простые способы управления временем
Не важно, что это будет - записная книжка, ежедневник, приложение-планировщик, календарь, вырванный листок бумаги… Не верьте, что ваш мозг может помнить и держать под контролем все ваши цели и задачи. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Всегда записывайте
C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу/учёбу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Рационально оценивайте свои возможности, ставьте перед собой столько задач, сколько реально сможете выполнить.
Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее*. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. *Выберите удобный для себя способ: выделить цветом, оторвать листочек, переклеить листочек, поставить галочку
Нет двух задач одинаково важных — всегда приоритезируйте. Времени в сутках всегда достаточно, вопрос только в приоритетах. Многие хотят тратить свой день на одно, а в результате делают совершенно другое.
Позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. На все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Самый простой способ расстановки приоритетов: составление рейтинга с помощью метод а попарного сравнения. Составьте список дел на день/неделю/месяц/год и проранжируйте их в порядке убывания: на 1 месте задача, которая для вас более важна/окажет на вас большее влияние/вы считаете что именно её выполнение сделает вашу жизнь/один день насыщеннее/качественнее/продуктивнее. И так далее по убыванию, на последнем месте самая незначимая/малозначимая задача, не выполнив которую вы особо ничего не теряете. Эффективнее с равнивать важность задач попарно: а какая из этих двух важнее? А из этих двух какая важнее? Расстановка приоритетов
ещё один из способов расстановки приоритетов. Для определения приоритетности задач используются 2 параметра: Срочность и Важность задачи. Выделяют 4 категории дел: 1) Срочные, Важные дела; 2) Несрочные, Важные (чаще подвергаются прокрастинации ); 3) Срочные, Неважные; 4) Неважные, Несрочные. Матрица Эйзенхауэра
Несрочные Срочные Важные Неважные Нацелены на долгосрочную перспективу Необходимо сделать в первую очередь От них можно отказаться Неважные Важные Несрочные Срочные Перепоручить / Выполнить, если нет более важных дел
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз: Вы тратите время на открывание или поиск нужных документов Вам приходится снова и снова погружаться в какое-то дело Если перерыв длительный – вы можете всё забыть и начинать с чистого листа (например, изучение языка). Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Закон принудительной эффективности
убивает вашу концентрацию. Многозадачность
Людей, которые могут уделять внимание нескольким вопросам одновременно, не существует. Просто некоторые умеют быстрее переключаться с одного дела на другое и концентрировать внимание на каждой новой задаче. Людям удается совместить эффективное выполнение нескольких дел одновременно, потому что одна из задач выполняется «на автомате», она не требует высокой концентрации внимания. Многозадачность
Например, водитель-профессионал будет с удовольствием развлекать вас разговорами за рулем, а новичок полностью сосредоточится на дороге и своих действиях. Многозадачность
Пытаясь делать несколько дел одновременно, вы постоянно переключаетесь между задачами с разными информационными контекстами. В результате вы больше устаете и испытываете больше стресса, теряете информацию и совершаете больше глупых ошибок. Многозадачность
Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Мы всегда более сконцентрированы и продуктивны в условиях ограниченного времени. Установите дедлайны для всего. Не давайте задачам тянуться бесконечно. Устанавливайте конечный срок для напряженных или стрессовых активностей. Все должно заканчиваться в какой-то момент, иначе вы не выдержите долго. * от англ. D eadline — крайний срок, предельный срок, дата или время, к которому должна быть выполнена задача Сила дедлайна *
Разбивайте большую работу на простые задачи. «Разбейте необъятное на маленькие куски. Большая цель достижима, когда маленькие действия, которые вы делаете каждый день, приближают вас ближе к этой цели» Разбивайте задачи на маленькие, которые вы способны выполнить за несколько часов. Трудно заставить себя начать длинные задачи; чувствуешь, как будто все это должно быть сделано за один раз. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи
применяется для дробления крупных задач К лючевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным*. * Не переусердствуйте, если задач будет слишком много – ключевая задача покажется необъятной и не выполнимой. Дерево решений
Крупная задача 1 этап 2 этап 3 этап Задача 1 Задача 2 Задача 3 Задача 4 Задача 1 Задача 2 Задача 3 Задача 1 Задача 2 Задача 3 Задача 4 Задача 5 Задача 6 Задача 7 Задача 8 Метод отлично подойдёт для планирования крупных, длительных проектов и поможет вам отслеживать прогресс.
