Сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управ- ленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять.. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Виды информационно-справочных документов: Переписка (служебные письма в т.ч. электронные)… Акт Докладная записка; Служебная записка; Объяснительная записка; Предложение; Представление; Заявление; Справка; Заключение; Отзыв; Телефонограмма Телеграмма Информационно-справочные документы
Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по почте). Письма служат средством связи между предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами. Деловые письма бывают: письмо-обращение, письмо-просьба, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-запрос, письмо-отказ, письмо-претензия, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, рекламное письмо и др. Письма выполняются на бланках, где указываются все реквизиты Служебное письмо
Электронное письмо – это документ, переданный «электронной почтой» по локальной системе связи, либо через ИТКС Интернет на экран монитора персонального компьютера в виде телетекста, фиксируемого на бумажный носитель с помощью принтера.
Акт – документ, составленный несколькими лицами, в исключительных случаях двумя и даже одним человеком, и подтверждающий установленные факты или события. В зависимости от назначения акты бывают различных видов. При смене руководителей или ответственных работников, а также во время сдачи работ по договору составляется акт приемки-сдачи. Акты составляются при несчастном случае на производстве, при списании пришедшего в негодность имущества, в результате деятельности ревизии.
ы отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию : Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); Испытаний (образцов, систем, технологий); Выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); Передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); Нарушения установленных правил; Ревизии, инвентаризации; Расследования аварий, несчастных случаев; Ликвидации организации, предприятия, учреждения и т.д. Акт
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. Акт
В основной части (констатирующей) излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Акт
Реквизиты: Наименование организации – автора документа; Наименование вида документа - А К Т; Дата, номер; Заголовок; Место издания; Текст; Гриф утверждения; Подпись. Акт
Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории: «Вне категории»; «Внеочередная»; «Президент Российской Федерации» не более 2 часов; «Высшая правительственная» не более 4 часов; «Правительственная» не более 4 часов; «Срочная» не более 4 часов; «Обыкновенная» не более 8…12 часов;. Телеграмма
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления или доставки, разделяются на следующие виды: "С уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом"); "С уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное"); "С доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)"); "С доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное"); "На художественном бланке" (с отметкой "люкс"); "На художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в"); "На художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и"); "На художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м"); "На художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и"); "На художественном бланке по случаю траура" (с отметкой " делюкс "); "Заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная"); "Криптограмма" (с отметкой "криптограмма"); "Криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте"); " Метео " (с отметкой " метео "); "Переводная" (с отметкой "переводная"); "Схемная" (с отметкой "схема (номер)"). Телеграмма
должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности : отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; подпись отправителя (по желанию отправителя). Телеграмма
Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Телефонограмма
Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время приема-передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма Телефонограмма
Документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладная записка в зависимости от содержания и назначения может быть: Информационной; Отчетной. Докладная записка в зависимости от адресата может быть: Внешняя - представляется руководителю вышестоящей организации; Внутренняя - представляется руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательные реквизиты: Наименование организации (структурного подразделения); Наименование вида документа; Дата, номер; Место составления (для внешней); Адресат; Заголовок; Текст; Подпись.
Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Текст состоит из двух частей : Первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; Вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. Может быть оформлена рукописным способом.
Обязательные реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа; Дата, номер; Место составления; Адресат; Заголовок; Текст; Подпись.
Форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательные реквизиты: Наименование вида документа; Дата, номер; Адресат; Заголовок; Текст; Подпись. Служебная записка
Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Обязательные реквизиты: Наименование организации - автора документа; Справочные данные об организации; Код организации; ОГРН; ИНН / КПП; Дата, номер; Адресат; Ссылка на регистрационный индекс и дату; Заголовок к тексту; Текст; Подпись; Отметка об исполнителе; Отметка о наличии приложений (сопроводительное письмо); Печать (гарантийное письмо). Служебное письмо
По характеру информации письма имеют много разновидностей Сопроводительное письмо; Письмо-просьба; Письмо-запрос; Письмо-ответ; Письмо-сообщение; Письмо-подтверждение; Гарантийное письмо; Письмо-извещение; Письмо-приглашение; Письмо-предложение; Письмо-напоминание; Письмо-требование; Письмо-благодарность; Письмо-поздравление… Служебное письмо
Составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…". Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Сопроводительное письмо
Цель – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «Просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «Просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".
Направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьба или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: "сообщаем вам, что…", "доводим до вашего сведения, что…", "считаем необходимым поставить вас в известность о…".
Адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)". Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Содержат обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо
Гарантийное письмо
Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия. Если оно направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает его с рекламным письмом. Может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Текст, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой является: "Напоминанием Вам…", "Вторично напоминаем Вам…", "Обращаем Ваше внимание на то, что…", "Ставим Вас в известность, что…". Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
Цель – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: "Требуем выполнить взятые на себя обязательства…", "Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…", "Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.". Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: "В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...", "В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...", "В противном случае мы не несем ответственности за последствия..." и т.п.
Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); Лаконичность текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.
