кан.пед.наук, доцент каф. педагогики САФУ Щекина Светлана Станиславовна
610 000 часов – средняя продолжительность жизни. Вам этого хватит?
Время принадлежит НАМ, а не мы времени. Фраза "время-деньги" не очень верна. Время - многограннее денег. Время - это ваша собственность Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди. Время выступает как один из видов ресурсов, наряду с информационными, человеческими, материальными и финансовыми. Его можно «конвертировать» – тратить, вкладывать, превращая в другие ценности.
Отношение студентов ко времени практически одинаковое у студентов разных вузов. Как расходуется время студента можно увидеть из диаграммы, приведенной ниже.
Большая часть времени среднестатистического студента уходит на отдых (50%) в то время, как на учебу отводится всего 14 %.
Учет – это лишь средство для решения основной задачи – сэкономить время. Учет вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана. Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учета и лишь через две-три недели переходить к более детализированному.
Составление перечня наиболее важных дел: Дело Сколько дней заняло Время начала и окончания выполнения Регистрация выполненных за день работ Сплошной учет рабочего времени
Труд обязательный: Семинары лекции консультации общественные дела Труд свободный: Экскурсии библиотеки магазины чтение Отдых: Сон еда развлечения
Для решения этой проблемы - эффективный способ – применение системы тайм менеджмента (ТМ)
Управление временем ( тайм-менеджмент, time management, организация времени ) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
Тайм-менеджмент – это умение организовать свое время, успевать делать больше, уставая меньше, делать все вовремя, жить в режиме « несрочности ». - простой и системный тайм-менеджмент - личный, командный, управленческий Резервы времени и эффективности есть всегда!
Миф 1. Тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня Миф 2. Тайм-менеджмент не подходит для творческих личностей Миф 3. Некогда заниматься тайм-менеджментом Миф 4. Тайм-менеджмент – это сложно Миф 5. Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни
Чем усерднее работаешь, тем больше успеваешь На планирование тратится слишком много времени Чтобы управлять временем необходим планировщик Нельзя отклоняться от списка дел Нужны отдельные списки для работы и личных дел Чем больше задач в списке, тем больше я сделаю Многозадачность сделает меня сверхэффективным
Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей. Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением. Вы добъетесь успеха как по службе, так и в личной жизни. Благодаря управлению своим временем Вы научитесь избегать стрессовых ситуаций, или попав в них, выходить из стресса с минимальными потерями. Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей. Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными. У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени. У Вас просто появится больше свободного времени для себя.
Способ, при котором выполняется следующее условие. 1. Вы довольны результатами (продвижением к цели); 2. Вы совершенно свободны от срочных и неинтересных дел. Чем вы более довольны и боле свободны – тем лучше тайм менеджмент.
Колесо жизни – техника, которая позволит вам не забывать о гармонии в своей жизни
Помочь человеку стать счастливым если человек будет продуктивно использовать своё время, то он сможет достичь своих целей Ваша задача - прислушаться к себе, понять, что сделает вас счастливым, и сформулировать цели
адекватность временных восприятий (чувство времени) и навыки планирования времени, способность рационально перераспределять временные приоритеты и лимиты межличностного общения, не пренебрегать временем другого в межличностных отношениях, соблюдать принципы и правила тайм-менеджмента, включая умение делегировать полномочия в социальных коммуникациях.