ещё один способ планирования проектов (можно применять в командной работе) 1 листочек – 1 задача, сразу виден прогресс. Доска Канбан
Принцип прост: вы переклеиваете листочек с задачей (или перетаскиваете ячейку) из одной категории в другую. Становится видно, что нужно сделать, что сейчас в приоритете (делаем), за что мы можем уже быть спокойны (сделали). Называть столбцы можно как угодно. Попробуйте применить этот метод в период зачётов и экзаменов Если некуда весить доску, скачайте приложение, например Meister Task. Доска Канбан
Технику предложил Франческо Чирилло в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами. Помогает концентрировать внимание на одной задаче. Базовые принципы Определитесь с задачей, которую будете выполнять. Поставьте помидор (таймер) на 25 мин. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит. Сделайте короткий перерыв (3–5 мин). После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15–30 мин). Одно из приложений, работающих по этому принципу Forest (концентрируете внимание и выращиваете деревья) Метод «Помидора»
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы. Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. Принцип равновесия
* Работа – это лучший способ, начать что-то делать. Начните с коротких задач, чтобы сдвинуться с мертвой точки. «Путь в тысячу миль начинается с первого шага». Чтобы что-то сделать – нужно за это взяться. (Создайте пустой файл, откройте тетрадь, сделайте необходимый звонок, откройте необходимую программу). * Установите режим работы и придерживайтесь его. Ваше тело и ум сами адаптируются. Не зря ведь говорят «привычка – вторая натура». Распространённые приёмы тайм менеджмента
* Работать дольше, не значит работать лучше. Используйте ограничения как возможность принять правильное решение. Ограничения заставляют нас задуматься о выборе того, что действительно нужно делать. * Объединяйте встречи и коммуникации (почта, звонки) в блоки, чтобы выделить время для непрерывной работы. * Работайте много, когда вы в потоке, и расслабьтесь, когда вы не в нем. «Это нормально, что бывают дни, в которые вы совсем не можете работать, и дни, в которые вы можете работать по 12 часов». Распространённые приёмы тайм менеджмента
Прокрастинация - склонность индивида откладывать важные дела, избегать решения проблем, исполнения своих обязательств, замещая их отвлеченными делами. Постоянное стремление человека все откладывать на потом. Что такое прокрастинация ?
Если перед нами 5 задач на день, но у нас возникает перед ними жуткое сопротивление – мы «решаем» (на самом деле поддаёмся собственной слабости), что будет лучше, если сегодня мы этого делать не будем, а потом ещё, начинаем себя винить/корить за то, что не сделали эти задачи вовремя. Это прокрастинация. Если перед нами 5 задач на день, мы сейчас не в самом ресурсном состоянии и начинаем анализировать: задача 1 не срочная и не особо важная, её перенесу на завтра; для задачи 2 я ещё не получила ответ, без этого я её не смогу выполнить, для задачи 3 я сейчас сильно в разбитом состоянии и последствия невыполнения не высоки, задачу 4 уже перенесли. Остаётся задача 5, выполню её и остаток дня буду смотреть сериальчики, завтра буду отдохнувшая. Чувства вины здесь нет, решение было взвешанным. Это расстановка приоритетов. Чем прокрастинация отличается от расстановки приоритетов
Неадекватная оценка самоэффективности. Если человек придерживается о себе негативных представлений, он преувеличивает сложность поставленных перед ним задач и недооценивает свои возможности. Перфекционизм. Адаптивный перфекционизм действительно стимулирует своего носителя сделать дело качественно, а дезадаптивный - побуждает нас к долгим и мучительным поискам идеала или обдумыванию мелких деталей. Как бороться с излишним перфекционизмом ? Оценить важность задачи (если она не сильно важна, дать себе разрешение не делать её идеально и сосредоточиться на более важных). Оценить последствия (Что будет, если я не сделаю это идеально? Как это отразится на моей жизни?). Причины появления прокрастинации
Тревожность. Одни тревожные люди стараются справиться с заданием как можно раньше (чтобы оно не висело грузом), а другие действительно откладывают его исполнение из-за боязни. К дезадаптивным видам тревожности относится страх неудачи и страх успеха. Это переживание подсознательное, оно человеком не осмысливается. Почему можно бояться успеха? Пока человек не успешен, он не привлекает к себе внимания и находится в ситуации относительной психологической безопасности. Вместе с успехом может прийти: увеличение конкуренции, зависть, слухи и сплетни, необходимость соответствовать ожиданиям, увеличение ответственности, повышение уровня сложности на следующем уровне. Причины появления прокрастинации
Недостаток или переизбыток мотивации. Внутренняя мотивация исходит от самого человека, а внешнюю ему диктуют обстоятельства и другие люди. Недостаток внутренней мотивации. Человек, которого приходится заставлять, откладывает дела на последний момент и делает их лишь когда давление на него усиливается. Слишком сильная внутренняя мотивация, представленная в виде сверхценности. Как ни странно, человек часто откладывает самое любимое дело. Желательно держаться золотой середины, соблюдая баланс внешней и внутренней мотивации. Причины появления прокрастинации Внутренняя мотивация Внешняя мотивация Я хочу это сделать, потому что мне это нравится, или для меня это важно Мне необходимо это сделать, иначе я подведу других людей меня накажут подумают, что я ни на что не способен
Отсроченность вознаграждения. «На автомате» мы выбираем то, что получим побыстрее, но в современной жизни вознаграждения часто отдалены от нас — зачёт только через 4 месяца, диплом только через 4 года, зарплата через месяц. Наши проекты, как правило, начинают приносить успех спустя время. И мы инстинктивно предпочитаем занятия, которые дают эффект «прямо сейчас» — общение в социальных сетях, просмотр фильмов и т.д. Причины появления прокрастинации
Непривлекательность задачи. Если задача по каким-то причинам для человека будет нехороша, ему будет сложнее на ней сфокусироваться. Среди факторов, которые определяют непривлекательность задачи, многие люди называют Монотонность Трудность. При этом, человек может недооценивать трудность задания (сделать его проще простого, сделаю когда придёт время) или переоценивать (оно слишком сложное, я с ним сейчас не справлюсь). Бессмысленность задачи Несправедливость Новизна проекта кого-то может привлечь, а кого-то — отталкивает (страх неизвестности – «Я не знаю как это делать», «Не знаю с чего начать»). Причины появления прокрастинации
Режим самосохранения из-за перегрузки информацией. Проблемы с вниманием и памятью связаны с тем, что мы перегружены информацией. Считается, что человек одновременно* может удерживать в голове от пяти до девяти объектов, на которых он сосредотачивает свое внимание. Иногда возможность отложить что-то на потом и забыть об этом становится единственным выходом из ситуации. Здесь поможет планирование и расстановка приоритетов (вам не нужно постоянно помнить о задачах, об этом помнит ваш ежедневник или специальное приложение, которое напомнит о приближении сроков ). * Имеется ввиду, что вы можете запомнить 5-9 задач на день, но в случае возникновения стрессовой ситуации или отвлечения вашего внимания на что-то другое, некоторые из них выпадут из поля вашего внимания. Пр : пришли за хлебом и забыли про него; забыли поздравить друга с ДР, хотя думали про это утром и т.д. Причины появления прокрастинации
Прокрастинация выступает не только способом избежать неприятного дела, но и получения острых ощущений (поездка, переезд, смена работы или места обучения, новое увлечение ). Чаще в основе такого сопротивления лежит страх неизвестности: Вы либо не знаете как это осуществить – решается составлением плана действий, можно поспрашивать других людей, у которых есть в этом опыт, чем меньше неизвестность – тем меньше страх; Либо - как после этого изменится ваша жизнь – поможет составление списка по принципу: а что если… Рассмотрим на примере переезда: В левом столбике В правом столбике Переезжаю Остаюсь Далее для каждого столбика вы составляете список: а что если я перееду (что я приобрету, что потеряю, а что не изменится вовсе); затем, а что если я останусь… Когда закончите, сравните оба столбика и подумайте, какой расклад для вас более приятен или приемлем. Продолжайте искать аргументы пока решение не станет более очевидным.
чему необходимо научиться, чтобы повысить свою эффективность Когда вы ссылаетесь на то, что у вас очень много дел и вы очень перегружены, то это может свидетельствовать: 1) о неумении организовать свою деятельность; 2) о неумении определить приоритеты (что главное, а что второстепенное); 3) об отсутствии привычки систематически работать ( пр : выделять 20-30 минут на дело, до которого обычно «не доходят руки»). Проблема неэффективности
Существует 2 основных способа: через рефлексию, когда вы анализируете причины прокрастинации и боретесь с ними, либо – игровой, вы превращаете деятельность в игру, придумываете систему поощрения и наказания, вносите соревновательный контекст, делаете ставку на азарт, придумываете новые способы решения проблемы – ваша задача превратить непривлекательную задачу в интересную. Вопросы для рефлексии: Что откладываем? Обозначить области: учёба, работа, домашние дела, забота о себе (о своём здоровье), финансы, отношения с другими людьми; Или вычислить отдельные дела, которые вы постоянно откладываете: каждый раз задерживаете какой-нибудь отчет, или забываете сходить к врачу, в парикмахерскую или никак не можете начать читать новую книгу. Далее, важно понять почему вы откладываете это. Пр. Я никак не могу начать читать новую книгу. Почему? И тут может всплыть многое: эту книгу мне посоветовал одногруппник, прошлые две по его совету оказались неинтересными – я боюсь разочароваться; все вокруг читают эту книгу и постоянно меня спрашивают, прочитал ли я её – внешнее давление, это не моя потребность… и т.д. Борьба с прокрстинацией
Борьба с прокрстинацией Вопросы для рефлексии : Чем вы занимаетесь вместо того, чтобы делать «то самое» дело? Сидите в соцсетях вместо того, чтобы убраться дома или сделать домашнюю работу? Включаете телевизор, когда пора закончить РГЗ? Часто это связано с нашими эмоциями : ответьте себе на 2 вопроса Что я чувствую, когда понимаю, что сейчас мне нужно сделать «это» (например, сесть за выполнение РГЗ)? Что я чувствую, когда заменяю «это» дело на «другое» (например, просмотреть ленту в соц.сетях)? Чаще это выглядит так: Беспокойство, Беспомощность, Вина, Волнение, Воодушевление, Грусть, Досада, Заинтересованность, Напряжение, Облегчение, Обречённость, Радость, Раздражение, Скука, Страх, Стыд, Тревога, Умиротворение, Уныние, Усталость, Энергичность Нужно сделать то, чего очень не хочется Занимаюсь чем-то более приятным Что выбираете?
Примеры среднестатистические и каждому необходимо подставить своё. Решение заключается в том, чтобы справиться с негативными эмоциями или заменить их на более положительные. Вариантов множество и у каждого они свои, например: Объяснить себе (на рациональном уровне), что страх от РГЗ преувеличенный, поверить в это – эмоция не будет такой яркой, ваше состояние нейтрализуется. Добавить элементы игры, сделать задачу более привлекательной: сменить обстановку, начать с простых задач, не требующих больших умственных и энергетических задач: найти титул, оформить его, оформить документ, пообщаться с теми кто это уже делал. Заняться сначала ресурсным для себя делом, набраться сил и приступить к выполнению с чувством энтузиазма. Формулировка проблемы поможет найти способы её преодоления, поможет подобрать инструменты, которые помогут именно вам. Борьба с прокрстинацией
2 задания по 2 балла каждое (в каждом задании есть два варианта, достаточно выбрать один из них – 1) или 2) : 1. Задание : есть два варианта (выберите один) Составьте список из 5 самых противных «лягушек» (слайд 22). Распишите любую крупную задачу с помощью техники «Дерево решений» (слайд 17) 2. Задание : есть два варианта (выберите один) Выделите 2 задачи, которые вы постоянно откладываете, для каждой распишите причины: почему вы откладываете это дело? (слайды 29-39). Вариант «просто не хочу» – не принимается. Придумайте способы, как превратить в игру задачу, которую вы постоянно откладываете (больше подходит для рутинной монотонной деятельности). Проверочная работа
Что происходит в голове у прокрастинаторов https://www.youtube.com/watch?v=2Ui-W6auNwQ Как контролировать своё свободное время https://www.youtube.com/watch?v=-lyxzWMQi18 Как приумножить свое время https://www.youtube.com/watch?v=VKyz6zB08Ss Видео по теме:
