В работе рассмотрены следующие вопросы: История создания ГСДОУ; Структура ГСДОУ; Содержание ГСДОУ. Цель работы - проследить путь создания документа, рассмотреть его основное содержание. Понять, насколько он соответствует реалиям сегодняшнего времени. Рассмотреть вопрос необходимости принятия новой редакции.
Начало 1930-х гг. – открытие Московского государственного историко-архивного института (МГИАИ). 1943 г. - появился термин «документоведение». 1966 г. - создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). К концу 60-х гг. МГИАИ и ВНИИДАД являются основными центрами, активно и эффективно ведущими научные исследования в области документоведения.
Сентябрь 1973 г. Госкомитет СМ СССР по науке и технике одобрил «Основные положения ЕГСД». Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Тематические разделы: Унификация и стандартизация документов; Рациональная организация документооборота; Организация труда делопроизводственного персонала; Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства; Организация документооборота; Регистрация документов; Контроль за исполнением документов; Составление номенклатуры дел и формирование дел; Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
1988 г. – появление утвержденной начальником Главного архивного управления ГСДОУ. ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения 2. Документирование управленческой деятельности 2.1. Состав управленческих документов 2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов 2.3. Оформление управленческих документов 3. Организация работы с документами 3.1. Организация документооборота 3.2. Информационно-поисковая система по документам организации 3.3. Контроль исполнения документов 3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив 4. Механизация и автоматизация работы с документами 4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работы с документами 4.2. Применение средств механизации 4.3. Автоматизация работы с документами 5. Служба документационного обеспечения управления Приложения
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на : органы исполнительной власти РФ; субъекты РФ; органы местного самоуправления; иные предприятия и организации на территории РФ (независимо от ведомственной принадлежности, формы собственности и организационной структуры); филиалы и представительства иностранных организаций.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. В разделе дается определение унифицированным системам документации (УСД) и Общероссийским классификаторам. Раздел содержит информацию об унификации и стандартизации.
Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. В отдельный подраздел выделены рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС). Раздел содержит информация о контроле за документами и передаче дел в ведомственный архив.
Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота. В разделе присутствует пункт «Автоматизация работы с документами». Автоматизированный контроль исполнения.
Служба ДОУ - самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Функции службы ДОУ: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам и т.д.
Перечень межотраслевых унифицированных систем документации; Перечень государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления; Перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации; Примерный перечень документов, подлежащих утверждению; Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать; Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ); Формы номенклатур дел; Перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов ; Примерное положение о службе документационного обеспечения управления; Перечень типовых сроков исполнения документов; Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ; Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
Назрела необходимость в появлении новой редакции Государственной системы делопроизводства, учитывающей, наряду с традиционными, и современные технологии создания и работы с документами и устанавливающей единые базовые принципы организации ДОУ для органов государственной власти, местного самоуправления, организаций независимо от формы собственности.
