ДИСЦИПЛИНА: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» Преподаватель: Дзина Наталья Николаевна
ТЕМА 1. C ОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ «Нет документа, нет и человека» М.А. Булгаков «Мастер и Маргарита »
Предмет, содержание и задачи ДОУ. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Классификация документов. Цель занятия : изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
ДОУ является основополагающей технологией управления, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов ); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов ); систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда ). отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Документирование - часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации на различных носителях по установленным правилам ). Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин « документ » появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова « documentum » и означал «поучительный пример», « способ доказательства ». Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
текст рисунок графика фотография аудиозапись видеозапись Ааааааааа вввввввввв сссссссссс ддддддддд
Информативное - это его способность передавать информацию. Эксплуатационное - определяет сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
информационная (в документе фиксируются факты, события, явления); организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности); коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов); воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки); учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов по определенным признакам.
по способу документирования: рукописные; электронные ; графические ; кино-фотодокументы.
по сфере использования: организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.
по содержанию: простые ; сложные.
по месту составления: внутренние ; внешние.
по степени гласности: открытые ; с грифом ограничения доступа.
по происхождению: официальные или служебные ; личные.
по юридической силе: оригиналы или подлинники; копия; заверенные копии; выписки; дубликаты.
по форме изложения (степени унификации): индивидуальные; трафаретные; типовые; примерные; унифицированные.
по срокам исполнения: срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.
по срокам хранения: временного хранения ( до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.
Гранкина, А. Б. Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Юриспруденция» / А. Б. Гранкина, А. Ж. Саркисян ; под редакцией А. М. Багмета. — Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 167 c. — ISBN 978-5-238-02635-0. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL : http :// www. iprbookshop. ru /81626. html Кузнецова, И. В. Документационное обеспечение управления : учебное пособие для СПО / И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян. — 2-е изд. — Саратов : Профобразование, Ай Пи Эр Медиа, 2019. — 166 c. — ISBN 978-5-4486-0404-1, 978-5-4488-0216-4. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru/80326.html Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – М.: Академия, 2017. – 224 с. Симонян, Р. Я. Документационное обеспечение системы управления организацией : учебное пособие / Р. Я. Симонян. — Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 180 c. — ISBN 978-5-4486-0167-5. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL : http :// www. iprbookshop. ru /72458. html
Благодарю за внимание!!!
