Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов; контроль за сроками исполнения документов.
Контроль по существу выполнения поручений - это задача руководителя предприятия, организации или структурного подразделения. Предполагает оценку правильности, полноты выполнения поручений. Контроль за сроками исполнения документов - это важнейшая функция службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Предполагает отслеживание и фиксацию хода фактического исполнения выданных поручений; Обобщение собранных данных и доведение до руководителя; Предлагает способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины.
постановка документа на контроль; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; снятие документов с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководителей о результатах контроля в целях своевременного и качественного исполнения документов.
Контроль исполнения чьих поручений ведем; Объем работы по контролю исполнения данных поручений; Распределить ответственности между специалистами по контролю исполнения.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях; Секретари; Ответственные за контроль исполнительской дисциплины; Руководитель службы ДОУ. Ответственности закрепляются в должностных инструкциях. В службе ДОУ на контроль ставятся поручения: Вышестоящей организации; Руководства организации; Поручения в распорядительных документах.
Типовые сроки имеются у ряда документов, перечень которых приведен в Государственной системе ДОУ(см. Приложение 10). Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа (например, приказа) и в резолюции руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения — в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно” — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку “оперативно” — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца; по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование — до 10 дней; по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней; по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
Необходимо определить и регламентировать следующие процессы: Период времени, в течении которого поручения должны передаваться исполнителю; Форму передачи исполнителю информации о поручении и документа, на основании которого создано поручение; Сотрудников. Ответственных за передачу исполнителю; Каким образом будет подтверждаться факт получения исполнителем поручения; Если поручения передаются через СЭД, то необходимо закрепить обязанность исполнителей просматривать поступления поручений.
Контроль за сроками исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый.
постановка документов на контроль; формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа исполнителю; проверка своевременного поступления документа исполнителю. корректировка данных о ходе исполнения документов.
предполагает предупреждение исполнителей о том, что срок исполнения того или иного документа истекает через несколько дней; это делается за два-три дня до окончания срока, чтобы исполнитель имел возможность подкорректировать свои действия и в случае необходимости ускорить решение вопроса. Если своевременное исполнение документа невозможно, об этом докладывают руководителю, который дал задание и установил срок его исполнения.
Необходимо закрепить сроки проведения предварительных проверок, например: Поручения последующих лет – не реже одного раза в год; Поручения последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; Поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Исполнитель Корреспондент Входящий номер Дата поступления Краткое содержание Срок исполнения Орлова П.Н. Фирма «Биофарм» 10/02-14 15.07.2003 О срыве поставок … 25.07.2003 Заполненная форма сводки предупредительного контроля
Технические операции завершаются снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, выполнены поручения, направлены ответы корреспондентам и т. п.
Это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически: один раз в неделю, месяц, квартал. Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризуют работу отдельных сотрудников, структурных подразделений и организации в целом. Информация о результатах анализа должна поступать тем руководителям, которые устанавливают контроль и сроки исполнения документов.
Отчеты о результатах контроля исполнения поручений содержат следующие данные: Общее количество поручений, подлежащих исполнению за определенный период; Количество исполненных за определенный период поручений, сгруппированных по исполнителям или структурных подразделениям; Количество неисполненных за определенный период поручений или исполненных с превышением срока, при этом сведения группируются по исполнителям или структурным подразделениям; Причины задержек исполнения поручений.
Подразделе-ние исполнитель Исполнено Оставлено на исполнение Исполни- тели Срок исполнения С нарушением срока Срок исполнения С продлением срока Без продления срока
№ п/п Дата, регистрационный номер, Корреспон-дент Кто подписал Краткое содержание Поручение Дата исполнения Исполни-тель Причины неисполне-ния в срок 1 07.02.2008 № 31 Иванов В.В. О проведении обучения Провести обучение 21.02.2008 Васильева О.П. 19.02.2008 сотрудники заболели