Линейный Параллельный Циклический У каждого человека присутствует определённое сочетание этих типов, но всегда есть ведущий. Он и позволяет давать некоторые рекомендации по управлению временем
Описание Логичный, рациональный, левополушарный. Любят организованность. Каждому делу – своё время. Испытывают дискомфорт общаясь с неорганизованными людьми, в состояниях неопределённости. На что обратить особое внимание Отстройка системы планирования (органайзеры, ежедневники, outlook), развитие навыков делегирования, способы эффективной организации деятельности
Описание Импульсивный, эмоциональный. Несколько дел одновременно, переключение внимания. Чем больше дел - тем больше успевает. Могут делегировать задания, ускоряться, непросты для тесного сотрудничества На что обратить особое внимание Обязательная расстановка приоритетов (матрица Эйзенхауэра и т.п.), система записи возникающих мыслей, акцент на контекстное планирование
Описание Периоды возрастания (могут горы свернуть) и спада (лёгкое дело – с трудом) активности. Хорошее чутьё нужного момента. Могут быть необязательны, в момент спада - не справиться с простым делом На что обратить особое внимание Эффективный отдых и самонастройка (аутотренинг), организация деятельности и пространства, борьба с поглотителями времени, постановка целей
Почему мы часто не делаем того, что станет для нас шагом к успеху? Откладывание ( прокрастинация ) Несформированность привычки Неверие в себя ↔ недоверие к методу Эффект умноглупости
Дайте обещание выполнить что-либо значимому, авторитетному для вас человеку, сделайте публичное объявление в социальной сети
Посеешь мысль – пожнёшь действие; посеешь действие – пожнёшь привычку; посеешь привычку – пожнёшь характер; посеешь характер – пожнёшь судьбу…
Неверие в себя ↔ недоверие к методу Я могу это сделать, но, вероятно, мне это не поможет, хотя, возможно, это мне и поможет, но поскольку у меня есть мысль, что это мне не поможет, то мне не хватит сил довести это до конца и не стоит этим заниматься Эффект умноглупости Я знаю, как это делается правильно, но поскольку я знаю, как делать правильно, я могу делать это неправильно, потому что, если я знаю как правильно, то, как бы я ни сделал, всё равно автоматически будет правильно
Постановка целей Расстановка приоритетов Учёт времени Планирование Делегирование Организация деятельности Борьба с поглотителями времени Эффективный отдых, самонастройка
Анализ (р абота с «внутренними часами», индивидуальный стиль и ритм работоспособности, анализ временных приоритетов и факторов потери времени, индивидуальные особенности распределения временных ресурсов, «поглотители» и «ловушки» времени, « колибровка », «хронометраж» и т.д.) Планирование (24 правила, АЛПЕН метод), целеполагание и расстановка приоритетов Организация (время должно быть достаточно) (матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, правила) Мотивация и координация Контроль
Учет – это лишь фундамент здания научной организации личной работы, база для анализа затрат времени. Данные анализа лягут в основу оценки положения дел с организацией личного времени и послужат для составления будущих планов. Содержание анализа – это область организации личной работы. Определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат времени на какую-либо работу или для изучения расходования фонда рабочего времени на разные нужды. Анализ обязательно должен охватывать и время отдыха, и бытовое время в целом. Очень важно проанализировать потери времени и выяснить причины этих потерь.
Определение трудоемкости отдельных дисциплин производится экспертами – членами Учебно-методических объединений, которые регулируют в пределах определенных законом временных рамок количество необходимых для изучения дисциплин, их трудоемкость, увязывая трудоемкость с объемом изучаемого в рамках дисциплины материала. Знакомство с учебным планом
Отсутствие учета Учет аудиторных часов Учет всей трудоемкости Лекционные занятия Практические занятия Практики Самостоятельная работа Экзамены
собственно аудиторная нагрузка (примерно 50% от общего объема учебного времени) время на самостоятельную работу, где на каждый лекционный час должно приходиться примерно 1,5 часа самостоятельной работы время, необходимого на чтение литературы, рекомендованной по курсу, и составление конспектов время, требуемое на подготовку письменных работ время, отводимое на подготовку к экзаменам
лекции практикумы Практические занятия
индивидуальные консультации у лектора и преподавателей работа в библиотеке, лаборатории, компьютерных классах сдача экзамена/зачета текущий и рубежный контроль знаний (тестирование, защита курсовых работ,выполнение контрольных работ
Проработка учебных материалов аудиторных занятий; Подготовка к семинарам, практикумам; Работа над учебными заданиями (самостоятельное изучение отдельных вопросов дисциплины по учебной литературе, решение задач, оформление отчетов по практикумам и т.п.); Реферативная работа; Выполнение курсовых проектов/работ, их оформление и подготовка к защите; Подготовка к экзамену/зачету.
Объем дисциплины в зачетных единицах определяется в ГОС по направлению, если дисциплина изучается обязательно, УМО или вузом для остальных дисциплин. Соотношение аудиторной, внеаудиторной и самостоятельной работы дисциплины определяется УМО или вузом. График изучения и трудоемкость самостоятельной работы по дисциплине в часах или долях зачетных единиц устанавливают кафедры, читающие дисциплину. Содержание самостоятельной работы по дисциплине устанавливают преподаватели, читающие дисциплину.
Постановка цели Установка срока исполнения Разделение проекта на задания Установка очерёдности Установление сроков отдельных заданий
Такое состояние возникает тогда, когда человек выполняет несколько дел одновременно или же работает долго без перерыва. Может возникнуть в результате неправильного распределения времени и дел.
Флапси Хапси – состояние человека, мозг которого перегружен. Это происходит в том случае, если выполняется более 10 дел одновременно.
Этот метод очень прост. Необходимо создать персональную «ёлку», которая отражает совокупность необходимых для выполнения дел.
Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями, научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу ко времени.
Метод структурирования внимания. Служит для правильной организации рабочего места. Метод «здорового пофигизма » Выделение времени на главное и необходимая для этого расчистка времени от лишнего. В основе – спокойное отношение к любым делам. Метод хронометража. Позволяет выявить поглотителей времени.
Матрица Эйзенхауэра Принцип Парето Диаграмма Ганта Технология GTD Хронометраж
или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. А Б В Г
А • критические ситуации, проекты с « горящим » сроком ( важные и срочные ) • выполнять без промедления ! Б •стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие ( важные и несрочные ) • необходимо установить временные рамки В •спонтанные просьбы или поручения « сделать что-то сейчас и быстро », не относящиеся к непосредственным обязанностям ( неважные и срочные ) • от таких просьб следует отказываться или перепоручать Г •мелочи, отнимающие время ( перекуры, « пустая болтовня », « болтовня » по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени ) ( неважные и несрочные ) • надо стремиться устранить такие дела из своей жизни навсегда
Телефонные звонки Исправление ошибок Визиты которых можно было бы избежать « Перекуры » и перерывы на кофе Нерешительность в деловых вопросах Проблемы с компьютером Плохо организованные Навязанное извне митинги, изменение очередности работ Отвлекающие факторы на рабочем месте Недостаток планирования Неумение слушать других бюрократия. Бесполезные дискуссии о организационная своей работе и работе структура других
Эффективные руководители делают сначала первостепенные дела, а второстепенные не делают вовсе !!! Питер Друкер Фиксируем всё, чем занимаемся в течение дня Протоколируем когда и что с кем … Оптимизируем внедряем регулярное планирование контроль выполнения задач Концентрируемся устанавливаем приоритеты на важном Выделяем время набор « временных блоков » для общения с клиентами и коллегами для общения
Ваш «Поглотитель» времени Возможные причины потерь времени Меры по устранению 1. 2. 3. 4. 5.
Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата ».
В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
составление перечня всех задач, которые необходимо выполнить в течение определенного времени ( неделя, день ); упорядочение задач по их значимости и важности (в последовательности убывания значимости ); присвоение каждой задаче номера ; оценка задач по ABC принципу : первые 15% относятся к А- группе ( очень важные, нельзя делегировать, имеют большое значение для выполнения функции ); следующие 20% - В- группа ( важные, значительные, можно делегировать ); остальные 65% - С- группа ( менее важные, незначительные, обязательно делегировать ); проверка распределения времени на предмет соответствия важности задач : 65% времени для А- группы ; 20% времени для В- группы ; 15% времени для С- группы. проведение корректирующих мероприятий ; проверка В- задач и С- задач на возможность делегирования.
Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Диаграмма Ганта дает возможность : Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность ; Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач ; Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача : выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.
Диаграмма Ганта (ленточная диаграмма) Диагра́мма Га́нта ( англ. Gantt chart ) — это визуальное представление плана, графика работ. Также называется «ленточной» диаграммой. Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует своей задаче. Задачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Диаграмма Ганта названа так в честь Генри Ганта.
А – дела важные В – дела неважные С - прочие
А) Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. B) Важные задачи. На них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. С) Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%. Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.
Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».
№ Дата Время Чем я занимался Кто и что мне мешали работать Что сделать, чтобы это не повторялось в будущем 1 2
Расставляйте приоритеты Анализируйте привычки Группы A, B,Г согласно важности Выявляйте ненужные траты Сосредотачиваемся на делах из А времени Если нет времени на В и Г – не будьте рабом вежливости не делаем их вовсе Распределять работу, а не делать Избегайте общения самому « транжирами времени » « Мелкие » дела делайте немедленно Избегайте хронофагов Используйте скорочтение ( чтение « по диагонали »)
человек должен освободить свой разум от текущих задач перенести их на внешний носитель разум освобождается от запоминания возникает концентрация на выполнении самих задач
Дневник успеха Поддержание осознанности Личный контракт Главный ресурс - удовольствие
Настройте сервис автоматической отправки сообщений (например, SMS - Google calendar ) на периодическое (раз в 2 часа) отправление вам вопроса или нескольких, поддерживающих осознанность ваших действий, например: Почему ты счастлив? Какова твоя цель?
Ежедневно уделяйте 5 минут тому, чтобы прочувствовать удовольствие от дел, которыми вы занимаетесь, и от самого факта приближения к своим целям. Двигаясь к своим целям, вы уже становитесь счастливым человеком!
Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени. Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия ( например, творчество ) и 20% резервировать на незапланированные действия. Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания. Важнейшим элементом планирования является определение приоритетных целей. При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим.
Идеальный рабочий стол - пустой; Идеал. Почт.ящик - пустой; Особенно опасны "висящие" важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы не сможете работать. Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Нужен простор для маневра. Эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как он (заинтересованный) напомнит вам об этом. Создавайте завершенность. Не смешивайте несколько дел вместе.
1. Брайан Трейси – «Результативный тайм-менеджмент». Пожалуй, эту книгу стоит прочитать первой. Она очень не большая, но наверняка даст вам ещё один стимул направить свою жизнь в новое русло. Несколько несложных, но эффективных техник для вашего личного тайм-менеджмента (ТМ), а главная мысль книги, на мой взгляд «если вы не поставили перед собой свою цель, то вы всю жизнь будете работать на чужие цели». 2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Книга от российского гуру тайм-менеджмента. Вряд ли кто-то сможет рассказать вам о ТМ больше, чем он. Сам Глеб Архангельский, а точнее его компания «Организация времени», занимается сейчас преимущественно корпоративным ТМ, но именно в этой книге речь больше идёт о личном управлении временем. Здесь затронуты очень многие стороны ТМ. Автор – человек очень дисциплинированный, поэтому, когда вы будете читать книгу, может наступить легкий испуг «я всего этого не потяну». Не волнуйтесь, инструменты не нужно внедрять все сразу. Ваш план действий может быть гораздо проще, но, прочитав книгу, вы будете хорошо ориентироваться в ТМ и обладать очень ценными техниками. 3. Яна Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд». Не буду рассказывать историю жизни Яны, она описана в книге, но после прочтения просто язык не поворачивается говорить «я не могу», «у меня не получается».
Абульханова К. А., Березина Т. Н. Время личности и время жизни. – СПб.: Алтейя, 2001. Архангельский Г.А. Тайм-драйв. Как успеть жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005. – 240 с. Болотова А. К. Психология организации времени. – М.: Аспект Пресс, 2006. Головаха Е. А., Кроник А. А. Психологическое время личности. – М.: Смысл, 2008. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. – Спб.: Питер, 2009. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. – М.: Экономика, 2001. Калинин С. И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем / С. И. Калинин. – М.: 2006. Глеб Архангельский www. e - xecutlve. r u, www. improvement. ru Тайм менеджмент – www.60minut.info Тайм-менеджмент - www.veshk.ru
Time Manager International, «Инструкция по использованию тайм менеджера», 2005 Time Manager International, « Концепция тайм менеджера », 2005 Й. Кноблаух, Х.Вёльте «Управление временем», 2006 В. Кюстенмарх, М. Кюстенмарх «Упростите свою жизнь»,2006 С. В. Потапов «Как управлять временем», 2006 К. Мёллер, Л. Туборг «Личная организация», 2005 Http:// time- management.Auditory.Ru
