /098765432 ОКУД 02531012 ________________ № ________________ На № ____________ от _______________ Калинину И.П. Ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Кировского р-на, Тульской обл., 301264
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Болшевский текстиль» < личная подпись > И.В. Сергеев 11.09.2010 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Приватизируемой организации < Личная подпись > Расшифровка подписи ДАТА УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Организации-правоприемника или директора Государственного архива < Личная подпись > Расшифровка подписи ДАТА УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 30.09.2009 № 82
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (после 40 ударов от линии левого поля, от 5-го положения табулятора). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. А при утверждении постановлением, решением, приказом, протоколом – из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Обычно на документе располагается не более четырех резолюций. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Зайцевой А.В., Никитину П.С. Прошу подготовить проект Генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2006 < личная подпись > 05.11.2009
Этот реквизит должен раскрывать содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Он согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например: приказ О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ; «чего?» («кого?»), например: протокол ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА. Заголовок формируется, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже(«об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»). Заголовки таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав сочетаются с наименованием документа в родительном падеже. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. Заголовок составляется к любому документу формата А-4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. К тексту документа, оформленного на бланке формата А-5, заголовок можно не составлять. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. Например: ПРИКАЗ «О приеме на работу Серова А.Е.».
В соответствии с ГОСТом отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Располагается отметка в правом верхнем углу документа. К КОНТРОЛЬ
Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документов, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения – срок исполнения документов, установленный организационно – распорядительным документом организации или резолюцией.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде: связанного текста, анкеты, таблицы, соединения этих структур. Связанный текст обычно состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только вторую часть.
В тексте документов, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дату документа; регистрационный номер; заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Главы нумеруются римскими цифрами. Печатать реквизит «Текст» рекомендуется через 1,5 – 2 межстрочных интервала на бумаге и бланках формата А-4, через 1 – на бланках формата А-5 шрифтом № 13 и выравнивать по ширине от левого до правого поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют так: Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют так: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. «Разработать и представить на утверждение график… по форме, указанной в Приложении 1»
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Допускается выражение «Приложение № ___» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Приложение к приказу директора техникума от 10.12.2009 № 315 ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ректора Института От 15.06.2010 № 19 Данные об объеме и удельном весе сельскохозяйственной продукции, произведенной фермерскими хозяйствами Нечерноземной зоны Российской Федерации в 2006 году
В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Исполнительный директор ЗАО «Партнер» < Личная подпись > Н.А. Федоров Исполнительный директор ЗАО «Партнер» < личная подпись > Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Генеральный директор < личная подпись > М.А. Медведев Главный бухгалтер < личная подпись > Н.И. Логинова Председатель комиссии < личная подпись > Н.В. Куликов Члены комиссии < личная подпись > К.М. Артемьева < личная подпись > В.А. Филатов
При подписании документов несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. Типовой инструкцией предусмотрена возможность проставления подписи при отсутствии руководителя исполняющим его обязанности или заместителем руководителя, но с обязательным указанием фактической должности подписавшего и его фамилии. Допускается возможность исправлений от руки. Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их пользования. Заместитель министра юстиции Российской Федерации < Личная подпись > В.М. Степанов Заместитель министра финансов Российской Федерации < Личная подпись > А.П. Миронов
Гриф согласования документа состоит из: слово СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа. СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при правительстве Российской Федерации < Личная подпись > А.Г. Грязнова 23.04.2010
Если согласование осуществляется специально издаваемым документом, гриф согласования оформляют так: Зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «Подпись») или на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка : «Лист согласования прилагается». Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2010 № 10
Виза – реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием. Согласование документа оформляется визой, включающей: подпись и должность визирующего документ; расшифровку подписи; дату подписания. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. При наличии замечаний к документу визу оформляют, как показано в примере. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Начальник юридического отдела < Личная подпись > А.С. Орлов 25.11.2009 Замечания прилагаются Начальник юридического отдела < Личная подпись > А.С. Орлов 14.11.2009
Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается соответствующая отметка. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. В этом случае указывается, к какому документу этот лист относится: вид документа, автор, дата, номер, заголовок. Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. С проектом не согласен, замечания прилагаются Начальник юридического отдела < Личная подпись > А.С. Орлов 12.11.2009
Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц либо фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511 – 2001 (с изм. № 1 от 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Документы заверяют печатью организации. ГОСТ Р 6.30 – 2003 определяет зону расположения реквизита «Печать» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». Место для печати может бать обозначено кругом ( с пометкой «ставить точно в круг»). На финансовых документа печать должна проставляться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (эти положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку о том, что подлинник хранится в данной организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: завершительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами. Отметка о заверении копии используется и для удовлетворения верности выписок из документов. В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при предоставлении в другие организации могут требовать нотариального заверения. Верно Инспектор отдела кадров < Личная подпись > М.В. Колосков 01.06.2010
Данный реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Р.В. Петров 965 17 84 А.П. Кузнецов 923 24 56 ОМ 2 01.06.2010
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т.п. Отправлено письмо № 245/02/08 от 12.11.2009 В дело № 14/08 Федоров 06.01.2010
Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу. Регистрационный штамп ООО «КемАвто» Дата __________ Вх. № _________
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа может включать в себя и поисковые данные. Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем. Длина имени файла определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов
