Технологии Тайм - менеджмента
2 © РГСУ 2015 Управление временем, как оно есть 2) Системы управления временем 3) Методы тайм-менеджмента 4) Заражение идеей
Г. Архангельский, С. Бехтерев, М. Лукашенко, Т. Телегина. Тайм-менеджмент. Полный курс. – М.: Альпина Паблишер, 2012. Г. Архангельский. Диагностика тайм-менеджмента : как измерить неосязаемое // Управление персоналом. – 2004. – №6. HR - Portal. HR сообщество и публикации. [Электронный ресурс]: http://hr-portal.ru/article/diagnostika-taym-menedzhmenta-kak-izmerit-neosyazaemoe?page=0 Г.Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. П.М.Керженцев. Борьба за время. – М.: Экономика, 1965. Е.С. Милюков. Тайм-менеджмент как инструмент управления производительностью // Экономика и управление. – 2011. – 4 (77). 4 brain. ru. Обучающий интернет проект. [Электронный ресурс]: http ://4 brain. ru / time / systems. php Т. Феррис. Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе "от звонка до звонка", жить где угодно и богатеть. /в пер.: У. Сапциной. – М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2014. Д. Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. Б. Трейси. Управляй своим временем и удвой результаты: Пер. с анг. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. Д. Моргенстерн. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2006. 3 © РГСУ 2015
Управление временем ( Time management ) - междисциплинированный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов организации временных затрат в различных сферах 4 Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования С овокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач © РГСУ 2015
автор книги Сергей Калинин «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» 5 © РГСУ 2015
6 © РГСУ 2015
7 Сущность Тайм - менеджмента © РГСУ 2015
8 Концепция включает в себя следующие элементы: - причину и повод управления временем; - цель управления временем; - ценности и принципы управления временем; - философию управления временем. Сущность Тайм - менеджмента © РГСУ 2015
9 © РГСУ 2015 Сущность Тайм - менеджмента
10 © РГСУ 2015 Сущности Тайм - менеджмента
11 Определение целей управления временем Бенджамина Франклина. 20 лет. Решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей. Тимоти Феррис. Работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть. © РГСУ 2015
12 Фиксируйте время начала работы Фиксируйте время конца работы Записывайте комментарии к выполнению Фиксируйте любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи © РГСУ 2015 Фиксация времени
13 Разделите время на хорошо, плохо потраченное и безделье Оцените степень наполненности прожитого времени © РГСУ 2015 Разделяй и властвуй
14 следует понять От каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач; Каким образом распределить дела в течение одного дня; Сократить непродуктивные затраты времени © РГСУ 2015 Оценка задач и времени залог успеха
15 © РГСУ 2015 Оценка задач по Питеру Друкеру
16 II. Системы управления временем C истема управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. Суть классического понимания системы тайм-менеджмента : она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды. © РГСУ 2015
17 © РГСУ 2015 Пирамида Франклина
18 © РГСУ 2015 Матрица управления временем С. Кови
19 «Сама организация работы, никогда не должна занимать времени больше самой работы!!!» «Главное не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего!» © РГСУ 2015 Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена
20 © РГСУ 2015 3 самостоятельные модели для достижения успеха
21 © РГСУ 2015 Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
22 © РГСУ 2015 План распределения времени
23 © РГСУ 2015 Тайминг для работающего человека
Ловушки времени Тайм-сейверы Беспокойство, откладывание дел «на потом» Управление процессом принятия решений Непредвиденные перерывы Концентрация, решение одной важной задачи за один раз Затягивание, создание нереалистичных оценок времени Постановка и ежедневная корректировка краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов Плохая, непродуманная организация Использование контрольных перечней и списков дел Неэффективные встречи Самоорганизация, пунктуальность Микроуправление, которое не позволяет другим расти Работа над высокоприоритетными задачами в первую очередь Выполнение срочных, а не важных заданий Правильная организация заседаний и мероприятий (точные временные рамки проведения, точные цели, необходимые участники) Плохое планирование, отсутствие плана Конкретные задачи каждому подчиненному Отсутствие возможности делегировать часть полномочий другим Делегирование части полномочий подчиненным, расширение их участия в процессе принятия решений 24 © РГСУ 2015 « Time Power » Брайана Трейси
«Измени мышление и ты изменишь свою жизнь» «Никто не лучше Вас. Никто не умнее Вас. Просто они начали раньше». «Если делать то, что делают другие преуспевающие люди, то в конечном счете вы придете к тем же результатам, которых достигли эти преуспевающие люди» «Непрерывное обучение — ключ к успеху в XXI столетии. Пожизненная учеба — это минимальное требование для успеха в вашей (а также в любой другой) сфере деятельности» «Ваш потрясающий мозг может поднять вас из нищеты до богатства, превратить вас из одиночки во всеобщего любимца, вывести из депрессии, сделав счастливым и радостным, если вы правильно воспользуетесь им» «Вы с неизбежностью притягиваете к себе людей и обстоятельства, которые гармонируют с преобладающими у вас мыслями» «Самое главное ваше сокровище — это мир в душе» «Чем больше вы себе нравитесь, чем больше вы самого себя уважаете, тем больше вы любите и уважаете других, тем больше они любят и уважают вас » © РГСУ 2015 25
«Установка сроков осуществления ваших целей активизирует работу вашего подсознания и укрепляет вашу решимость» « Избавьтесь от негативных людей в вашей жизни, окружите себя теми, кто верит в вас и вдохновляет вас. Если вы окружены негативными людьми, ничего из того, чему я учу вас, не будет работать» « Помните: всякий раз повторяя однажды сделанный выбор, вы превращаете его в привычку, от которой потом бывает трудно отказаться» « Ваш успех зависит от привычек, вырабатываемых с течением времени» « Не поддавайтесь искушению в первую очередь заниматься мелочами» « Каждый вечер составляйте перечень дел на предстоящий рабочий день. Сначала перенесите в него то, что не удалось выполнить сегодня, а затем добавьте все дела на завтра» « Каждую ночь, прежде чем уснуть, представляйте себе свой идеальный завтрашний день. Вы увидите, во многом так и будет» « Применяйте правило шести "П": правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели» © РГСУ 2015 26 Брайан Трейси
27 Установить время начала и окончания работы Планируйте свою деятельность © РГСУ 2015 Простой план по управлению временем
Б. Трейси «Лягушка» -неприятное, но важное дело. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах. 28 © РГСУ 2015 Брайан Трейси «Съедайте лягушку на завтрак»
Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно Образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы. 29 © РГСУ 2015 «Бифштекс из слона»
Управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно 30 © РГСУ 2015 Научитесь говорить «нет»
31 Стремитесь к автоматизации Выполняйте похожие дела подряд Биологические часы © РГСУ 2015
32 Биологические часы В соответствии со своими биологическими ритмами определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом © РГСУ 2015 Стремитесь к автоматизации Выполняйте похожие дела подряд
Классическое планирование ориентировано на жесткое, астрономическое, линейное время (« хронос », древнегреч.); Контекстное планирование является одной из реализаций непрожективного подхода и опирается на гибкое, ситуационное время, позволяя повысить эффективность реагирования на непредвиденные обстоятельства с помощью упорядочения задач по « кайросам », «контекстам». «персональный проектный менеджмент» (переход в личной работе от «функционального» управления, характерного для классического тайм - менеджмента, к «проектному») 33 III. Методы управления временем Методы моделирования - принятия решений и планирования © РГСУ 2015
Разработан «метод ограниченного хаоса», являющийся приложением непрожективного подхода к процессам оперативного регулирования личной работы. Разобран «стереотип порядка», характерный для классического тайм-менеджмента, показана его неоптимальность и достижение максимальной эффективности личной работы не на максимальном, а на оптимальном (определяемом ситуационно) значении уровня упорядоченности. Дан ряд практических приложений: упорядочение информации в личной работе, методика ведения творческой картотеки, создание «место хаоса» в любом управлении и регламентации. 34 Методы регулирования - реализации решений © РГСУ 2015
Пять стадий: Упорядочение заданий; Оценка продолжительности действий; Резервирование времени (в соотношении 60:40); Принятие решений по приоритетам и перепоручениям ; Контроль учета выполненного. 35 © РГСУ 2015 Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп»
Установление приоритетов с помощью анализа АВС Анализ ABC базируется на трёх закономерностях: Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %; Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %; Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %. 36 © РГСУ 2015
Правила для использования; составить список всех будущих задач; систематизировать их по важности и установить очередность; пронумеровать эти задачи; оценить задачи соответственно по категориям A, B и C; задачи категории А (15 % общего их коли чества) решает первый руководитель; задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению; задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению. 37 Установление приоритетов с помощью анализа АВС © РГСУ 2015
38 Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра © РГСУ 2015
Поглотители времени Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям. 39 © РГСУ 2015
1. нечеткая постановка цели; 2. отсутствие приоритетов в делах; 3. попытки слишком много сделать за один раз; 4. отсутствие представления о предстоящих задачах; 5. плохое планирование дня; 6. заваленный письменный стол; 7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы; 8. дорога; 9. недостаток мотивации; 10. телефонные звонки, отрывающие от дела; 11. поиски записей, адресов, телефонов; 12. недостаток кооперации; 13. незапланированные посетители; 14. неспособность сказать «нет»; 15. неполная или запоздалая информация; 16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе); 17. неумение довести дело до конца; 18. отвлечение на внешние факторы; 19. затяжные совещания, собрания; 20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам; 21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов; 40 © РГСУ 2015 Поглотители времени
Командный ТМ - менеджмент 41 © РГСУ 2015
10 заповедей ТМ-менеджмента Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы. Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата. Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения. Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей. 42 © РГСУ 2015
10 заповедей ТМ-менеджмента Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается. Ловите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель. Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего. Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». «Загнанный как лошадь» менеджер - профнепригоден. 43 © РГСУ 2015
ТМ - критерии 44 © РГСУ 2015
Материализованность. Хороший тайм-менеджмент начинается с «материализации» задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на «внешних носителях» (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте «материализация» помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. 45 Материализованность © РГСУ 2015
Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте - практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать», и т.п. 46 Измеримость © РГСУ 2015
Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?» 47 © РГСУ 2015 Системность
Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план - не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности. 48 © РГСУ 2015 Гибкость
Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители, а может - четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает ясность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении. 49 © РГСУ 2015 Целеориентированность
Приоритизированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило именно в направлении приоритизированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. 50 © РГСУ 2015 Приоритизированность
Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее». 51 © РГСУ 2015 Инвестиционность
Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не «привязанных» к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности. 52 © РГСУ 2015 Своевременность
Контролируемость. Если поставлена задача подчиненному, или договорились о чем-то с коллегой - насколько руководитель может быть уверен в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче? 53 © РГСУ 2015 Контролируемость
Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте ни личная работа, ни взаимодействие с коллегами не становятся «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий. 54 © РГСУ 2015 Легкость
Анкетирование, оценка достоверности данных 55 © РГСУ 2015
Результаты анкетирования представляются тремя основными блоками: 56 Анкетирование, оценка достоверности данных © РГСУ 2015
Интерпретация результатов, примеры рекомендаций Анализ обобщенного профиля позволяет выявить основные проблемы и их взаимосвязи. Далее проводится детальный анализ по отдельным критериям, учитывающий статистику распределения ответов внутри группы, корреляционные функции матрицы ответов, и т.п. Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия 57 © РГСУ 2015
. 58 Интерпретация результатов, примеры рекомендаций © РГСУ 2015
Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления. Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Хронометраж 59 © РГСУ 2015
Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража: • определить, на что тратится ваше время; • изыскать первые резервы времени; • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени». Основные задачи 60 © РГСУ 2015
Первые шаги 61 © РГСУ 2015
© РГСУ 2015 62 IV. Заражение идеей Тайм-менеджмент для начальника Самым главным человеком, от которого зависит работа, задачи и дедлайны сотрудника, это его непосредственный начальник. Что делать сотруднику, если его начальник не знаком с принципами ТМ? Для этого следует воспользоваться следующими методами. Его идея Инструменты в деле Незатратные инструменты
© РГСУ 2015 63 Тайм-менеджмент для подчиненного В рамках организации имеют место три типа управления: Личный ТМ, добровольный самоменеджмент Корпоративный ТМ – стандарт управления временем обязательный для всех сотрудников компании. Обычный регулярный менеджмент – распределение проектов, обязанностей, функций, зон ответственности между сотрудниками
© РГСУ 2015 64 Рекомендации Рекомендации: Привнося идею ТМ в организацию, будучи подчиненным, старайтесь показать его полезность, а не его удобство для вас лично. Убеждайте действенность ТМ своим личным примером. С позиции начальника, принудительно внедряя техники управления временем, делайте это постепенно и маленькими шажками. Для закрепления применяйте немедленные и небольшие санкции Используйте пилотные проекты
